Уніфікація і стандартизація управлінських документів

Реферат

РОЗДІЛ 1

Уніфікація і стандартизація упралінських документів

1.1 Напрями уніфікації упрвлінських документів

Необхідність уніфікації документі виникла 40-50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперовіх документів ,що створювались і функціонвали в системі управління.

Счасний менеджмент являє собою безперервний процес соціально-економічних та організаційно –технічних перетворень ,які здійснюються на основі різних підходів із використанням численних методів і засобів.Однак результативність цих перетворень великою мірою визначається наявністю ефективних зв’язків між керуючим і керованим середовищем, що забезпечує своєчасну і достовірну інформацію про поведінку чи стан об’єктів управління.

Сферою сучасного менеджменту є вся сукупність факторів,що так чи інакше впливають на ефективність виробництва і результативність діяльності підприємства чи установи.Таке розуміння сутності менеджменту вимагає з’ясування питання про необхідну і достатню кількість документів ,що функціонують в управлінському середовищі .Правильно обрана і побудована система менеджменту реалізовує свої основні функції через певні види документів .Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм,які хасвідчують галузеву належність документів чи їх функціональне призначення .Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі .За цим принципом виділяються такі системи документації:

*галузеві

*функціональні

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо..Кількість таких систем обумовлена кількості галузей суспільної діяльності ,і виникнення нових її напрямів супроводжується появою спецефічних видів документів,на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління :планування ,організація,контроль,облік,аналіз...Особливість функціональних систем полягає в тому,що вони можуть поширюватися на всі установи ,організації і підприємства,незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного ,взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись.Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень .Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами .

Таким чином ,метою уніфікації управлінських документів є:

-зменшення кількості документів ,використовуваних в управлінській діяльності;

-типізація їх форм ;зниження трудомісткості їх обробки ;основи спільності або суміжності функційуправління;

-використання технічних засобів для підготовки ,обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному виглядіпередбачає докальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку ,апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкрентних документів у межах однієї установи або її

структурного підрозділу.Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник

3

уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад,уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи ;уніфіковані форми документів про прийняття на роботу : заява,характеристика,особовій листок обліку кадрів...)

Для комплексної уніфікації відносяться:

-державна уніфікація ,при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних ,доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (Дк 010-98).Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту ,що функціонує в маштабі країни ;

-галузева уніфікація ,що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в коткретній галузі.Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами ,підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

-міжнародна уніфікація .Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення .Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт(наприклад,ISO15489-2201” Інформація та документація.Управління документацією“).

Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів:при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів,що перебувають у взаємному зв’язку .Незважаючи на відмінності між ними,обумовлені галузевою специфікою ,результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику,що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи,галузі чи економіки країни в цілому.За таким принципом здійснюється робота ,спрямована на формування уніфікованих сиситем документації ,тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів,призначених для документування конкретних функцій управління .На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації.Зокрема,такі з них,як “Уніфікована система документації з праці,соціальних питань і соціального захисту населення “чи”Уніфікована система документації Пенсійного фонду “,відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД),що використовується всіма установамиЮорганізаціями,підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління,оскільки в ній відображається організаційна діяльність ,спрямована на реалізацію основних функцій управління.З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду,установ вищого рівня і керівництва певного органу управління.За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітниї органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документиування управлінської діяльності широкого кола установ ,підприємств і організацій.

Отже,галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної :для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність.

Кожний документ своїм видом (формою)і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками .система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу,поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту,визначення документної форми відповідно до рівня управління,за формою її представлення...

Таким чином ,документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність ,яка відзначається великою кількістю параметрів і показників .що обумовлює роль уніфікації

4

як одного з дієвих напрямів удосконалення