Вступ 6

1. Поняття та види діловодства 9

2. Документування управлінської діяльності установ

2.1 Загальні особливості управлінських документів 12

2.2 Мова і стиль розпорядчих документів 13

2.3 Правила скорочень у текстах документів 14

3. Розпорядчі документи

3.1 Рішення 16

3.2 Ухвала 17

3.3 Постанова 18

3.4 Наказ 20

3.5 Вказівка 21

3.6 Розпорядження 22

4. Специфічні особливості роботи з розпорядчими документами Івано-Франківської обласної ради

4.1 Документування управлінської діяльності 22

4.2 Складання та оформлення службових документів 23

4.2.1 Складання документів 23

4.2.2 Оформлення службових документів 24

4.2.3 Датування документів 26

4.2.4 Індексація документів 27

4.2.5 Погодження документів 28

4.2.6 Засвідчення документів 30

4.2.7 Додатки до документів 33

4.3 Оформлення проектів рішень, рішень обласної ради та розпоряджень голови обласної ради 35

4.4 Контроль і перевірка виконання документів 39

Висновки 41

Список використаної літератури 44

Додатки 46

Вступ

У добу творення незалежної держави, у зв’язку із закріпленням Конституцією України статусу української мови як державної, питання культури мовлення в Україні набувають особливої ваги. Ширшає коло тих, хто розмовляє, пише і читає українською мовою, як рідною. Писемне спілкування в державному, суспільному, політичному , господарському житті, в ділових відносинах між організаціями та установами також переходить на українську мову. Це спричиняє появу чималої кількості помилок і на певний час знижує рівень культури мовлення в загальнонаціональному вимірі.

Можна також говорити і про те, що у зв’язку з розвитком економіки та переходом її на ринкові відносини відбувається неабияке зростання обсягу документної інформації. Тому особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підрпиємств, організацій, створюють численні управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформації у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як “матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі”.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

Варто зазначити, що дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування відіграє надзвичайно важливу роль, оскільки однією з причин неякісного прийняття управлінських рішень є слабка теоретична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють цим комплексом уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів. Воно сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини в установі. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Саме розпорядчі документи (розпорядження, накази, вказівки, положення ) на тривалі строки закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов’язки, права і відповідальність органів управління та спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовими, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.

У курсовій роботі значна увага приділена саме документам групи “Розпорядчі”. Вони мають свої загальні особливості:

В роботі також узагальнено і систематизовано теоретичний матеріал про те, як правильно скласти той чи інший документ та викладено вимоги до оформлення кожного з їхніх елементів. Все це базуючись на основі чинних і міжнародних стандартів. Більша частина курсової роботи присвячена загальним і специфічним особливостям роботи із розпорядчими документами. Зокрема, для кращого розуміння цього процесу включено у курсову роботу такі розділи і підрозділи, як “Мові і стиль розпорядчих документів”, “Правила скорочень у текстах документів”, “Специфічні особливості роботи з розпорядчими документами”, “Оформлення додатків до документів” тощо.

Тема курсової роботи: “Організація роботи з розпорядчими документами на основі діяльності діловодної служби Івано-Франківської обласної ради”.

Об’єктом курсової роботи є документація Івано-Франківської обласної ради.

Предмет дослідження – Організація роботи з розпорядчими документами; дослідження загальних і специфічних правил їх ведення; вивчення загальних принципів роботи з розпорядчою документацією, її видами тощо на основі діяльності діловодної служби Івано-Франківської обласної ради.

Мета роботи – проаналізувати рух розпорядчих документів в Івано-Франківській обласній раді; розглянути особливості їхнього створення, дослідити окремі аспекти затвердження розпорядчих документів тощо.

1. Поняття та види діловодства

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме