КУРСОВА РОБОТА

на тему:

Складання й оформлення службових документів

ЗМІСТ

1. Організаційно-правові документи

2. Розпорядчі документи. Накази з основної діяльності

3. Протоколи

4. Акти

5. Договори (контракти)

6. Сучасний діловий лист

7. Факс

8. Телефонограми

9. Доповідна записка

10. Довідка

11. Доручення

Резюме

Список використаної літератури

1. Організаційно-правові документи

Положення

Організації, державні та комерційні підприємства поряд з актами державної влади у своїй діяльності керуються положеннями, статутами, інструкціями та правилами.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов'язки органів управління на тривалий час.

Положення — це правовий акт, який визначає основні правила організації та діяльності, правове положення, права, обов'язки, організацію роботи державних органів, а також нижчестоящих установ, організацій і підприємств.

Положення бувають типові й індивідуальні. Типові положення розробляються для системи установ і підприємств, індивідуальні — на основі типових.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації, оформляється на загальному бланку і містить такі реквізити: назву організації, структурного підрозділу, місце видання, дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про погодження.

Положення підписує керівник організації і затверджує вища за підпорядкуванням організація.

Формуляр-зразок положення наведений нижче.

ПОЛОЖЕННЯ ЗАТВЕРДЖУЮ

про структурний підрозділ

Директор_________________

Дата (назва підприємства)

___________Розшифрування підпису

(підпис) Дата

Структура тексту

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права й обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини, зв'язок.

7. Майно та кошти.

8. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.

9. Реорганізація й ліквідація.

Керівник структурного

підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

ПОГОДЖЕНО

Юрисконсульт підприємства

__________ Розшифрування підпису

(підпис)

Дата

Статути

Статут — це правовий акт, що визначає структуру, функції, права, взаємовідносини організації з іншими організаціями.

Згідно із законодавством України статути після їх затвердження вищою організацією підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів. Як і положення, статути можуть бути індивідуальні й типові.

Зміст статуту складається з розділів, які мають заголовки та нумеруються арабськими цифрами. Статут — це основа для розроблення положення.

Формуляр-зразок повинен мати такі реквізити: назву організації, гриф затвердження, назву виду документа, місце видання, дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, відмітку про реєстрацію статуту, печатку. Затверджується статут зборами засновників. Відмітка про реєстрацію засвідчується печаткою реєстраційного органа.

Формуляр-зразок статуту наведено нижче.

Інструкції

Інструкція — правовий акт, в якому викладені правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності та взаємовідносини установ, службових осіб.

Зміст інструкції складається з розділів, які мають заголовки та поділяються на пункти та підпункти.

Текст інструкції повинен мати вказівний характер, для чого вживають формулювання "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється" тощо.

Формуляр-зразок інструкції повинен мати такі реквізити: назву виду документа, гриф затвердження, заголовок, дату, індекс, місце видання, текст, підпис, види погодження.

Інструкція оформляється на загальному бланку підприємства, підписується посадовою особою, яка її розробляла, а також візується керівниками усіх зацікавлених підрозділів, юристом та затверджується керівником організації.

2. Розпорядчі документи.

Накази з основної діяльності

Незалежно від характеру й типу діяльності організації, її організаційно-правової форми, компетенції управлінська діяльність установ здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Основне призначення розпорядчих документів — регулювання діяльності, що дозволяє органам управління забезпечити реалізацію поставлених перед ними завдань. Видання розпорядчих документів установ визначається актами законодавства, положеннями (статутами) про них. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.

Підставами для прийняття розпорядчих документів в установах є: Конституція (254к/96-ВР) і закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови й розпорядження Кабінету Міністрів України, рішення та постанови Верховної Ради Автономної Республіки Крим, а також проведення виконавчої й розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій.

Розпорядчі документи, які надходять до установи від органів вищого рівня, доводяться до організацій, що належать до сфери її управління. Установа має право розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня організаціям сфери управління разом із супровідним листом.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

В умовах колегіального прийняття рішень видаються постанови та рішення. За єдиноначальності — видаються накази, вказівки та розпорядження.

Найпоширенішим видом розпорядчих документів в управлінні є наказ.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Видання наказу в умовах єдиноначальності прийняття рішень такі:

1. Обґрунтування необхідності видання розпорядчого документа.

2. Збір і аналіз інформації з питання.

3. Підготовка проекту розпорядчого документа.

4. Погодження проекту документа.

5. Винесення проекту розпорядчого документа на розгляд керівництва.

6. Прийняття рішення (підписання документа).

7. Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Текст наказу складається з констатуючої й розпорядчої частин. У першій частині викладається мета видачі наказу. Другу позначають словом "НАКАЗУЮ". Вона складається з пунктів. А кожен пункт, у свою чергу, — з кількох частин: дія, термін виконання й відповідальний за виконання. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають осіб, яким доручається контроль за його виконанням.

У разі потреби в наказі перераховують раніше видані документи (накази, рішення), які цим наказом скасовуються.

Після складання тексту наказу необхідно провести його погодження й підписання.

Проект наказу погоджують із заступником керівника установи, також юридична служба перевіряє відповідність проекту наказу законодавству та розпорядженням вищих організацій, візує його за наявності необхідних віз.

Наказ підписує перший керівник установи або його заступник.

Міністерство освіти і науки України

НАКАЗ

м. Київ

16.07.02 №_______

Про впровадження основних правил діловодства

З метою перевірки наказу по міністерству "Про проведення заходів по впровадженню основних правил діловодства" від 10.07.02 №77

НАКАЗУЮ:

1. Призначити колегію у складі: Голова — Кравченко В. М. Секретар колегії — Волощук Т. П. Члени колегії:

1. Начальник відділу кадрів Попов С. В.

2. Інспектор канцелярії Ґудзь В. О.

2. Керівникам структурних підрозділів надавати членам колегії посильну допомогу й усю необхідну документацію.

3. Установити