Конституція України;

закони України: «Про інформацію» від 02.10.1992 № 2657-ХII, «Про звернення громадян» від 02.10.1996 № 393/96-ВР, «Про мови в Українській РСР» від 28.10.1989 № 8312-ХI, «Про державну таємницю» 21.01.1994 № 3855-XII, «Про національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-ХII, «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV. Аналіз вищевказаних законів здійснено в розділі 1 (п.1.2.1.) даної роботи.

постанови КМУ: «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднання громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» від 14.04.1997 № 348; «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання та використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденціальну інформацію, що є власністю держави» від 27.11.1998 № 1893; «Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» від 19.07.2006 № 1000;

накази ДМСУ: «Про затвердження Інструкції з діловодства в митній службі України» від 28.12.2002 № 747; «Про затвердження Примірного переліку конфіденційної інформації митних органів та спеціальних митних установ і організацій, що є власністю держави, і документів та інших матеріальних носіїв такої інформації, яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» від 30.01.2004 № 60; «Про затвердження Переліку документів, що утворюються в митних органах України, спеціалізованих митних установ та організацій із зазначенням строків зберігання» від 13.01.2006 № 14; «Про затвердження Порядку розгляду звернень громадян у Держмитслужбі України, інших митних органах, спеціальних митних установах і організаціях» від 10.08.2004 № 584; «Про затвердження Порядку функціонування cистеми інформаційно-телекомунікаційного комплексу Державної митної служби України «Електронна пошта» від 29.09.2006 № 826; «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» від 20.09.2001 № 622; «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України» від 08.07.2003 № 441;

накази Івано-Франківської митниці: «Про затвердження Інструкції про порядок обробки конфіденційної інформації на копіювально-множильних апаратах у структурних підрозділах Івано-Франківської митниці» від 10.10.2007 № 283; «Про затвердження Інструкції про порядок обробки конфіденційної інформації засобами електронно-обчислювальної техніки у структурних підрозділах Івано-Франківської митниці» від 10.10.2007 № 284.

На основі цих нормативних актів митниця та її структурні підрозділи здійснюють документування управлінської діяльності, встановлюють порядок та організацію роботи з документами (оперативне збереження документів, формування справ, доведення документів до особового складу, ведення архіву митниці і т.д.).

2.2.2. Нормативні акти загального діловодства

Основним нормативно-правовим актом, який встановлює загальні правила і єдиний порядок документування й організації роботи з документами на Івано-Франківській митниці є «Інструкція з діловодства в митній службі України» від 28.12.2002 № 747, яка належить до внутрішніх нормативних актів митниці, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання, і розроблена на основі «Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України» від 17 жовтня 1997 року № 1153 з урахуванням специфіки діяльності митниці. Слід зазначити, що основне завдання цієї Інструкції – дати необхідний методичний матеріал для організації діловодства управлінської діяльності митниці [14]. «Інструкція з діловодства в митній службі України» встановлює загальні правила документування управлінської діяльності підрозділів центрального апарату Держмитслужби України, регіональних митниць, митниць, спеціалізованих митних установ і організацій (далі – митні органи) та регламентує порядок роботи з документами при їх утворенні, надходженні, відправленні чи переданні до архіву. Інструкція визначає порядок загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів. Викладені в Інструкції правила й рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у митних органах розроблено відповідно до положень та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності органів виконавчої влади; нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Держмитслужби України; «Примірної інструкції з діловодства» та рішень колегії Держмитслужби України з питань здійснення контролю за виконанням документів і дотриманням державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію [14]. Інструкція складається з десяти розділів:

1. Загальні положення.

2. Документування управлінської діяльності митних органів.

3. Прийняття, розгляд і реєстрація документів.

4. Складання та оформлення службових документів.

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

6. Організація контролю за виконанням документів.

7. Складання номенклатур і формування справ.

8. Підготовка справ до зберігання та використання.

9. Функції діловодної служби.

10. Механізація й автоматизація діловодних процесів.

У розділі «Загальні положення» йдеться про сферу поширення положень Інструкції; названо законодавчі та нормативно-правові акти, відповідно до яких її було розроблено; визначено керівництво і відповідальність за організацію діловодства та забезпечення збереженості документів в митних органах та їх структурних підрозділах, зокрема зазначено обов'язки керівників щодо здійснення загального керівництва роботою служб діловодства: встановлюється використання державної мови та мов національних меншин у діловодстві.

У розділі «Документування управлінської діяльності» викладено підстави та порядок прийняття розпорядчих та інших документів (протоколів, листів) в митних органах.

У розділі «Приймання, розгляд і реєстрація документів» обумовлюється послідовність виконання технологічних процесів з документами, що надходять до митного органу, а саме — порядок приймання, розгляду та здійснення реєстрації вхідних документів.

У розділі «Складання та оформлення службових документів» визначено