У документаційному забезпеченні підприємства можна виділити три групи документів:

внутрішні;

що надходять (вхідні);

що відправляються (вихідні).

Кожна з цих груп має свої особливості обробки і проходження. Порядок складання й узгодження внутрішніх документів не має істотних відмінностей від складання вхідних документів і включає ті ж операції, за винятком відправлення адресату.

Реєстрація може проводитись для всіх груп документів, але насамперед для вхідних. Багато підприємств не ведуть реєстрацію внутрішніх документів.

Робота з виконання і контролю виконання охоплює внутрішні, вхідні документи і тільки як виняток – вихідні. Від стадії формування справ усі групи документів проходять ті самі операції, крім вхідних документів, що, за рідкісним винятком, на архівне зберігання не передаються.

Процес руху документів від моменту їх створення (одержання) до моменту передання до архіву (знищення) можна подати у вигляді схеми [Див. додаток В].

Вимоги до потоків документів:

- рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

- принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача [4, с. 25].

Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документних потоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності , особовому складу в залежності від обсягу документообігу [Див. додатки Б-В].

1.1.1 Обсяг документообігу та вимоги до нього

Всі потоки обігу документів в організації рекомендується підраховувати. Загальна кількість документів, опрацьованих протягом календарного року називається документним масивом або обсягом документів організації за визначений період.

Обсяг документообігу – кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу. Облік обсягу документообігу здійснюється з метою отримання даних для розрахунку штатної чисельності діловиробничого процесу, вибору технічних засобів для механізації діло виробничих процесів, діяльності підприємства в цілому.

Окремо рахують вхідні, вихідні та внутрішні документи, з них примірники та копії, виготовлені шляхом оперативного розмноження . Вираховуються всі документи оскільки на виготовлення опій витрачаються кошти, експлуатуються технічні засоби та машинний час. Загальна кількість підрахованих документів записується дробом, де чисельник – кількість основних документів (внутрішні, вхідні та вихідні), а знаменник – кількість копій.

Облік обсягу документообігу найкраще здійснювати в певні періорди календарного року. Підраховувати спочатку щомісяця, щоквартально, за півроку, а вже потім – за рік. Це набагато спростить роботу в структурних підрозділах та проілюструє прогресію або спад чисельності документів на підприємстві в певні періоди діло виробничого процесу. Документальний вираз підрахунку чисельності документів – складання відомості даних про об’єм документа [8, с. 211].

1.2 Етапи документообігу

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання. Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис "особисто" чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо). При розкритті конвертів перевіряється їх цілісність, а також відповідність номерів на документах і конвертах. У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа, складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в канцелярії. Якщо виявлено пошкодження конверта необхідно зробити відповідну позначку в поштовому реєстрі. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення і одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Конверти додаються також до судових, арбітражних справ, позовних заяв і касаційних скарг та листів, заяв та скарг громадян. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику чи пересилаються за належністю [9, с. 26-27].

1.2.1 Попередній розгляд документів

Попередній розгляд документів здійснює керівник канцелярії, установи або інша, призначена для цього особа відповідно до розподілу функціональних обов'язків. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом (власником) установи або безпосередньо виконавцями відповідаю до їх функціональних обов'язків, визначення необхідності їх реєстрації, а також встановлення терміну виконання. Здійснюється він у день одержання документів або у перший робочий день у разі їх надходження у неробочий час. Доручення вищих органів правління, телеграми і телефонограми необхідно розглядати негайно. У ході попереднього розгляду документів варто керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами руху документів. Керівництву або власнику установи насамперед передаються документи урядових або інших вищих органів, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності установи та потребують їх вирішення [16, c. 89]. Інші документи переда-ються структурним підрозділам і виконавцям за призначенням. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюції. З метою забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівництвом установи чи її власником розробляє графіки доставки кореспонденції підрозділам.

Після розгляду документів канцелярія повинна їх зареєструвати.

1.2.2 Реєстрація документів

Реєстрація документів полягає у фіксації факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовних позначень - реєстраційних індексів з подальшим записом