Робота з базою даних в таких системах базується на мові SQL (мова структурованих запитів). Ця мова включає команди доповнення чи зміни даних, знищення та вибірок. Розширені версії дають також можливість організації та управління безпекою, користувачами та сферами доступу.

Управління організаційною системою передбачає, крім усього, ще й контроль за виконанням тих чи інших справ, рішень чи завдань. Складність розробки систем, призначених для цього, полягає у тому, що дуже важко розробити універсальну програму, однаково придатну для використання будь-якою організацією і для будь-якого процесу. В зв’язку з цим в кожному конкретному випадку доводиться розробляти нові алгоритми і писати нову програму.

Необхідність створення сучасної системи інформаційно-аналітичного забезпечення законотворчої, нормотворчої, право-застосовної та правоосвітньої діяльності обумовлена актуальністю вирішення проблем розбудови нормативно-правових основ нової держави.

У зв’язку з цим велика кількість фахівців різних державних організацій, включаючи Національну академію наук, Академію правових наук, Секретаріат Верховної Ради України та інші, ведуть розробку програмних засобів для забезпечення законотворчих процесів, процесів інформування та передачі інформації і документообігу. Із найбільш успішних проектів слід згадати систему “Право”, що сьогодні інтегрує понад двадцять автоматизова-них комплексів обробки даних, які супроводжують замкнений технологічний цикл за-безпечення законотворчого процесу в такій послідовності: збір, накопичення та аналіз даних з проблем, які потребують нормативно-правового регулювання, підготовка проектів нормативно-правових актів, колективне обговорення пропозицій, порівняльний аналіз, узгодження, прийняття (голосування), оперативне доведення їх до застосування на практиці, обробка інформації зворотного зв'язку про наслідки дії чинного законодавства й аналіз даних для прийняття рішень.

Система має загальнодержавне, народногосподарське та міжнародне значення для України. Її послугами користуються не лише структурні підрозділи Верховної Ради України, а й користувачі державних і недержавних організацій, установ, закладів освіти, підприємств, юридичні та фізичні особи як в Україні, так і за її межами. Окремі підсистеми під'єднані до мережі Інтернет, що дає користувачам можливість ознайомитись із законодавством України, брати участь у формуванні та використанні міжнародної системи правової інформації, отримувати доступ до інших світових інформаційних ресурсів, здійснювати порівняльний аналіз нормативних актів України і законодавства інших країн, використовувати світовий досвід, гармонізувати законодавчу базу з міжнародним правом.

Іншим, не менш важливим завданням, є інформатизація діяльності обласних органів державної виконавчої влади в тій їх частині, що пов’язана із інформаційним обміном як всередині організації, так і за її межами.

Впровадження комп’ютера у процес діловодства та управління організаційними системами почався досить давно. Ще на початку вісімдесятих років з’явилися перші системи, що були призначені для організації електронного документообігу, роботи з текстами, чи контролю. За цей час було розроблено велику кількість програмних пакетів різної складності, від простих текстових процесорів до складних систем управління підприємствами. Накопичено величезний досвід щодо таких розробок.

Серед іноземних компаній, що успішно працюють в цьому напрямку, слід окремо виділити компанію Lotus, що зараз є підрозділом IBM. Почавши із розробок систем управління електронними таблицями, компанія пропонує зараз всі необхідні програмні засоби для автоматизації процесу діловодства чи управління організаційними системами, включаючи текстові процесори, системи електронного документообігу та системи його контролю. Майже всі зарубіжні компанії користуються системою електронного документообігу Lotus Notes виробництва цієї фірми. Lotus Domіno і Notes - програмний пакет для колективної роботи з електронними документами.

Lotus Domіno і Notes представляє собою гібрид СУБД і поштової системи, що володіє рядом цікавих особливостей і можливостей для організації структурованої комунікації - форуми, календарі і так далі.

Lotus Domino і Notes складається з 8 ключових технологій:

Цей пакет включає велику кількість функцій та засобів і за своїми можливостями може справедливо вважатися одним із найкращих у світі [31].

Варто також назвати і розробки компанії Microsoft, які вигідно інтегровані у цілісний інструментальний пакет Microsoft Office. Цей пакет включає текстовий процесор, систему управління реляційними базами даних, електронні таблиці, систему для роботи з електронною поштою та багато інших засобів. Всі інструменти від Microsoft традиційно є дуже зручними у роботі і функціональними.

2.2 Актуальність автоматизації документообігу в апараті Івано-Франківської обласної ради та Івано-Франківської облдержадміністрації.

Оскільки робота з документами є однією із найважливіших функцій працівників апарату органів державної влади та місцевого самоврядування, то від налагодження організації чіткого обліку їх надходження та руху значною мірою залежить виконавча дисципліна. Наприклад, дані приведені в табл.2.1 свідчать про значний об’єм документообігу, який має тенденцію до збільшення. Зважаючи на незначну штатну чисельність працівників канцелярії, які безпосередньо обслуговують процес документообігу та неможливість збільшення їх кількості, єдиною можливістю покращення їх роботи є запровадження автоматизації у цій сфері.

Організації, які побажають автоматизувати своє діловодство, мають насправді досить обмежений вибір програмного забезпечення. Робота ускладнюється ще й тому, що поки що в Україні існує переважно система паперового документообігу. Крім того форми документів є затвердженими вищими органами. Тому на даний час єдиним шляхом вирішення проблем документообігу є їх часткова автоматизація. А саме комп’ютеризація процесів реєстрації і контролю.

В традиційній системі діловодства (реєстрація кореспонденції на паперових картках) при такій кількості документів практично неможливо проводити оперативний пошук необхідних документів та надавати необхідну довідкову інформацію. Таке рішення дасть змогу не тільки ефективно відслідковувати шлях проходження документу, але і оперативно готувати різноманітну довідкову та статистичну інформацію, яка необхідна для прийняття рішень, контролювати стан виконавської дисципліни.

Таблиця 2.1 – Документообіг (листування) Івано-Франківської
обласної ради та Івано-Франківської облдержадміністрації

Рік | Обласна рада | Облдержадміністрація

Вхідна | Вихідна | Вхідна | Вихідна

2001