і герб області;
найменування установи – автора документа;
код установи;
код форми документа; назва виду документа (не зазначається на листах);
дата;
індекс;
заголовок до тексту;
текст;
підпис;
візи;
прізвище виконавця та номер його службового телефону;
позначка про виконання документа і направлення його до справи.
При складанні документів в апараті обласної ради необхідно дотримуватися таких вимог:
на документі зазначають посаду, прізвище та ініціали особи, яка його склала, підписала чи затвердила, дату його складання, підписання або затвердження;
у разі подання документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним у послідовності, що відповідає посаді;
якщо документ підписують кілька осіб, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні;
підписання документа, на якому зазначені посада і прізвище конкретної посадової особи, іншою посадовою особою (шляхом проставлення прийменника “за” або косої риски перед найменуванням посади) не дозволяється.
Оформлення службових документів
При оформленні документів в апараті обласної ради необхідно дотримуватися таких вимог:
документи друкують на лицьовому боці бланка встановленого зразка або на чистих аркушах паперу стандартних форматів А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) та А3 (297х420 мм) для додатків;
документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє – 2 см, праве – 1,5 см, ліве – 3 см (для рішень і розпоряджень – 3,5 см). Двосторонні документи друкують з дзеркальними полями;
складання документів на папері довільного формату не дозволяється;
документи друкують шрифтом Arial або Times New Roman 14 або 12 кеглем (для таблиць – 11) через півтора міжрядкових інтервали у форматі *doc, *rtf;
якщо документ містить дві і більше сторінки, другу і наступні сторінки нумерують. Номери сторінок проставляють арабськими цифрами без слова “сторінка” або “стор.” та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерацію сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починають з першої сторінки з цифрою 3.
Документи розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляють на бланках обласної ради. Встановлені такі види бланків:
бланк листів;
бланки нормативних актів (рішення, розпорядження) обласної ради.
Преамбула рішень обласної ради обов’язково містить слова “обласна рада вирішила”, при цьому слово “вирішила” друкують з нового рядка, вирівнюють по центру відносно основного тексту і виділяють жирно. У разі відсутності вступної частини преамбулою є ці слова.
Якщо документ має додатки, їх найменування зазначають в супровідному листі із зазначенням кількості аркушів у кожному з них.
Підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами, друкується від лівої границі текстового поля із зазначенням посади особи, яка підписує документ, з великої літери.
Розшифровку підпису у реквізиті “Підпис” друкують на рівні останнього рядка найменування посади.
Датування документів
Всі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Для документа, який приймає колегіальний орган, – дата його прийняття; для документа, що його затверджують, – дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, необхідно оформляти цифровим способом. Елементи дати подають трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік (після значення року кладуть крапку і слово “року” або скорочення р. не пишуть).
Наприклад: 30 жовтня 1998 року потрібно писати 30.10.98.
Але 30 жовтня 2002 року – 30.10.2002.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляють 0.
Наприклад: 3 квітня 1998 року потрібно писати 03.04.98. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 травня 1998 року (після значення року слово “року” пишеться без скорочення).
Дату на документі проставляє особа, яка його затверджує, під час затвердження.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа).
Дату підписання проставляють в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі.
Індексація документів
Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Індекс вхідного документа при його реєстрації складається з:
порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року;
індексу структурного підрозділу;
індексу справ за номенклатурою;
номера постійного кореспондента.
Наприклад: № 1133/14-182/170
Індекс вихідного ініціативного документа складається з:
індексу структурного підрозділу;
індексу справи за номенклатурою;
порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;
маленької літери “р”;
номера постійного кореспондента.
Наприклад: № 14-182/336-р/170
Індекс вихідного документа-відповіді складається з:
індексу структурного підрозділу;
індексу справи за номенклатурою;
порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року;
номера постійного кореспондента.
Наприклад: № 07-182/337/170
Виняток складають індекси розпорядчих документів, рішень, протоколів, а в окремих випадках - пропозицій, заяв і скарг громадян. Індексами цих документів є їхні реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.
Погодження документів
У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановлення відповідності до законодавства здійснюється погодження проекту документа.
Погодження може бути двох видів:
внутрішнє – в апараті обласної ради (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа);
зовнішнє – за межами обласної ради.
Внутрішнє погодження оформляють візуванням проекту документа посадовою особою. Віза включає:
особистий підпис;
ініціали та прізвище особи, яка візує документ;
дату візування.
У разі потреби зазначають найменування посади цієї особи. Наприклад:
Завідувач правового відділу
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Візу проставляють на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа. Якщо на лицьовому боці не вистачає місця, то її