Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисту відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.

Інструктивний характер мають також рекомендації, методичні рекомендації, методичні вказівки та інші подібні документи.

У комплексі організаційних підприємств (організацій, установ) особливу групу становлять посадові інструкції.

Посадова інструкція – це організаційно-правовий документ, що регламентує функції, обов’язки, права й відповідальність працівника під час діяльності на певній посаді. ЇЇ розробляють для кожної посади, передбаченої штатним розкладом. На підставі посадової інструкції розробляють трудовий договір (трудовий контракт) із працівником. І трудовий договір, і посадову інструкцію використовують у разі винекнення конфліктних ситуацій між роботодавцем та працівником.

Посадову інструкцію розробляє інспектор відділу кадрів чи інший спеціаліст, який відповідає за роботу з кадрами, обов`язково погоджує її з юрист-консультом і подає на затвердження керівникові підприємства (організації, установи). Всі зміни до посадової інструкції вносяться з відповідного наказу (розпорядження) по підприємству (організації, установі).

У посадовій інструкції обов`язково мають бути такі розділи :

1)Загальні положення, де зазначають сферу діяльності працівника, порядок його призначення на посаду та звільнення з неї, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки, підлеглість працівника та коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі.

2) Функції.

3) Посадові обов`язки.

4) Права.

5) Відповідальність.

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватись розділ, у яокму регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв`язків, порядок подання звітної інформації, тощо).

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

3.2 Положення

Положення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов’язки державних органів, установ та їх структурних підрозділів. Положення складають переважно при створені нових підприємств або установ.

За змістом розрізняють такі положення: про підприємства, організації, установи, фірми, заклади і т.п., їхні структурні підрозділи комісії, бюро, групи тощо, з регламентацією порядку їх утворення, створення, функцій, компетенцій, обов’язків та організацій роботи; що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання; про організацію й проведення культурно- й спортивно-масових заходів, конкурсів, оглядів тощо; структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів.

Положення поділяються на типові та індивідуальні, що створюються на основі типових. Типові положення розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм, а індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва безпосередньо на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця.

Оригінали положень про структурні підрозділи, згруповані у справу, постійно зберігаються в організаційному відділі установи, організації, підприємства, а у підрозділах – лише копії.

Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств розробляються на основі типових і затверджуються керівниками підприємств, організацій, установ. Цьому передує процес вивчення різних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Положеннями також визначається правовий статус тимчасово створюваних комісій, груп і т. п.

Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу.

Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).

Положення оформляють на загальних або спеціальних бланках організації або на чистих аркушах паперу формату А4 відповідно до ДСТУ 4163-2003. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.

Положення містить такі реквізити: назва організації чи структурного підрозділу, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс документа, місце видання або складання документа, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф погодження, візи, печатка (у разі потреби), відмітка про засвідчення копії, відмітка про наявність документа в електронній формі.

Текст Положення про структурний підрозділ складається з таких розділів:

1) загальні положення.

2) Власність і кошти підприємства.

3) Виробничо господарська діяльність.

4) Права та обов’язки підприємства або його підрозділів.

5) Структура управління.

6) Реорганізація і ліквідація установи, організація підприємств.

У першому розділі вказують цілі, що послужили підставою для створення підприємства, установи, організації або їх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв’язки з іншими організаціями та підрозділами.

У другому-вказуються основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їх призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників та службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпорядження надлишками невикористаних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо- господарська діяльність підприємства, визначаються завдання за якістю продукції. В залежності від специфіки діяльності, може відображатися хід капітального виробництва, винахідництва і реалізації, стан матеріального забезпечення, трудовий режим, порядок розподілу житлової площі, організація соціального страхування, оплата кредитів та інші.

3.3 Правила

До правил належать службові документи організаційного характеру, у яких викладаються настанови або вимоги, що регламентують певний порядок дій, поведінки юридичних та фізичних осіб. (див. дод. Б)

Розрізняють правила внутрішнього трудового розпорядку, підготовки документальних матеріалів до здачі