Видача копій, надсилання додаткових примірників рішень обласної ради та розпоряджень голови обласної ради установам, організаціям, посадовим

особам, , здійснює протокольна частина за дорученням керівництва.

6 Контроль і перевірка виконання документів

Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язковому контролю за виконанням підлягають закони України, постанови Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, запити та звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, рішення обласної ради.

Організацію роботи щодо контролю за проходженням документів, своєчасним вирішенням визначених у них завдань, ходом виконання у встановлені терміни рішень і доручень обласної ради здійснюють підрозділи виконавчого апарату.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені в розпорядчому документі, резолюції керівника та безпосередні виконавці. У разі, коли документ виконує кілька осіб, відповідальним за організацію виконання є той, хто зазначений в резолюції першим.

У необхідних випадках підрозділи або посадових осіб, на які покладається контроль за виконанням окремих документів, визначає керівництво обласної ради.

Контроль за підготуванням до розгляду проектів рішень обласної ради, їх проходженням в апараті та своєчасним поданням на розгляд сесії обласної ради здійснює організаційний відділ апарату.

Контроль за дотриманням термінів виконання завдань, визначених в рішеннях обласної ради, здійснює загальний відділ виконавчого апарату.

Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань здійснює консультант по роботі зі зверненнями громадян або інші підрозділи апарату, на розгляд яких передано звернення.

Контроль за дотриманням термінів виконання рішень постійних комісій обласної ради здійснюють секретарі або спеціально уповноважені члени цих комісій.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Доручення без зазначення термінів виконання виконують протягом місяця. Доручення з позначкою “Терміново” виконують в термін до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань – протягом 10 календарних днів. Відправлення доручень виконавцям здійснюють в день їх підписання; доручень з позначкою “Терміново” – негайно.

При необхідності продовжити термін виконання доручення виконавець зобов’язаний завчасно звернутися з аргументованим клопотанням до органу або керівника, які дали доручення, але не пізніше як за три робочих дні до закінчення терміну виконання доручення.

Підрозділи апарату, що здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у дорученні питань. Працівник, який здійснює контроль, інформує орган або керівника, які дали доручення, про хід та результати розгляду доручення.

Питання про виконання документа і зняття його з контролю вирішує орган, який його приймав, доручення – особа, яка його давала, або уповноважена ним особа.

Висновки

На основі курсової роботи можна зробити висновок, що документ, як основний носій інформації, є абсолютно необхідним для стабільної діяльності організацій загалом так і для діяльності Івано-Франківської обласної ради зокрема. На основі документів приймаються рішення управлінського характеру. В більшості випадків він є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між органами місцевого самоврядування. Також документ вважається засобом підтвердження правомірності дій керівницва обласної ради з юридичної точки зору. Керівництво обласної ради в першу чергу несе відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше збереження, як основних об’єктів, що відображають діяльність обласної ради у всіх сферах втілення практичних завдань.

Об'єктом дослідження курсової роботи була документація Івано-Франківської обласної ради, ефективна організація роботи з якою передбачає правильне складання і оформлення, контроль і перевірку виконання документів з мінімальними затратами часу і праці. Адже саме організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління та прийняття управлінських рішень, що суттєво впливають на оперативність та якість управління.

Отже, для будь-якої організації є дуже важливо постійно вдосконалювати документаційне забезпечення управління, оскільки це безпосередньо впливає на якість прийняття управлінських рішень.

Підставою для створення документів в обласній раді є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінської діяльності, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Івано-Франківській обласній раді визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність обласної ради здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Видання розпорядчих документів визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в Обласній раді є:*

Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, акти Ради міністрів Автономної Республіки Крим;*

провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;*

потреба у правовому регулюванні діяльності.

Треба сказати, що до групи розпорядчих документів належить багато різних документів. В курсовій роботі вдалося вказати на особливості написання лише певних видів, а детально дослідити тільки наявні в обласній раді рішення і розпорядження.

Під рішенням, як розпорядчим документом, розуміють акт, який ухвалюється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв’язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами.

Розпорядження – це акт управління посадової особи, державного органу, організації, установи, підприємства, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов’язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

В даній курсовій роботі була спроба дослідити специфічні особливості організації роботи з розпорядчими документами на основі служби діловодства в