створення документів.
Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.
У діловодстві розрізняють:
Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).
Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.
Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:
організаційні (положення, статути, інструкції, правила);
розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);
довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);
з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);
особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).
2. Документування управлінської діяльності установ
2.1 Загальні особливості управлінських документів
Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:
Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;
міністерства – накази, інструкції, вказівки;
державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;
головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;
виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);
власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази, інструкції, вказівки;
власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.
Управлінські документи мають свої загальні особливості:
створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;
служать засобом закріплення функцій органів управління;
містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;
процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.
Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.
Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.
Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.
Підставою для створення документів в установах є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінської діяльності, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.
В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
Управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є:*
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;*
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;*
потреба у правовому регулюванні діяльності.
Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
Рішення колегіальних органів доводиться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, шляхом надсилання їм рішень.
Рішення колегій установ провадяться в життя наказами установи (керівника установи).
2.2. Мова і стиль розпорядчих документів
Складання службових документів – важкий і складний процес, який займає багато часу службовців. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.
У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо-белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно – публіцистичний стиль, газетно-журнальний та літературно-критичний.
Офіційно-діловий стиль має специфічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу
Офіційно-діловий стиль – це мова ділових паперів. Він є одним з найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах XI-XII ст., а саме в українсько-молдавських грамотах, українських літописах тощо. Сфера вживання ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби суспільства в державному, громадському, економічному і політичному житті, тексти офіційно-ділового стилю мають виразні відмінності й у межах того самого жанру. Саме він є основним стилем, в якому складають всі організаційно-розпорядчі документи. Для нього характерні наступні спільні риси:
Наявність реквізитів, які мають певну черговість;
Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловлюванні;
Лексика здебільшого нейтральна;
Для чіткої організації текст ділиться на параграфи;
Найхарактерніші речення - прості поширені. Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв’язком.
2.3 Правила скорочень у текстах документів
У розпорядчих документах застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.
Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Принято розрізняти скорочення кількох типів:
1. Буквені (ініціальні) скорочення (абревіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.
2. Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.
3. Складноскорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.
4. Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами,