Для роботи необхідно встановлення головного комп’ютера - сервера, на якому буде зберігатись база даних та комп’ютерів - клієнтів, які будуть звертатися до бази даних. Можливий також варіант роботи одного комп’ютера (як сервер і як клієнт) без організації локальної мережі.

Для чіткого розподілу прав користувачів, захисту інформації від несанкціонованого доступу та навмисного псування запроваджено систему паролів.

Всі комп’ютери повинні бути IBM-сумісні з встановленою операційною системою Windows 98-2000.

Опис програмного забезпечення

Для входу в систему потрібно ввести потрібне ім’я і пароль користувача у вікні реєстрації (рис. 2.1).

Рисунок 2.1 - Вікно реєстрації

Наступний пункт меню відкриває вікно налаштування деяких параметрів системи (рис. 2.2).

Рисунок 2.2 - Вікно налаштування

Поля “наступний номер вхідного документа” та “наступний номер вихідного документа” задають номер, під яким буде зареєстрований наступний вхідний або вихідний документ.

Опція “автоматичне поновлення вікон перегляду” включає або виключає автоматичне поновлення вікон перегляду після операцій коректування, створення картки та інших.

При збільшенні розміру бази даних до декількох тисяч записів, при недостатній потужності сервера або при роботі в повільній мережі для підвищення швидкості роботи цю опцію рекомендується відключити. В цьому випадку, після здійснення будь-якої операції, яка викликає зміни у вікні переліку карток, необхідно натиснути кнопку “Поновити сітку” на інструментальній панелі вікна переліку для відображення цих змін.

Існує також розділ меню, який включає функції для роботи з довідниками:

Розглянемо роботу з довідниками на прикладі довідника “Види документів” (рис. 2.3).

Вікно довідника містить такі елементи: перелік записів довідника за всі роки, перемикач “Сортування”, поле пошуку за назвою, кнопки переміщення по списку, кнопки “Новий”, “Коректувати”, “Знищити” та “Знищити довідник”.

По замовчуванню перемикач “Сортування” встановлено в положення “за кодами” і записи в переліку сортуються за кодами. Якщо переключити перемикач в положення “за назвами”, записи будуть відсортовані за назвами. Набираючи в текстовому полі поряд перші букви назви, можна швидко перейти до потрібного запису.

Рисунок 2.3 - Вікно довідника

Кнопка “Новий” дозволяє додавати записи у довідник. При натисненні на кнопку відкривається вікно “Редагування довідника” (рис. 2.4).

В поле “Код” підставляється наступне значення коду довідника, яке при потребі можна змінити. Поля “Скорочення”, “Назва”, “Примітка”, “Коментар” – текстові поля. Поле “Рік” визначає рік, за який формується довідник (по замовчуванню підставляється поточний). Записів, у яких співпадають код та рік, не повинно бути. Якщо ж все таки-буде спроба зберегти запис з кодом, який вже існує в одному році, то видається відповідне попередження.

Рисунок 2.4 - Вікно “редагування довідника”

Кнопка “Коректувати” дозволяє коректувати записи в довіднику. Для цього потрібно вибрати запис із переліку, натиснути кнопку “Коректувати” та зробити потрібні зміни у вікні “Редагування довідника”.

Всі вищеназвані операції можуть бути дозволені або заборонені кожному користувачу в залежності від прав, встановлених йому адміністратором.

Експорт-імпорт довідників виконується у вікні “Експорт/імпорт довідників”, яке відкривається після вибору пункту меню “Експорт/імпорт” розділу “Довідники” (рис. 2.5).

Рисунок 2.5 - Вікно експорту (імпорту)

В лівій частині вікна знаходиться список довідників. Із списку проводиться вибір довідника, з яким будуть виконуватись подальші дії. В текстове поле поряд, по замовчуванню, підставляється шлях до каталогу, в якому знаходиться програма та назва довідника в якості імені файлу. Шлях та ім’я файлу при необхідності можна змінити, ввівши з клавіатури або вибравши у стандартному діалоговому вікні, яке відкривається після натиснення кнопки “Вибрати файл”.

Розділ меню “Кореспонденція” включає в себе підрозділи “Вхідна” та “Вихідна” для роботи з вхідною та вихідною кореспонденцією.

Підрозділ “Вхідна” містить такі пункти (рис.2.6):

а) “Нова картка” – занесення інформації про новий документ (створення реєстраційної картки документа);

б) “Перегляд” – відкриває вікно перегляду списку вже введених реєстраційних карток вхідної кореспонденції;

в) “Архів“ – відкриває вікно перегляду архіву реєстраційних карток вхідної кореспонденції.

Рисунок 2.6 - Розділ “Вхідна кореспонденція”

Підрозділ “Вихідна” включає пункти, аналогічні до підрозділу “Вхідна”, але для роботи з вихідною кореспонденцією.

Крім того, розділ меню “Кореспонденція” містить наступні пункти:

а) “Поновити сітку” – поновлення списку карток;

б) “Редагування” – редагування вибраної реєстраційної картки;

в) “Вилучити“ – знищення вибраної реєстраційної картки;

г) “Вибірка” – вибір реєстраційних карток за заданими критеріями;

д) “Відмінити всі умови” – відміна умов встановлених вибіркою та вивід повного списку реєстраційних карток;

е) “Сортування” – вибір порядку сортування реєстраційних карток у вікні перегляду;

є) “Експорт” – експорт списку реєстраційних карток у текстовий файл;

ж) “Перемістити в архів” - переміщення в архів вибраної у вікні перегляду реєстраційної картки;

з) “Перемістити з архіву” - переміщення реєстраційної картки з архіву в активний список.

Рисунок 2.7 - Перелік реєстраційних карток вхідних документів

Список реєстраційних карток складається з наступних стовпчиків: “Стан” – стан виконання документа, “Номер” – порядковий номер документа, “Вхідний номер” – повний номер вхідного документа, “Вид документа”, “Дата надходження”, “Кореспондент” – від кого отримано документ. Кожен стан документа підсвічується іншим кольором в окремому стовпчику (новий – світло синій, виконується – прозорий, порушення терміну – червоний, ви-ко-наний – зелений, перенесений – коричневий).

Нижня частина вікна містить поле, в якому відображається короткий зміст вибраного документа.

“Поновити сітку” використовується для поновлення даних у вікні списку після редагування картки, переміщення карток з архіву та в архів, після створення нових карток та операцій вибірки і сортування.

Якщо встановлена опція “автоматичне поновлення вікон перегляду списку документів”, то поновлення даних у вікні перегляду виконується автоматично. Дана опція може бути відключена для підвищення