2002 | 1424 | 320 | 10226 | 6634

2003 | 2182 | 414 | 9584 | 5012

2004 | 2390 | 497––

Темпи росту документообігу зображені на діаграмі (додаток Д).

Бажаним є також наявність інтерфейсу для роботи зовнішніх користувачів через внутрішню (Intranet) та зовнішню (Internet) мережу. Це дозволило б виконавцям самим контролювати стан виконання документів, закріплених за ними та не відволікати працівників канцелярії на надання різноманітної довідкової інформації, яка забирає у них до 15 відсотків робочого часу.

Існуючі на цей час системи можна розділити за їх функціями на дві групи:

а) системи організації електронного документообігу;

б) системи електронного контролю паперового документообігу.

Перші (“електронний документообіг”) передбачають майже повну відмову від обміну паперовими документами і перехід на системи корпоративних мереж, електронної пошти, довідкових систем, електронного візування та електронного підпису. Жоден документ, який пересилається не друкується на папері, а передається у вигляді комп’ютерних файлів через мережу.

Другі (“електронний контроль”) не забезпечують передачу електронних документів. Їх функціями є реєстрація паперових документів, зберігання лише мінімального об’єму інформації та забезпечення контролю за виконанням. А обмін відбувається як і раніше паперовими документами.

Серед систем електронного документообігу варто згадати такі як українська система “Право”, що призначена для забезпечення законодавчої діяльності. Вона включає понад 20 автоматизованих комплексів, що забезпечують збір, накопичення та аналіз даних в процесі законодавчої діяльності Верховної Ради та місцевих рад. В ній збирається інформація про діяльність практично кожного органу державної влади. А системи вибірок дозволяють отримувати інформацію будь-якого рівня деталізації.

Серед універсальних систем (на відміну від спеціалізованої системи “Право”) варто згадати систему Lotus Notes (фірми IBM). На сьогодні це найпоширеніше в світі програмне забезпечення побудови систем електронного документообігу.

Систем електронного контролю зараз відомо досить мало. Це пов’язано з тим, що вони рідко виходять за межі організацій де застосовуються через свою вузьку спеціалізацію. Відомою є програма АСКОД, що розроблялася на замовлення Адміністрації Президента України. Не дивлячись на те, що вона писалася на замовлення такої серйозної організації її функціональні можливості досить обмежені.

На основі аналізу всіх цих фактів стає очевидною проблема створення необхідного програмного забезпечення організації діловодства.

2.3 Розробка програмного забезпечення системи автоматизації документообігу в органах державної влади і місцевого самоврядування та його опис.

Сучасні принципи організації документообігу в різних закладах та установах є подібні тільки в загальному і несуть у собі відбиток специфіки їх роботи. Наприклад, аналіз структури нумерації вхідних документів у виконавчих апаратах районних рад показав, що вони мають різну структуру. Кількість індексів у номері може бути від двох до чотирьох. Окрім того, маршрутизація виконання документів також буває різна: передавання документа від одного виконавця до іншого може здійснюватися як безпосередньо самими виконавцями, так і через канцелярію. Причому другий спосіб є більш бажаним з точки зору автоматизації процесів документообігу, так як він дозволяє повністю контролювати місцезнаходження документу, хоча є більш громіздким.

Аналіз маршрутизації проходження документу показує, що маршрути в основному мають складний деревовидний характер. Кількість гілок, глибина вкладення в кожній гілці практично є непрогнозовані. На їх величину впливає структура організації, яка буде виконувати документ, кількість службовців, що працюють в установі та тематика питання, яке порушене в документі.

При розгляді процесів документообігу були виділені такі, спільні для будь-якого органу, операції:

Ці операції піддаються алгоритмічному опису і їх блок-схеми наведені у додатках Е-З.

Технічні характеристики

Система розроблена для автоматизації процесу контролю документообігу і виконання рішень.

Програмне забезпечення розроблене з використанням таких засобів:

а) мова програмування С++;

б) мова управління базами даних SQL;

в) архітектура систем управління базами даних клієнт-сервер, що реалізована на базі сервера баз даних Interbase, компанії Inprise.

Крім того, в основу системи покладено технології ODBC візуального програмування.

Система передбачає функціонування розподіленої бази даних. Це дає можливість одночасної роботи із документами з різних робочих місць. Для розділення сфер доступу є вбудована система безпеки.

Функціями системи є:

а) введення контрольної картки документа;

б) робота з контрольними картками;

в) формування та вивід статистичної інформації;

г) виконання спеціальних вибірок із бази даних;

д) ведення архіву.

На серверній частині розміщено базу даних та службові програми для її адміністрування. База даних включає спеціальні процедури формування статистичної звітності, що вимагають роботи із усією базою даних.

Клієнтська частина виконує функції відображення інформації.

Базовою одиницею зберігання інформації є контрольна картка документа. Контрольна картка включає інформацію про:

а) номер документа;

б) назву кореспондента (для вхідних документів) або назву адресата (для вихідних документів);

в) короткий зміст документа;

г) дату надходження, або дату відправлення;

д) вид документа (лист, телефонограма, факс чи інший);

е) вид контролю;

є) стан виконання (новий, виконується, виконаний, порушення терміну);

ж) інформацію про хід виконання документа (виконавці, їх резолюції та результати виконання, контрольні дати);

з) може бути включено повний текст документа (для реалізації функції електронного документообігу).

Подальше покращання можливостей системи буде пов’язане з доповненням функцій:

а) отримання та відправки повідомлень електронної пошти;

б) переведення документів у електронну форму та організації спільної роботи з ними з багатьох робочих місць;

в) обміну документами між відділами однієї організації та обмін документами між різними організаціями в електронному вигляді;

г) збільшення кількості різноманітних статистичних довідок, що формуються і виводяться системою;

д) збільшення кількості типів документів, що обліковуються.

Подальші розробки будуть вестися в напрямку розширення сфери можливого використання програми для автоматизації більшої кількості процесів документообігу в організаційних системах.

Система контролю документообігу призначена для реєстрації, обліку, аналізу документообігу та контролю за їх виконанням.

Основною функцією системи є контроль за