Кнопку “Поновити сітку” також необхідно використовувати при роботі в локальній мережі, коли реєстрація документів проводиться на двох та більше комп’ютерах для того, щоб відслідковувати зміни в переліку карток.

Для створення реєстраційної картки документа призначена форма реєстрації (рис.2.8).

Рисунок 2.8 - Форма реєстрації вхідного документа

Вікно містить 5 сторінок:–

“Документ” - основна інформація про зареєстрований документ;–

“Контрольні дати” - терміни виконання окремих частин документа;–

“Повний текст” - повний текст документа;–

“Виконавці” - список осіб, відповідальних за виконання документа;–

“Відповіді” – список відповідей, які надійшли на заданий документ.

Сторінка "Документ" включає в себе основні відомості про документ:–

вхідний номер документа – складається з порядкового номеру реєстраційної картки, коду посадової особи, коду номенклатури справ та коду організації-кореспондента;–

дата надходження - дата реєстрації документа;–

кореспондент - повна назва організації-кореспондента, яка надіслала документ;–

короткий зміст документа;–

вид документа (лист, факс, телефонограма та ін.); –

кількість сторінок документа;–

номер документа на який даний документ є відповіддю (якщо даний документ - відповідь);–

стан виконання документа (новий, виконується, виконаний, порушення терміну або перенесений);–

вхідний номер кореспондента, який надіслав документ, та дата відправлення документа кореспондентом.

При реєстрації нового документа порядковий номер може бути безпосередньо введений в поле номера, або присвоєний документа автоматично при його записуванні в базу даних (після натиснення кнопки "Ок"). Після запису виводиться вікно з повідомленням про реєстраційний номер документа (рис. 2.9).

Рисунок 2.9 - Вікно з реєстраційним номером

Порядковий номер документа може бути змінений при редагуванні реєстраційної картки документа.

Поле "Стан" містить список станів документа: "новий", "виконаний", "виконується", "перенесений" та "порушення терміну". При реєстрації нового документа в дане поле підставляється значення "новий". Надалі воно змінюється автоматично.

"Є відповіддю" - вказує на номер якого вихідного документ даний документ є відповіддю (якщо він є відповіддю). Якщо документ не є відповіддю, поле залишається порожнім. Поле не може бути заповнене прямим введенням в нього номера. Номер підставляється автоматично при реєстрації даного документа як відповіді.

В останні два поля “Вихідний номер” та “Дата відправлення” заносяться вихідний номер, під яким даний документ зареєстрований у кореспондента, та дата відправлення документа кореспондентом.

Сторінка "Контрольні дати" використовується для встановлення контрольних дат виконання документа. Всі дані, введені в цій закладці, використовуються тільки в якості примітки до документа (рис. 2.10).

Сторінка "Повний текст" – містить поле, що визначає місце знаходження повного тексту документа (рис. 2.11).

Рисунок 2.11 - Повний текст документа

Сторінка “Виконавці” містить інформацію про виконавців, відповідальних осіб та тих, хто розглянув документ (рис. 2.12).

Рисунок 2.12 - Виконавці документа

Документ вважається виконаним, якщо він повернутий всіма виконавцями (для кожного з них встановлена фактична дата виконання документа) та у особи, яка розглянула документ, проставлена дата закриття документа.

Переважно процес реєстрації виглядає наступним чином:

1) документ розглядається однією особою, яка накладає резолюцію і призначає відповідальну особу та виконавців одного рівня;

2) виконавці та відповідальна особа можуть передоручити виконання документа іншим особам (нижчий рівень), що відображається в резолюції даного виконавця;

3) коли один із виконавців виконав доручення, йому проставляють фактичну дату виконання та заповнюють результат;

4) після виконання доручень всіма виконавцями документ повертається до особи, що його розглянула і закривається (проставляється дата закриття документа та загальний результат виконання).

Напроти кожного виконавця в “дереві” виводяться позначки стану виконання документа: зелена – виконано (проставлена фактична дата виконання), жовта – виконується (фактична дата не проставлена, а планова дата виконання ще не настала), червона – порушення терміну (фактична дата не проставлена, а планова дата виконання вже минула).

Якщо хоча б у одного виконавця є порушення терміну, документ виділяється червоним кольором у вікні списку реєстраційних карток.

Кожен день при першому старті система робить перевірку термінів виконання документів, та відмічає документи, для яких минув термін виконання.

Сторінка “Відповіді” дозволяє реєструвати відповіді, які відправлені на даний документ (рис. 2.13).

Рисунок 2.13 - Реєстрація відповідей

На сторінці “Відповіді” вікна “Вхідний документ” розташований перелік відповідей. Під переліком – поле, в якому відображається короткий зміст документа. Натиснувши два рази лівою кнопкою миші на документі в переліку, можна викликати вікно “Вихідний документ” для редагування картки документа-відповіді.

Додати відповідь можна двома шляхами:

а) натиснути кнопку “Новий”, яка відкриває вікно “Вихідний документ” та зареєструвати новий вихідний документ. Зареєстрований таким чином вихідний документ буде автоматично доданий в перелік відповідей вхідного документа, з вікна редагування якого проводилась реєстрація;

Рисунок2.14 - Вибір відповіді з переліку

б) натиснути кнопку “Вибрати”, яка відкриває вікно зв’язування з вихідною кореспонденцією. Вибрати необхідний документ із списку вже зареєстрованих вихідних документів. Перелік вхідних документів заповнюється після натиснення кнопки “Знайти”.

Пункт меню “Архів” відкриває вікно списку реєстраційних карток документів, які знаходяться в архіві. Вікно “Архів вхідної кореспонденції” аналогічне вікну “Вхідна кореспонденція”. Відмінність полягає лише в тому, що картки, які знаходяться в архіві, можна лише переглянути і не можна редагувати. Вони також не включаються у статистичні звіти.

Реєстрація вихідної кореспонденції проводиться окремо. Форми перегляду та реєстрації документа схожі за своєю будовою до форм вхідної кореспонденції (рис. 2.15).

Рисунок 2.15 - Форма реєстрації вихідного документа

Більшість полів та функцій вікна “Вихідний документ” співпадають з функціями та полями вікна “Вхідний документ”, тому опишемо лише їх відмінності.

Номер вихідного документа складається з коду посадової особи, коду номенклатури справ, порядкового номеру документа, позначки “ініціативний чи ні”, коду адресата. Біля поля, в яке вноситься код організації-адресата, знаходиться кнопка, яка вказує на те, що документ має