проставляють на зворотному боці останнього аркуша примірника документа, який залишається в апараті обласної ради.
Зауваження і пропозиції до проекту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відмітку за такою формою:
Завідувач правового відділу
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
Про зауваження обов'язково доповідають особі, яка підписує документ.
Зовнішнє погодження проектів документів оформляють відповідним грифом. Гриф погодження ставлять нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша документа. Він включає в себе:
слово “Погоджено”;
найменування посади особи, з якою погоджують проект документа;
особистий підпис;
ініціали та прізвище;
дату погодження.
Наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Заступник голови обласної ради
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
У випадку, коли необхідне погодження більш, ніж трьох посадових осіб, складають аркуш погодження, про що роблять відмітку у самому документі на місці грифу погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляють за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва документа
Найменування посади Найменування посади
(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата Дата
Якщо погодження здійснюється колегіальним органом, замість посади і підпису зазначають номер протоколу засідання цього органу і дату.
Засвідчення документів
Засвідчення документів здійснюють шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.
У виконавчому апараті обласної ради документи підписують голова ради, його заступник та керуючий справами.
Підпис складається з:
найменування посади особи, котра підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене – документ надрукований на бланку);
особистого підпису;
ініціалів та прізвища.
Наприклад:
Голова обласної ради (Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня підписують всі примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам підписують тільки оригінал, який залишається у справі виконавчого апарату обласної ради, а зазначеним адресатам розсилають засвідчені канцелярією примірники.
Документи підписує, як правило, одна особа. У разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – усі відповідальні особи. При цьому їх підписи розташовують один під одним у послідовності відповідно до займаної посади.
Наприклад:
Голова обласної ради (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Головний бухгалтер (Підпис) (Ініціали, прізвище)
У разі підписання документа кількома особами, які займають рівнозначні посади, їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:
Голова Івано-Франківської Голова Івано-Франківської
обласної ради обласної державної адміністрації
(Підпис)(Ініціали, прізвище) (Підпис)(Ініціали, прізвище)
Якщо голова ради, підпис якого зазначений на проекті документа, відсутній, то документ підписує заступник, який виконує його обов'язки. При цьому обов'язково зазначають посаду особи, яка підписала документ, та її прізвище. Не допускається підписання документа з прийменником “за” або проставлянням косої риски перед назвою посади.
Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджують відповідні органи або посадові особи, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документа здійснюють шляхом підписання посадовою особою або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) затверджують відповідним розпорядженням голови ради.
Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження містить такі елементи:
слово “Затверджую”;
найменування посади;
підпис;
ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ;
дата затвердження.
Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Голова обласної ради
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата
Під час затвердження документа розпорядчим актом на документі розташовують гриф такого зразка:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядженням
голови обласної ради
від _____________ № ____________
Гриф затвердження розташовують у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи необхідно завіряти гербовою печаткою.
Гербову печатку ставлять також на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях.
Перелік інших документів, які необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначає установа на підставі чинних нормативно-правових актів.
На копіях документів, які надсилають в інші установи, ставлять печатку “Канцелярія”.
Печатку треба класти таким чином, щоб вона захоплювала 3-5 останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ.
Додатки до документів
Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Про наявність додатків зазначають тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчим документом (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки оформляють на стандартних аркушах, вони повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.
У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
“Розробити і подати на затвердження план згідно з додатком”.
Склад комісій, прізвища їх членів у розпорядчих документах або у додатках до них друкують без розділових знаків між ними, як правило, в алфавітному порядку із зазначенням повної назви посади делегованої особи. Імена наводять повністю.
Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.
Наприклад:
Додаток
до розпорядження
голови обласної ради
від ___________ № _____
У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери. Наприклад: Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Додатки до розпорядчих документів візують керівники структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляють у такому порядку:
якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту роблять таку відмітку:
Додаток: на_____арк. у_____прим.;
Якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання на_____арк. у_____прим.
2. Графік_____на_____арк. у_____прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків роблять таким чином:
Додаток: Висновок комісії_________ і додаток до нього,
всього на_____арк. у______прим.;
якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не