у разі великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додаток: відповідно до опису на______арк.;

якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа роблять таку відмітку:

Додаток: на______арк. у______прим. на першу адресу.

ОФОРМЛЕННЯ ПРОЕКТІВ РІШЕНЬ, РІШЕНЬ ОБЛАСНОЇ РАДИ
ТА РОЗПОРЯДЖЕНЬ ГОЛОВИ ОБЛАСНОЇ РАДИ

Розпорядчі документи в обласній раді (розпорядження голови обласної ради, рішення обласної ради) оформляють на бланках встановленого зразка.

Оформлення, реєстрацію та проходження проектів рішень обласної ради з питань організації роботи обласної ради здійснюють в порядку, встановленому Регламентом обласної ради.

Проекти розпоряджень готують за дорученням керівництва обласної ради і апарату обласної ради або в ініціативному порядку відповідні структурні підрозділи апарату.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (призначення і переміщення по службі, заохочення, відпустки, відрядження тощо) готує працівник правового відділу апарату, на якого покладено ці обов'язки, за відповідними дорученнями, поданнями або за його ініціативою.

Проекти розпоряджень голови обласної ради в обов’язковому порядку візують редактор, завідувач правового відділу, керуючий справами, заступник голови обласної ради.

У разі відсутності керуючого справами проект розпорядження візує особа, яка виконує його обов’язки.

Проекти розпоряджень, які мають комплексний характер, візують завідувачі відділів, які готували проект розпорядження або яким адресовані доручення.

Розпорядження оформляють із зазначенням повного найменування посади, наприклад:

Голова обласної ради (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Додатки до розпоряджень підписує керуючий справами.

Проекти розпоряджень голови обласної ради подає на підпис керуючий справами.

Підписані головою обласної ради розпорядження, додатки та матеріали, на підставі яких вони видаються, передають для реєстрації до протокольної частини загального відділу апарату, яка у встановленому порядку забезпечує їх реєстрацію, облік, тиражування та розсилання копій згідно з покажчиком розсилки.

Покажчик розсилки розпорядження голови обласної ради складає і підписує працівник, який його готував.

Реєстрацію розпоряджень здійснюють у спеціальному журналі.

Реєстраційний номер розпорядження складається з порядкового номера від початку року та літери “р”.

Наприклад, № 47-р.

Копії розпоряджень завіряють печаткою “Протокольна частина”, на них обов’язково проставляється адресат, після чого їх передають в канцелярію разом з покажчиком розсилки. Після розсилання копій покажчик розсилки, завірений спеціалістом по роботі з документами, повертають до протокольної частини.

Проекти рішень погоджують із службовими особами, які відповідно до їх компетенції мають безпосереднє відношення до питань, порушених у них.

Погодження проектів оформляють візами, що складаються з ініціалів та прізвища, особистого підпису особи, яка візує документ, і дати візування.

Проекти рішень обласної ради в обов’язковому порядку візують юридичні служби, начальники управлінь обласної державної адміністрації, керівники установ і організацій, що вносять їх на розгляд, заступники голови обласної державної адміністрації відповідно до розподілу обов’язків, редактор, завідувач правового відділу, голови постійних комісій, керівники відповідних відділів виконавчого апарату, керуючий справами та заступник голови обласної ради.

Правовий відділ має право вносити до проектів рішень і розпоряджень зміни та доповнення щодо їх правової обгрунтованості.

Додатки до проектів рішень візують керівники установ і організацій, що подали відповідні питання на розгляд обласної ради.

Розглянуті на засіданнях постійних комісій проекти рішень обласної ради доопрацьовують відповідно до прийнятих ними рекомендацій і зауважень та візують у встановленому порядку. Завізовані проекти рішень передають до організаційного відділу апарату.

Проекти рішень, прийняті обласною радою, подають до протокольної частини у день засідання. Разом з проектами рішень подають додатки і матеріали, на підставі яких вони прийняті.

На наступний день після засідання обласної ради, на якому були прийняті рішення, протокольна частина загального відділу присвоює відповідним рішенням номери.

Реєстраційний номер рішення обласної ради складається з:

Наприклад, № 4-1/2002.

При оформленні прийнятих обласною радою рішень і додатків до них не допускається внесення будь-яких змін або доповнень, не зафіксованих у стенограмах засідань обласної ради, крім усунення неточностей редакційного та юридичного характеру, які не впливають на зміст і розуміння тексту.

Протокольна частина оформляє рішення обласної ради в порядку їх надходження. У позачерговому порядку рішення оформляють тільки за дорученням керівництва обласної ради.

Рішення обласної ради на підпис голові готують відповідні працівники апарату, визначені керуючим справами. На зворотному боці останнього аркуша в обов’язковому порядку їх візують керівники установ і організацій, що внесли питання на розгляд, редактор, завідувач правового відділу апарату, керуючий справами обласної ради, заступник голови обласної ради.

Рішення обласної ради на підпис голові подає керуючий справами обласної ради.

Підписані головою обласної ради рішення, додатки та матеріали, на підставі яких вони видаються, передають для реєстрації до протокольної частини загального відділу апарату, яка у встановленому порядку забезпечує їх реєстрацію, облік, тиражування та розсилання копій згідно з покажчиком розсилки, заносить до спеціального журналу та водночас формує в електронному вигляді картку реєстрації, де зазначає номери, дати прийняття рішень, їх назви в базі даних “Рішення обласної ради”.

Покажчик розсилки рішення обласної ради складає і підписує працівник, який його готував.

Копії рішень завіряють печаткою “Протокольна частина”, на них обов’язково проставляється адресат, після чого їх передають в канцелярію разом з покажчиком розсилки. Після розсилання копій покажчик розсилки, завірений спеціалістом по роботі з документами, повертають до протокольної частини.

Копії рішень обласної ради вищестоящим органам державної влади разом із супровідним листом, підготовленим відповідним працівником апарату, надсилають фельд’єгерським зв’язком через канцелярію.

Копії рішень протокольна частина передає до редакції офіційного видання обласної ради та обласної державної адміністрації бюлетеня “Вісник” для опублікування.

Копії рішень обласної ради оформляють у відповідні контрольні справи і передають під розписку відповідальному за контроль працівникові апарату, визначеному керуючим справами.

Формування справ здійснює протокольна частина з оригіналів таких документів: