Якщо організація має постійно доступний канал у мережу Інтернет, може бути організований віддалений доступ до системи ЕДД через веб-інтерфейс, що дозволяє контролювати хід робіт як посадовим особам, що знаходяться у від'їзді, так і вищестоящим організаціям.

Таке рішення дозволяє:

прискорити обмін документами з вищестоящими та нижчестоящими організаціями;

зменшити навантаження на діловодний персонал за рахунок передачі частини функцій у підрозділи;

підвищити ефективність контролю за виконанням документів;

організувати ефективну систему збереження взаємозалежних документів;

зменшити час на пошук потрібних документів;

зменшити кількість «загублених» документів, місцезнаходження яких невідоме;

прискорити і зробити більш ефективною роботу співробітників з виконання документів;

знизити витрати на роботу із зверненнями громадян і організацій, які подаються в електронній формі (через портал);

забезпечити контроль за виконанням важливих документів з боку вищестоящих організацій.

Таке рішення може бути реалізоване на базі операційної системи , СУБД , пакету для роботи з текстами документів і таблицями і багатокористувальницької системи ЕДД “” розробки партнера Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічних рішень інших партнерів.

Для колективної роботи над документами, доставки документів в електронній формі виконавцям і обміну електронною поштою можуть бути використані як засоби , так і  (EN).

Для розробки і підтримки порталу, а також організації віддаленого інтернет-доступу до даних системи ЕДД може бути використаний набір інтернет-технологій компанії Microsoft (Internet Information Services, технологія ASP, Microsoft Index Server) і API, що надається системою “” для публікації документів безпосередньо з бази.

Регіональна система обміну електронними документами (Центр обміну даних)

Документні потоки регіональних організацій у значній мірі замкнуті всередині регіону. І переведення в електронний вигляд значної частини регіонального обміну документами дозволяє помітно прискорити і знизити витрати управління за рахунок “переходу кількості в якість”.

Значна і постійно зростаюча кількість організацій, у яких впроваджені системи ЕДД і яким необхідно включатися в систему обміну електронними документами, робить ефективним створення єдиного ЦОД, що замикає усередині себе всю необхідну функціональність по гарантованій і захищеній доставці електронних документів.

Регіональний портал

Створення своїх порталів окремими органами влади звичайно можливе. Технологічно більш доцільним є створення єдиного регіонального порталу, що концентрує нормативну, новинну й іншу інформацію всіх регіональних організацій і виконує функції «єдиного вікна» для прийому звернень громадян і підприємств.

Уніфікація використовуваних систем ЕДД дозволяє спростити процедури експорту/імпорту інформації між цим порталом і системами окремих організацій.

Такий портал повинний також підтримувати розподілене управління контентом і дозволяти делегувати права управління окремими розділами уповноваженим представникам окремих організацій.

Система підтримки розподілених робочих груп

На рівні регіону постійно йде робота з підготовки документів, що вимагають узгодженої діяльності різних відомств. Для підтримки законотворчої роботи, підготовки постанов уряду регіону і розподілених робочих груп є доцільним створення регіональної підсистеми колективної роботи над документами, поєднаної з використовуваною системою ЕДД (додаток М).

Необхідно також зазначити, що для реалізації централізованої програми впровадження ЕДД на рівні регіону є доцільним створення єдиного центру навчання і підтримки, здатного надавати ефективну методичну і технічну допомогу організаціям, що впроваджують ЕДД. Це дозволить помітно знизити загальні витрати на впровадження і підтримку однотипних систем.

Це рішення реалізується на базі продуктів компанії Microsoft і партнерів. В якості платформи (операційної системи) може бути використаний Microsoft Windows Server або Microsoft Windows. У якості СУБД використовується багатокористувальницький і однокористувальницький  (EN)). Для автоматизації діловодства і документообігу рекомендується використовувати систему “” від партнера Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічні рішення інших партнерів.

Для організації роботи робочих груп над проектами документів рекомендується використовувати  (EN) або Microsoft SharePoint Team Services разом із сервером управління проектом і розподілу ресурсів .

Центр обміну даними може бути побудований на базі сервера інтеграції  (EN) і . Для підтримки інфраструктури відкритих ключів може використовуватися засвідчуючий центр сертифікатів відкритих ключів X.509 (Microsoft Certification Authority), що входить до стандартної поставки Microsoft Windows Server разом із сертифікованими модулями, розробленими російськими партнерами Microsoft.

Для побудови регіональних порталів, що забезпечують доступ до публічної інформації, а також інтерактивну взаємодію з громадянами, природним є використання рішень на базі Microsoft Internet Information Services і технології ASP (Active Server Pages). Для управління інформацією може бути використаний  (EN).

Рішення для державних органів влади з територіальними підрозділами

Комплексне рішення для органів влади передбачає впровадження систем ЕДД у головній організації відомства, у його територіальних підрозділах і підлеглих організаціях. Кількість робочих місць у головному відомстві може досягати декількох сотень, у територіальних підрозділах і нижчестоящих організаціях — від одного до декількох десятків робочих місць. Сукупна кількість встановлюваних систем може досягати декількох десятків і навіть сотень.

До кожної окремо взятої організації, в якій впроваджується система ЕДД, можуть бути застосовані викладені вище міркування — в них упорядковується робота з документами, прискорюється обмін, поліпшується контроль, робиться більш ефективним пошук потрібних документів тощо.

Але впровадження рішення в рамках відомства в цілому дозволяє досягти підвищення ефективності роботи відомства в цілому за рахунок:

підвищення ефективності роботи кожної організації окремо;

прискорення обміну документами завдяки переходу на ЕД;

можливості контролю за виконанням документів з боку вищестоящої організації;

створення централізованого постійно доступного електронного архіву відомчих документів;

створення ефективної системи взаємодії з громадянами і підприємствами.

Розглянемо додаткові (до базової системи ЕДД) централізовані підсистеми, що дозволяють досягти цих цілей.

Система обміну електронними документами

Для центрального органу влади з десятками і сотнями підрозділів і підвідомчих організацій може виявитися доцільною реалізація власного центру обміну даними (ЦОД).

Власний ЦОД дозволить не тільки спростити організацію і підтримку системи обміну відомчими документами, але і виконувати функцію «точки підключення» для електронного обміну документами з іншими організаціями-контрагентами і системами, що обслуговують громадян і підприємства.

Відомчий портал

Відповідно до розпорядження уряду, органи влади зобов'язані мати свої портали. З огляду на те, що значна частина документів, які публікуються на порталі, зберігається в архівній підсистемі ЕДД, для публікації документів і взаємодії із системою ЕДД відомства повинен використовуватися інтерфейс, наданий системою ЕДД.

Крім забезпечення доступу до публічних документів, такий портал може мати також і інтранет-частину, що забезпечує доступ співробітників віддалених підрозділів до електронного архіву відомства.

Портал може бути також використаний для прийому і зворотного зв'язку по зверненнях громадян і підприємств.

Система автоматизованого обміну документами з підприємствами

Однією з основних функцій ряду відомств є періодичне одержання різноманітної звітності від підприємств. Для цієї мети можуть бути розроблені спеціалізовані підсистеми, що забезпечують автоматизований прийом документів певних видів від автоматизованих систем підприємств, їх реєстрацію і подальшу передачу на обробку відповідним автоматизованим системам відомства.

При підготовці відповідальних документів відомствами найчастіше створюються робочі групи, що включають у себе також співробітників інших відомств і залучених експертів. Для підтримки