Контроль за дотриманням вимог цього Порядку здійснює контролюючий орган.

28 жовтня 2004р. прийнято постанову Кабінету Міністрів України „Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади” [5].

Цей Типовий порядок встановлює загальні пра-вила документування в орга-нах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регла-ментує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Усі інші дії з електронними документами виконуються в орга-ні вико-навчої влади згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими інструкцією з діловодства цього органу.

Дія Типового порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються органом виконавчої влади.

Особливості роботи з електронними документами, що містять інформа-цію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, та електронними документами із зверненнями громадян визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинне бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, одержаним на ці засоби від спеціально уповноваженого централь-ного органу виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників - підписувачів.

Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому відправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунікаційні мережі загального користування здійснюється за рішенням керівника цього органу.

Система електронного документообігу органу виконавчої влади повинна відповідати вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації.

Відповідальність за організацію здійснення електронного документообігу в органі виконавчої влади несе його керівник. Забезпечення здійснення електронного документообігу покладається на службу діловодства.

Організація роботи з вхідними електронними документами

Електронні документи, що надходять на адресу органу виконавчої влади, прийма-ють-ся службою діловодства центра-лізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органу виконавчої влади, підлягає відхиленню у разі:

відсутності у адресата надійних засобів електрон-ного цифрового підпису;

надходження не за адресою;

зараження вірусом;

негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підпи-сів.

При цьому відправнику в дводенний строк надсилається відповідне повідомлен-ня за формою (додаток А).

Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на зараження його вірусом, цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підпи-сів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як аналоги печатки.

При цьому необхідно, щоб:

кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з викорис-танням поси-леного сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифро-вого підпису;

під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чин-ний на момент накладення електронного цифрового підпису;

особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначено-му у сертифікаті;

на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акре-дитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

Визначення, чи потребує електронний документ обов'язкового розгляду керівником органу виконавчої влади або іншими посадовими особами відповідно до функціональних обов'язків, необхідності його реєстрації, а також встановлення строків виконання цього документа структурними підрозділами чи безпосередніми виконавцями здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.

Вхідні, внутрішні та вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері.

Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється у тому ж поряд-ку, що й вхідних документів на папері. Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку і контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі (додатки Б і В).

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає відправнику повідомлення за формою (додаток Г).

Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ “Резолюція” за підписом відповідної посадової особи, про що зазначається в реєстраційно-контрольній картці.

Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

Організація роботи з внутрішніми та вихідними електронними документами

Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їх підписання або затверд-жен-ня, здійснюється у тому ж порядку, що й для доку-мен-тів на папері.

До візуальної форми подання електронного документа за складом та розмі-щенням реквізитів встановлюються ті ж вимоги, що й для документа на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера.

У разі непідписання або незатвердження електронного документа керівником органу виконавчої влади чи іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа.

Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері.

На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюєть-ся реєстраційно-контрольна картка в електронній формі (додатки Б і В).

Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів.

У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

Вихідні електронні документи відправляються