зміст (назви розділів номенклатури із зазначенням сторінок, на яких вони розташовані);

список скорочень;

назви переліків документів, використаних при складанні номенклатури [33].

Майже водночас із набуттям чинності ДСТУ 4163-2003 було завершено і на початку 2004 року видано «Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів». Слід зазначити, що ці методичні рекомендації роз'яснюють порядок впровадження ДСТУ 4163-2003 та конкретизують його основні положення щодо:

оформлення реквізитів документів і варіантів їх розташування;

застосування ділового стилю мовлення під час складання текстів документів, основних вимог до їх уніфікації;

основних засад проектування бланків документів;

створювання документів за допомогою друкувальних засобів;

правил обліку, зберігання та використання бланків і печаток;

оформлення документів, які передаються засобами електронного зв'язку та електронною поштою [45, c. 30].

РОЗДІЛ 2

СУЧАСНИЙ СТАН ТА ПРОБЛЕМИ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЛОВОДСТВА В УПРАВЛІНСЬКІЙ ДІЯЛЬНОСТІ ІВАНО-ФРАНКІВСЬКОЇ МИТНИЦІ

2.1. Особливості управлінської діяльності митниці

2.1.1.Організаційна структура та функції Івано-Франківської митної служби

Івано-Франківська митниця є спеціально уповноваженим органом виконавчої влади в галузі митної справи, який безпосередньо забезпечує дотримання законодавства України з питань митної справи, справляння податків і зборів та виконання інших завдань, покладених на митну службу України. Митниця є юридичною особою, має самостійний баланс, печатку із зображенням Державного Герба України й своїм найменуванням та інші печатки, штампи, бланки, відповідні рахунки в територіальному відділенні Державного казначейства та банку. Основними завданнями митниці є:

безпосереднє здійснення митної справи, контроль за дотриманням юридичними та фізичними особами законодавства України з питань митної справи;

захист економічних інтересів держави;

здійснення митного контролю та митного оформлення товарів, предметів і транспортних засобів, що переміщуються через митний кордон України;

удосконалення форм і методів здійснення митного контролю та митного оформлення;

боротьба з контрабандою та порушенням митних правил;

розвиток міжнародного співробітництва в галузі митної справи;

сприяння захисту прав інтелектуальної власності в процесі зовнішньоекономічної діяльності;

контроль за раціональним використанням матеріальних та фінансових ресурсів відповідно до нормативів та кошторисів та за збереженням державної власності;

ведення митної статистики [23].

Організаційну структуру Івано-Франківської митниці формують: начальник митниці, перший заступник начальника митниці, два заступника начальника митниці, заступник начальника митниці з правоохоронної роботи, начальник Служби боротьби з контрабандою та митної варти, 20 відділів, 2 митних пости та 5 головних інспекторів з різних питань (додаток А).

2.1.2. Основні напрями документно-інформаційної роботи митниці

Відділом, який здійснює документно-інформаційну роботу на Івано-Франківській митниці, є загальний відділ, створений відповідно до Наказу ДМСУ від 04.09.2007 № 248 (додаток Б). Цей відділ є структурним підрозділом митниці, метою діяльності якого є виконання функцій з організації, контролю та забезпечення діловодного процесу на митниці та підрозділів, що безпосередньо здійснюють митний контроль і митне оформлення, проходять службу в митній варті, підрозділах з боротьби з контрабандою. Організаційна структура відділу подана в додатку В. Основними напрямками роботи з документами організаційно-управлінської діяльності відділу є:

документаційне забезпечення діяльності митниці відповідно до єдиної державної системи документного забезпечення;

організаційне забезпечення особистого прийому громадян керівництвом митниці та роботи із зверненнями громадян на митниці;

забезпечення реєстрації, тиражування, розсилання та формування в справи наказів з основної діяльності, здійснення контролю за термінами їх виконання та дотримання порядку роботи з наказами;

забезпечення приймання, реєстрації, попереднього розгляду, обліку, оперативного пошуку й зберігання документів;

складання зведеної номенклатури справ митниці;

забезпечення нової оргтехніки, електронного обладнання та інших заходів з удосконаленя організації роботи з документами;

організація розмноження та розсилки документів, оформлення поштових відправлень;

контроль за термінами виконання документів, що надходять з ДМСУ, місцевих адміністрацій, органів державної влади і місцевого самоврядування, митниць, від громадян;

комплектування справ з документів, що підлягають зберіганню;

систематизація, комплектування і оформлення в справи документів для здачі в архів;

підготовка довідок за відомостями, які містяться в архівних матеріалах;

забезпечення проведення роботи з експертизи наукової та практичної цінності документів;

здійснення відбору документів та складання акта про їх передання на зберігання та знищення;

впровадження єдиного порядку роботи з документами в структурних підрозділах митниці;

доведення документів до безпосередніх виконавців, видача довідок та інформації щодо вхідної кореспонденції;

здійснення контролю за якістю оформлення документів підрозділами митниці, за своєчасним виконанням доручень керівництва;

здійснення організаційно-методичного керівництва організацією діловодства та роботи із звернення громадян у підрозділах митниці, систематична перевірка стану діловодства в підрозділах;

організація роботи з підвищення кваліфікації працівників відділу та працівників, відповідальних за здійснення діловодства в підрозділах митниці;

здійснення приймання, реєстрації, обліку, розсилання документів, передачі їх керівництву митниці для визначеня доручень та подальшого їх передавання у відділи для виконання;

розробка пропозицій начальнику митниці щодо поліпшення роботи із звернення громадян;

забезпечення контролю за виконанням у підрозділах митниці вимог «Інструкції з діловодства в митній службі України», організація навчання інспекторського складу, який здійснює діловодство і підрозділах митниці;

надання методичної допомоги підрозділам митниці з питань формування справ, підготовки документів для передання їх в архів [24].

2.2. Тенденції розвитку правового забезпечення діловодства митниці

2.2.1. Загальні аспекти державної політики у сфері діловодства та архівної справи митниці

Державну політику у сфері діловодства та архівної справи управлінської діяльності Івано-Франківської митниці визначають: Президент України, Верховна Рада України (далі – ВРУ), Кабінет Міністрів України (далі – КМУ), Державна Митна Служба України (далі – ДМСУ) та митниця безпосередньо (в межах своєї компетенції). Важливу роль у формуванні нормативно-методичної бази діловодства митниці відіграє спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади з діловодства і архівної справи в Україні – Державний комітет архівів України (далі – Держкомархів України), а також його галузева інституція – Український