у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Реєструються документи з метою забезпечення їх обліку, контролю виконання і оперативного використання наявної в них інформації. Як правило, реєстрація документів здійснюється централізовано. Децентралізована реєстрація припускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи. Місце реєстрації документ із закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо) як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. В разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший повторно він не реєструється. Реєстрація документів проводиться в межах груп залежно від найменування, виду, автора і змісту. Окремо, наприклад, реєструються урядові документи, накази керівника з основної діяльності, накази щодо особового складу та про відрядження, рішення колегії, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, заявки на матеріально-технічне постачання. У процесі реєстрації документам надаються умовні позначення реєстраційні індекси, які складаються з порядкових номерів у межах тішу документів, що реєструються і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів тощо. Для реєстрації всіх категорій вхідних і створюваних документів у державних установах застосовується реєстраційно-контрольна картка, придатна для обробки засобами обчислювальної техніки. У невеликих установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік допускається застосовувати журнальну форму реєстрації. За карткової форми реєстрації вид і визначення кількості картотек залежить від конкретних потреб роботи установи. В установах, де довідкові картотеки ведуться у структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках: для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передасться разом із документом. У разі взяття документа на контроль виготовляються три примірника картки. Для зручності реєстраційні картки групуються в обліково-ділові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, як правило, складаються з двох частин : виконаних і невиконаних документів. Перша частина використовується для пошуку виконаних документів з певного питання, друга - для пошуку документів у процесі їх виконання за виконавцями, кореспондентами або строками виконання. Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямками діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки. За журнальної форми реєстрації документів рекомендується вести такі журнали реєстрації:
а) урядових документів;
б) наказів керівника установи з основного складу;
в) наказів щодо особового складу;
г) відряджень;
д) рішень колега установи;
е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.
Форма журналу реєстрації вхідних документів
Дата та індекс доку-мента | Кореспондент | Корот-кий
зміст | Резолю-ція | Відмітка про виконання
1 | 2 | 3 | 4 | 5
Форма журналу реєстрації вихідних документів
Дата та індекс документа |
Кореспондент |
Короткий зміст |
Відмітка про виконання
1 | 2 | 3 | 4
Форма журналу реєстрації внутрішніх документів
Дата та індекс документа |
Хто підписав |
Короткий зміст |
Відмітка про виконання
1 | 2 | 3 | 4
Автоматизована реєстрація документів проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних засобами обчислювальної техніки. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, складеної на базі обов'язкових реквізитів реєстрації, що забезпечують сумісність програмно-технічних засобів або шляхом прямого вводу з документа реквізитів реєстрації. Обов'язкові реквізити реєстрації: назва документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст;резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);відповідальний виконавець;термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата виконання, індекс документа-відповіді). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконавця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо. Порядок розміщення реквізитів визначає установа. За автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності сітки центральний банк реєстраційних даних. Автоматизовані банки даних забезпечують працівників апарату управління інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою вводу інформації на дисплей і виготовлення машинограм. Поступаючі документи фіксуються в "Журналі вхідної кореспонденції" [10, c.211-214].
Наступною складовою документообігу є контроль за виконанням документів.
1.3 Контроль за виконанням документів та його терміни
Контроль за виконанням документів і прийнятті рішень – невід'ємна функція управління, необхідний елемент організації управлінської діяльності і складова частина дідо виробничого процесу. Метою контролю є забезпечення своєчасного і якісного виконання документів (рішень, завдань і доручень), отримання оперативної інформації.
Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій:
першу групу контрольованих операцій виконують самі курівники;
другу – діловиробничі служби підприємства.
Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці та завдання. Обов’язковому контролю підлягають: накази, розпорядження, постанови подання та інші документи.
Дії з контролю включають в себе:
- поставлення документа на контроль;
- своєчасне направлення документа виконавцю;
- перевірка та регулювання ходу виконання;
- облік, узагальнення та аналіз результатів контролю;
- інформування керівника;
- підготовка матеріалів для зняття документів з контролю.
Кожен документ повинен виконуватися в терміни, зазначені безпосередньо в ньому, або терміни, визначені нормативними документами (інструкціями, положеннями). Терміни виконання вимірюються календарними днями з часу надходження документа, його підписання чи затвердження. За характером