З огляду на значну кількість розроблювальних документів, засоби колективної роботи повинні бути тісно зв'язані із системами ЕДД, тобто процеси запуску проектів і створення робочих груп, передачі документів у систему ЕДД на узгодження і затвердження тощо повинні бути по можливості автоматизовані.

Система роботи над проектами документів може бути інтегрована з інтранет-частиною відомчого порталу.

Рішення описуваного рівня може бути реалізовано на базі продуктів компанії Microsoft і партнерів. В якості платформи (операційної системи) може бути використаний Microsoft Windows Server і Microsoft Windows Professional. У якості СУБД може бути використаний для багатокористувальницьких систем і  (EN) — для однокористувальницьких. Для автоматизації діловодства і документообігу рекомендується використовувати систему “” від партнера Microsoft — компанії “Електронні офісні системи” або аналогічні рішення інших партнерів.

Для організації роботи робочих груп над проектами документів рекомендується використовувати  (EN) і Microsoft SharePoint Team Services разом із сервером управління проектом і розподілу ресурсів .

Центр обміну даними може бути побудований на базі сервера інтеграції  (EN) і сервера колективної роботи . Для підтримки інфраструктури відкритих ключів може використовуватися засвідчуючий центр сертифікатів відкритих ключів X.509 (Microsoft Certification Authority), що входить до стандартної поставки Microsoft Windows Server разом із сертифікованими модулями, розробленими російськими партнерами Microsoft.

Структуру відомчої системи можна побачити у додатку Н.

Для побудови регіональних порталів, що забезпечують он-лайн-доступ до публічної інформації, а також інтерактивну взаємодію з громадянами, найбільш природним є використання рішень на базі Microsoft Internet Information Services і технології ASP (Active Server Pages). Для управління інформацією може бути використаний  (EN).

Для підтримки інтранет-складової порталу також доцільно використовувати  (EN), що забезпечує необхідні механізми розмежування доступу до інформації і можливість інтеграції інформації з зовнішніх джерел (у даному випадку — відомчого електронного архіву).

3.4. Ефект від впровадження автоматизованих систем документообігу

Впровадження автоматизованої системи документообігу Smartdoc може дати два типи ефективності:

- економічний ефект у грошовому вираженні;

- додаткові переваги.

Для аналізу ефективності впровадження цієї системи економісти обласної ради провели наступні розрахунки:

- капітальних вкладень;

- експлуатаційних витрат;

- терміну окупності капітальних вкладень;

- річного грошового ефекту.

Згідно проведених розрахунків були отримані такі результати:

розрахунок капітальних вкладень становив 6110,89 грн. і включав витрати на придбання основного обладнання (ЕОМ). ЕОМ має наступну конфігурацію: AMD Sempron 2300+, 256Mb RAM, FDD 3.5”, CD-RW, AGP 64Mb, 17”TFT Samsung. Ціна програми становить 740,80 грн. Він також включав додаткові капітальні вкладення;

експлуатаційні витрати до впровадження програми становили 12960 грн.;

після впровадження програми експлуатаційні витрати становили 3402,62 грн.;

термін окупності додаткових капітальних вкладень становить 0,64 роки;

грошовий річний ефект, який отримує користувач при застосуванні системи становить 7113,02 грн.

У додатку О перелічені зведені економічні показники проектованого програмного забезпечення.

Аналіз розрахованих значень цих показників дає можливість зробити висновок, що впровадження цієї програми є економічно доцільним.

Додаткові переваги від впровадження системи проявляються у підвищенні продуктивності праці, рості степені задоволеності відвідувачів і працівників своєю роботою, у покращенні якості роботи та рівня комунікацій.

Для того, щоб визначити додаткові переваги від впровадження автоматизованої системи документообігу, наведемо дані про робочий день працівника канцелярії при роботі з документами за традиційною картково-журнальною технологією та за допомогою автоматизованої системи.

Як свідчить практика, спеціалісту по роботі з документами доводиться в середньому 11 разів на день шукати різні документи. Пошук кожного документа займає близько 10-15 хвилин при загальному обсязі документообігу 2000 документів та картково-журнальній формі реєстрації.

Досвід показує, що в 10% випадків працівник не знаходить потрібний документ. Якщо документ не знайдено відразу, на його пошуки затрачають ще 5-10 хвилин додатково. А якщо документ все-таки не знайдено, переходять до виконання іншої роботи, відкладаючи пошук документа на деякий час.

При пошуку документів за допомогою автоматизованої системи документообігу при наведених вище умовах працівник канцелярії затрачає на пошук документа в середньому 2 хвилини. Якщо перший пошук не дав результатів (використано неточні параметри пошуку), витрачають на пошук документа ще 2 хвилини.

Звідси, сумарний час, який витрачає працівник канцелярії на пошук документів за день становить:

Таблиця 3.1.

Результати розрахунку сумарних втрат часу на пошук документів

при картково-журнальній
технології | при автоматизованій
системі документообігу

396 хв. або 6,6 год. | 59,4 хв. або 0,99 год.

Як видно з Табл. 3.1, при автоматизованій системі документообігу час на пошук документів скорочується майже в 7 разів.

Через скорочення часу на пошук документів працівником канцелярії відповідно зростає ефективний час його роботи і продуктивність праці.

Впровадження системи контролю Smartdoc дає можливість скоротити чисельність апарату, зменшити неефективний час роботи, тобто час на пошук документів. Це проявляється у задоволеності відвідувачів у швидкому отриманні потрібної інформації, і в результаті у вдосконаленні інформаційно-комунікаційних зв’язків в органах місцевого самоврядування.

В И С Н О В К И

За результатами опрацювання матеріалів дипломної роботи можна зробити наступні висновки.

В Україні склалася дещо відмінна ситуація від тієї яка існувала в країнах Європи при переході на оцифрований вигляд інформаційного суспільства. Це зумовлено комуністичним та тоталітарним режимами які існували у колишньому СРСР. Якщо тепер в Україні існує вся необхідна нормативно-правова база для реалізації електронного документообігу та діловодства, то суспільство реально до цього не готове. Ідея створення електронного уряду дедалі більше перетворюється на реальність, але все це робиться дуже малими кроками і кінцевий момент, коли Україна з гордістю зможе заявити про те, що електронний уряд працює ефективно і широко застосовується, невідомий.

Якщо говорити про взаємодію влади і бізнесу, то застосування нових технологій дозволяє зробити багато підстав для взаємодії держави і бізнесу більш прозорими, що, звичайно, знизить можливості для корупції. Але багато чого буде залежати не тільки від прагнення державних органів бути більш відкритими, але і від готовності самого бізнесу працювати відкрито. Нескладно зробити B2G-площадку,