Такі технології підготовки звітного електронного документа на основі бази даних (БД) підприємства вимагають знання структури електронних довідок 8ДР і ІНДАНІ, структури БД АРМів по формуванню довідки 8ДР для ДПА чи звітних документів ІНДАНІ для пенсійного фонду, а також необхідних практичних навиків роботи з інформаційними технологіями.

Вирішення проблем створення і погодження базових стандартів, технологій та процедур обміну електронними документами забезпечить перехід до безпаперових технологій електронного документообігу в інформаційному середовищі ДПАУ.

3.2 Деякі правила використання електронних документів в наукових дослідженнях.

Розвиток сучасних технологій істотно впливає на процес наукового дослідження на всіх його етапах. Це стосується гуманітарних дисциплін не в меншій мірі, ніж природничих. Використання комп’ютерних технологій та електронних баз даних стає невід’ємною частиною процесу наукового пізнання. Інтерналізація, свого роду “глобалізація” науки, яка спостерігається на теперішньому етапі її розвитку, була б неможливою без активного використання сучасних засобів електронного зв’язку (які забезпечують регулярні міжнародні і навіть міжконтинентальні контакти між вченими), великих електронних баз даних (які роблять доступними джерела, літературу, результати досліджень тощо для широкого загалу у найвіддаленіших куточках світу), інтернет-конференцій (на “сторінках” яких йде жваве обговорення наукових проблем) тощо [17].

Вчені нашої країни також починають активно залучатися до цього процесу. Вже не є новинкою електронні наукові часописи українською мовою, в “Укр-неті” з’являються регулярні звіти про наукові конференції, виставки, створено чудові електронні бази даних з різних галузей наук, в режимі он-лайн доступними є автореферати дисертаційних досліджень вітчизняних вчених, каталоги деяких українських бібліотек та література, яка в них зберігається. Значна частина навчальних та наукових закладів публікують матеріали, що стосуються їх роботи та досліджень на власних веб-сторінках. Сьогодні практично неможливо уявити підготовку в Україні серйозного наукового заходу або видання без використання електронної пошти.

Саме тому все частіше на сторінках наукових видань з’являються матеріали, запозичені з всесвітньої мережі Інтернет, або з інших електронних носіїв інформації. Це значно збагачує методичну, методологічну та джерельну базу досліджень, але, водночас, створює і ряд суттєвих проблем. В Україні, а до недавнього часу і у всьому світі, відсутні будь-які офіційні норми (правила) посилання на першоджерела, які опубліковані на електронних носіях та в режимі он-лайн. Така ситуація змушує авторів, які використовують подібну інформацію, самотужки шукати з неї виходу. Одні у посиланнях вказують електронну адресу, розміщену в “рядку адрес”, інші – текстову інформацію, наявну в самому документі, ще інші взагалі не роблять ніяких посилань. Всі три способи є неприйнятними з різних причин. Перший - через те, що після оновлення сторінки (можливо через лічені хвилини після того, як на неї зробили посилання), за вказаною електронною адресою буде розміщено абсолютно іншу інформацію, яка не має нічого спільного з попередньою. Другий спосіб далекий від досконалості через те, що далеко не завжди в електронних документах вказуються повні вихідні дані про них в текстовому режимі (Наприклад: видавництво, рік видання, кількість сторінок, нумерація сторінок), а часто вони взагалі не мають аналога на звичайних носіях (Наприклад електронне повідомлення, лист дискусії тощо). Про третій спосіб годі й говорити, адже це плагіат у чистому вигляді.

На нашу думку, єдиним реальним шляхом розв’язання цієї проблеми є використання міжнародних стандартів бібліографічних посилань на електронні документи та їх складові частини, хоча б до тих пір, коли в Україні вони будуть офіційно затвердженими, або будуть запроваджені власні норми.

Ці стандарти були розроблені підкомітетом (SC) 9 технічного комітету (ТС) 46 Міжнародної організації стандартів, який займається виробленням міжнародних стандартів презентації, ідентифікації та опису документів.

У міжнародному стандарті ISO 690-2 (частина 2) визначаються елементи даних та їх обов’язковий порядок в бібліографічних посиланнях на електронні документи.

У цій частині ISO 690 визначаються елементи, які повинні включатися в бібліографічні посилання на електронні документи. Стандарт встановлює обов’язковий порядок розміщення елементів в посиланні та запроваджує умови для передачі та представлення інформації, яка походить з електронного документа як джерела.

Ця частина ISO 690 призначена для користування авторам та видавцям. Вона не містить всіх бібліографічних описів, які необхідні для спеціалістів бібліотечної справи, бібліографів … тощо.

Вихідні дані для серійних видань.

Для серійних видань вихідні дані мають бути максимально повними. Вони повинні містити хронологічні визначення (місяць, рік тощо) та нумерацію (номер тому, номер випуску тощо) як вказано в джерелі.

Посилання на перший випуск серійного видання.

Якщо посилання робиться на все серійне видання, лише перший випуск якого опубліковано, то хронологічні визначення та/або нумерація повинні вказуватися наступним чином: після хронологічних визначень та номера першого видання має слідувати риска та один пробіл (приклад: лютий 1996-, Т. 1, № 1-.). Якщо початкова дата не знайдена у вікні(вікнах) електронного серійного видання, що відкрилися, то потрібно вказати дату найранішого заходу на сторінку серійного видання.

Повне або часткове переміщення серійного видання.

Якщо серійне електронне видання повністю або частково перемістилося, то повинні бути вказані хронологічні визначення та/або номери першого та останнього випуску. Якщо такі визначення не знайдені, то потрібно вказати дати найранішого та останнього заходу на відповідну сторінку.

Місце публікації невідоме.

Якщо місце публікації не знайдено в електронному документі, але його можна легко встановити за змістом документа, то воно повинно вказуватися в квадратних дужках.

Якщо місце публікації не вказано та його не можна встановити, то наступна фраза може використовуватися: “місце публікації невідоме”, або “sine loco”. Для документів, які розміщені в он-лайн, при умові, що місце видання невідоме, ця позиція може випускатися. Однак при