Майбутнє технологій документування – у використанні природних та синтетичних матеріалів-мінералів, в першу чергу кварцу.

Входять у практику діло ведення і документи – голограми. Голограма – документ, який містить зображення, запис і відтворення якого здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз. Голограма може бути пласкою та об’ємною. Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох вимірах.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення.

Отож, документ – матеріальний об’єкт із інформацією, зафіксованого, створеного людиною певним способом для передачі її в просторі і часі (визначення дано за ДСТУ 3017-95).

Виникнення справочинства

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, з допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.

Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

З розвитком писемності ділові папери стали засобом спілкування та передачі інформації.

Після створення давньоруської держави писемність стала необхідною для письмових зносин з іноземними діячами, укладання угод з іншими країнами. В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливі документи давньоруські князі зберігали пильніше, ніж коштовності. Відомо, що за князювання Ярослава Мудрого зібрання найдавніших грамот і договорі Русі з іншими країнами розміщувалися у Михайлівському приділі Софіївського собору. Вчені припускають, що саме тут були зосереджені і документи доволодитирівського часу. Одним з найбільш відомих сховищ ділових паперів був також Києво-Печерський монастир.

Через пожежі, княжі міжусобиці та монголо-татарську навалу більша частина пам’яток давньоруської доби загинула. Збереглися лише окремі з них – найдавніші рукописні книги, твори оригінальної давньоруської літератури. Всі вони сьогодні є не тільки пам’ятками писемності і літератури а й документами тогочасної епохи.

Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, донину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально. Збереглися церковні устави князів Володимира і Ярослава. Перший відомий у копії ХІІІ ст., другий – ХІV століття.

Найважливішим історичним документом є наш найдавніший літопис «Повість временних літ», який також дійшов до нас не в оригіналі, а у пізніших списках.

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги з’явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Я.Р.Даткевич Шашкевич Я.Р. Адміністративні, судові й фінансові книги на Україні в ХІІІ-ХVІІІ ст.ст.// Істор.джерела та їх використання. – К., 1969. вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.

Величезний масив актових книг відклався в результаті діяльності громадських і земських судів. В кожному повіті функціонували три судові установи: гродський, або адміністративний, земський і підкоморський суди.

Все, що відбувалося у судах, заносилося до актових книг. Більшість книг велося за подвійною системою: спочатку акти записувалися до чернетки – “протоколу” – за скороченою схемою, а потім переписувались у чистовик – індикту.

Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.

Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.

До ХV століття у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі. Справочинство вели дяки, а при намісниках – писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв’язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець ХV – початок ХVІ ст. склалася система приказів – центральних органів державного правління.

Усього приказів було близько 80, кожний з яких налічував від 3 до 400 показних людей. Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим.

У діяльності приказів ХV- ХVІІІ ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу – суддя. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління.

Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії. У травні 1710 року гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор “Пактів”, або так званої “Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська”. Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України.

Діловодство в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Застарілу систему