Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію.

У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв’язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.

У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері.

Підтвердження факту одержання від адресата повідомлення щодо електронного документа відправником не здійснюється.

Реєстраційний номер, дата і час реєстрації електронного документа адресатом, зазначені у його повідомленні, фіксуються відправником у реєстраційно-контрольній картці.

Погодження електронних документів

Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накла-дається електронний цифровий підпис посадової особи.

Порядок внутрішнього погодження електронних документів у системі електронного документообігу органу виконавчої влади затверджується його керівником.

У разі відсутності в органі виконавчої влади, яким погоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

Зберігання електронних документів

Оперативне зберігання електронних документів в органі виконавчої влади, підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.

Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

26 травня 2004р. прийнято постанову Кабінету Міністрів України „Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу” [8].

Цей Порядок визначає умови та вимоги до процедури засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу.

У Порядку терміни вживаються у такому значенні:

послуга фіксування часу - процедура засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу шляхом додання до нього або логічного поєднання з ним позначки часу;

позначка часу - сукупність електронних даних, створена за допомогою технічних засобів та засвідчена електронним цифровим підписом центру сертифікації ключів, яка підтверджує наявність електронного документа (електронних даних) на певний момент часу.

Надання послуги фіксування часу включає:

реєстрацію звернень, на підставі яких формується позначка часу;

формування позначки часу за допомогою особистого ключа центру сертифікації;

передачу користувачеві послуги фіксування часу сформованої позначки часу;

реєстрацію та збереження позначки часу, переданої користувачеві послуги фіксування часу.

Час, який використовується в позначці часу, встановлюється надійним засобом електронного цифрового підпису за київським часом на момент її формування, який синхронізований з Всесвітнім координованим часом (UTC) з точністю до однієї секунди.

У процесі фіксування часу позначка часу додається або логічно поєднується з електронними даними таким чином, щоб була виключена можливість вносити до них зміни із збереженням позначки часу після надання послуги фіксування часу.

Послуги фіксування часу надаються акредитованими центрами сертифікації ключів або центрами сертифікації ключів.

Центри сертифікації ключів надають послуги фіксування часу на договірних засадах.

Акредитовані центри сертифікації ключів надають послуги фіксу-вання часу згідно з технічними вимогами до позначки часу, які визначаються у встановленому порядку спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері криптографічного захисту інформації, за допомогою особистого ключа, засвідченого в центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі.

Перевірка позначки часу проводиться користувачем послуги фіксування часу за допомогою відкритого ключа, наданого акредитованим центром сертифікації ключів.

Акредитований центр сертифікації ключів під час надання послуги фіксування часу зобов’язаний:

забезпечити зберігання даних про надані послуги фіксування часу;

забезпечити захист персональних даних користувачів відповідно до законодавства;

подавати консультаційно-методичну допомогу користувачам послуг фіксування часу щодо порядку надання цих послуг;

надсилати відповідно до законодавства контролюючому та центральному засвідчувальному органам інформацію про надання послуги фіксування часу.

Послуга фіксування часу надається цілодобово.

Р О З Д І Л 2

ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОТИ З ЕЛЕКТРОННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Сучасні технології та стан управління базами даних в задачах автоматизації інформаційної діяльності організацій та органів державної влади і місцевого самоврядування

Якщо говорити про програмне забезпечення для інформаційної діяльності організацій, то не можна обминути увагою і системи управління базами даних. Сучасні технології управління базами даних базуються на архітектурі клієнт-сервер. Ця архітектура обумовлює існування в системі розділених технічно-програмних засобів, сервера та клієнта. Сервер є системою, що призначена безпосередньо для зберігання інформації і її обробки. Клієнт – це робоче місце, що є споживачем інформації. Робота системи базується на таких принципах:

а) інформація зберігається на сервері;

б) клієнт отримує інформацію в потрібному об’ємі по спеціальному запиту і зберігає її в себе лише на протязі часу, потрібного для роботи з нею;

в) зворотній обмін, від клієнта до сервера, здійснюється через відправку спеціальних запитів;

г) всі операції щодо вибірки із баз даних, сортування, аналізу та інші обчислювальні процеси виконуються на сервері;

д) функції клієнта обмежуються представленням і збором інформації.

Така архітектура виправдовує себе при організації розподілених баз даних великої ін-фор-маційної ємності. Клієнт по запиту отримує не всю базу даних, а лише її фрагмент, що від-повідає заданому критерію. При такому режимі роботи розвантажується мережевий графік і, крім того, стає можливою одночасна робота кількох робочих місць клієнтів із тією ж ба-зою даних. Контроль за зміною інформації та аналіз версій одного і того ж запису виконує сервер.

Конкретних реалізацій архітектури клієнт-сервер, розроблених