Зміст
Вступ 5
Розділ1 Основні теоретичні поняття про документообіг на підприємстві
1.1 Поняття документообігу. Схеми руху документів 8
1.1.1 Обсяг документообігу та вимоги до нього 10
1.2 Етапи документообігу 11
1.2.1 Попередній розгляд документів 12
1.2.2 Реїстрація документів 13
1.3 Контроль за виконанням документів 16
Розділ 2 Аналіз основних вимог до організації документообігу та їх застосування на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув"
2.1 Система документообігу ВАТ “Львівгазвидобув" 18
2.2 Регламентація документообігу 19
2.3. Контроль за потоками документів на підприємстві 22
ВАТ “ Львівгазвидобув’’
2.4. Скорочення бюрократизації на підприємстві 24
Висновки 25
Список використаної літератури 26
Додатки 28
Вступ
Термін "документообіг" на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. У даній роботі терміни "документообіг", "діловодство" та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи підприємства, установи чи організації. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів.
Документ є основою будь-якого обліку, що ведеться на підприємстві, чи то бухгалтерський, статистичний або оперативний. Вірна організація документообігу сприяє проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Незалежно від масштабів діяльності підприємства, потік оброблюваних документів досить великий. Рівень ділових процесів суттєво впливає на результативність функціонування будь-якого підприємства, на його оперативність, економічність, надійність функціонування підприємства в цілому. При раціональній організації документообігу підвищується продуктивність і ефективність праці, виконуваної працівниками підприємства, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління. Правильна організація документообігу є також досить важлива для становлення іміджу сучасної установи [14, с. 4].
Існуючий стан діяльності вітчизняних державних та господарських структур свідчить про необхідність удосконалення організації діловодства. Дається взнаки подекуди невисока компетентність кадрів та функціональних структур, що мають забезпечувати процеси створення документів різних видів, організації документообігу та зберігання документів в установі.
Разом з тим, одним з головних завдань сучасного діловодства визначено гармонізацію змісту вітчизняного управлінського діловодства із змістом загальноприйнятих (світових) норм управління документацією. Тому до проблеми організації документообігу посилено увагу ряду вітчизняних фахівців та провідних вищих закладів. Питаннями гармонізації та оптимізації організації документообігу займалися такі провідні вітчизняні вчені як Асєєв Г.В., Кавторєва Я. Ю., Котдієва Я. І., Митяев К. Г., Блощинська В. А. та інші.
Сьогодні є актуальним свідоме ставлення до питань опрацювання оптимальної моделі організації діловодства на підприємстві відповідно до чинного законодавства. Саме в цьому аспекті необхідно забезпечити вивчення таких аспектів:
1. Організація системи раціонального документообігу та ділового технологічного циклу на підприємстві.
2. Визначення найефективніших форм та методів документування управлінської діяльності.
3. Забезпечення системи організації та ведення службової доку-ментації в установах, організаціях різних типів та видів [9, с. 65] .
Технологічна подібність діловодних процесів дозволяє сформулювати однакові вимоги до документів і організації документообігу на підприємстві . У звязку з цим рекомендації, викладені у цій роботі, можуть бути застосовані практично на будь-якому підприємстві або організації.
Обєктом розгляду курсової роботи є система організації та ведення корпоративної документації.
Предмет – документообіг та діловодний технологічний цикл на підприємстві.
Мета – на основі теоретичних відомостей проаналізувати методику оранізації документообігу на прикладі підприємства ВАТ “Львівгазвидобув”.
У процесі досліжження теми організації документообігу на підприємстві до неї було поставлено такі завдання :
- висвітлити основні теоретичні відомості щодо організації документообігу на підприємстві;
- визначити основні елементи документного циклу підприємства;
- дослідити особливості корпоративного документного обігу;
- проаналізувати дотримання вимог, які стосуються організації документо-обігу на підприємстві.
У ході написання роботи також були використані такі методи:—
метод аналізу;—
метод синтезу;
порівняльний метод;
узагальнення;
протиставлення.
Розділ 1 Основні теоретичні поняття про документообіг на підприємстві
1.1 Поняття документообігу. Схеми руху документів
У процесі здійснення господарської діяльності підприємству доводиться мати справу з великою кількістю різних документів. Порядок їх обробки і руху на підприємстві з моменту створення чи одержання до здавання в архів , як правило, регламентується положеннями графіка документообігу, затвердженого наказом (розпорядженням) керівника підприємства . Графік документообігу обов'язково має бути погоджений з обліковою політикою, прийнятою підприємством .
Основні правила складання графіка документообігу, а також загальні норми і правила оформлення документів викладено в “Положенні про служби діловиробництва” та “Інструкції з організації діловиробничого процесу в закладі ” .
Графік документообігу може бути оформлено у вигляді схеми або переліку робіт щодо створення, перевірки й обробки документів, виконаних кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням взаємозв'язку і термінів виконання робіт [Див. додаток А].
Працівники структурних підрозділів підприємства заповнюють і додають документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожен виконавець одержує виписку з графіка, у якій перелічуються документи, що належать до сфери діяльності виконавця, і терміни їх подання до підрозділів підприємства.
Відповідальність за дотримання графіка документообігу, якісне задоволення (складання) документів, вірогідність відомостей, вміщених у них, несуть особи, які підписали документ.
Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу на підприємстві здійснює головний бухгалтер .
При організації документообігу підприємство стикається з такими поняттями:
Документ – інформація зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.
Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений у встановленому порядку.
Документообіг – рух службових документів на підприємстві (організації) від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.
Реєстрація документів – фіксування факту створення чи одержання документів шляхом присвоєння їм порядкового номера і запису встановлених відомостей про них.
Бланк документа – це зафіксована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією реквізитів
