7. Факс

Факс — узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв'язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства, фірми. Факс оформляється так само, як і службовий лист.

Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження (confirmation report) про те, що адресат одержав інформацію. У цьому підтвердженні (залежно від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних сторінок (Р), результат (results). Головною є графа Results, у якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється OK (o'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки й сторінку, на якій стався збій під час приймання документа) — то NG (negative).

Якщо одержані факси містять дуже важливу інформацію й призначені для тривалого користування, їх слід скопіювати, оскільки

папір, що використовують для факсів, дуже тонкий (коли для апарата використовують звичайний друкарський папір, то копіювати не обов'язково).

Текст факсу складається без скорочень.

8. Телефонограми

Телефонограма — термінові повідомлення, які передають адресатам телефоном.

Телефонограму використовують, коли треба терміново оповістити про засідання й наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях.

Реквізити телефонограм:*

назва документа;*

номер і дата телефонограми (дата телефонограми — дата її передачі);*

назва організації й службової особи — одержувача телефонограми;*

текст телефонограми має бути стислим, як і текст телеграми. Треба уникати слів, які важко вимовляються, складних зворотів. Слова записують повністю без скорочень. Текст телефонограми не повинен включати більше 50 слів;*

підпис службової особи — керівника організації або його заступника;*

у графах "Прийнято" і "Передано" зазначають посаду, ініціали та прізвище того, хто передає, хто приймає, та номери їх телефонів.

Телефонограми, як правило, складає секретар-референт. Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити керівника чи працівників, яким адресована телефонограма. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику.

На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

Зразок телефонограми додається.

ТЕЛЕФОНОГРАМА

00.00.02. №_________

Від кого____________Телефон____________Передав,

Кому______________Прийняв____________________

год._________________хв.____________________

Зміст

Посада (підпис) Розшифрування підпису

9. Доповідна записка

Доповідна записка — документ, адресований керівнику даної чи вищої організації, який містить виклад якого-небудь факту з висновками й пропозиціями автора.

Залежно від змісту доповідні записки можуть бути інформаційними або звітними. Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід чи розвиток певного процесу, звітна — повідомляє про завершення роботи або про хід виконання вказівок.

Доповідні записки поділяються на внутрішні, які адресуються керівнику установи, і зовнішні — вищій організації. Зовнішні доповідні записки складаються на загальному бланку організації, внутрішні — на стандартному аркуші паперу, як правило, в одному примірнику. Реквізитами доповідної записки є: назва організації, назва виду документа та його номер, місце складання, заголовок до тексту.

Підписує внутрішню доповідну записку автор, зовнішню — керівник організації.

Текст доповідної записки поділяється на дві частини. У першій викладаються факти, події, причини, які стали приводом для її написання. У другій дається аналіз ситуації, яка склалась, робляться висновки і пропозиції. Датою доповідної записка є дата її складення і підписання.

Зразок доповідної записки додається.

Кутовий штамп

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА Начальнику

12.06.02 №_______ будівельно-монтажного

м. Київ управління

Про перевірку стану житлових приміщень табору відпочинку для дітей

Згідно з Вашим дорученням проведена підготовка житлових приміщень табору відпочинку до прийому дітей.

Встановлено, що всі житлові корпуси знаходяться в задовільному стані. До табору завезено необхідні меблі й обладнання. Господарський персонал укомплектовано.

Однак у корпусі № 1 необхідно вставити скло, не завершено ремонт басейну.

Після усунення недоліків і приведення в належний стан території табір буде готовий до прийому дітей.

Начальник відділу (підпис) Б. А. Іваненко

10. Довідка

Довідка — це документ, який засвідчує біографічні та юридичні факти, діяльність окремих службових осіб. У діловодстві підприємства найчастіше виникає потреба складати довідки, що засвідчують роботу й оплату праці співробітників. Керівництво підприємства зобов'язане видавати довідки на прохання працівника про роботу в цій організації. При цьому можуть вказуватись спеціальність, посада, кваліфікація, час роботи й розмір заробітної плати.

Для зручності оформлення можна підготувати довідки на бланках формату А5 з адресними даними підприємства й трафаретним текстом.

Довідка, як правило, починається з прізвища, імені та по батькові особи (в називному відмінку), про яку даються відомості. Далі викладаються дані про посаду, зарплату.

У правому верхньому куті вказується місце, куди надається довідка. На довідці обов'язково повинна бути дата підписання. Якщо

здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, то поруч з датою проставляється порядковий номер довідки. Такі довідки готуються в одному примірнику. Одним із варіантів довідки є документ, що складається на вимогу керівництва й містить інформацію на господарську тематику. Наприклад, довідка про хід реалізації продукції за останній місяць. Довідки можуть бути внутрішніми й зовнішніми. Довідки, що призначені для керівника підприємства й не виходять за межі фірми, складає й підписує виконавець. При підготовці розгляду важливих питань на засіданнях колективних органів практикується підготовка розгорнутих довідок з аналізом діяльності підвідомчих організацій.

Довідки, що готуються на запит зовнішніх організацій, підписує керівник підприємства. При цьому довідка повинна мати заголовок, у якому розкривається короткий зміст і вказується дата чи період, до якого відносять наведені у довідці відомості. Якщо є потреба включити в довідку відомості з кількох питань, текст поділяється на розділи, які повинні мати заголовок і нумерацію арабськими цифрами. Текст довідки може оформлятися у вигляді таблиці, якщо він має цифрові показники.

Довідки з виробничої тематики складаються у двох примірниках. Один відправляється адресату, другий підшивається до справи. За наявності в довідці відомостей фінансового характеру вона підписується керівником організації, головним бухгалтером і завіряється