Терміни виконання можуть бути впроваджені, якщо виконавець з об’єктивних причин не може виконати доручення у вказаний термін. В такому випадку він зобов’язаний в день одержання документа або не пізніше як 3-5 днів до закінчення терміну звернутися з обґрунтованими пропозиціями про продовження строків до керівника, який написав контрольну резолюцію. Інакше документ вважатиметься не виконаним [9, c.216-217].

Розділ 2 Аналіз основних вимог до організації документообігу та їх застосування на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”

2.1 Система документообігу ВАТ “Львівгазвидобув”

До системи документообігу підприємства “Львівгазвидобув” входять різноманітні документи – листи, договори, посадові інструкції, бухгалтерські звіти та інші документи, від яких залежить ефективність управління підприємством у цілому. Правила документообігу – один з важливих елементів облікової політики. Підприємство зобов’язане сформувати їх і затвердити. На мою думку, графік документообігу робити частиною наказу про облікову політику не доцільно. Краще записати у ньому: “Документування господарських операцій здійснюється згідно з графіком документообігу, який керівник організації затверджує окремим наказом”. Тоді можна правити графік так часто, як це буде потрібно, на відміну від облікової політики. Адже будь-що змінювати у ній можна тільки з початку року, щоб перевірка не вплинула на документообіг .

Щоб надання перевіряльникам документів не вплинуло на нормальний

документообіг, документи слід надавати у визначеній послідовності і тільки ті, які зазначені в посвідченні на перевірку відповідно до розпорядження ДПАУ “Про посвідчення на перевірку” від 20.05.97 р. До таких належать грошові документи, бухгалтерські книги, звіти, кошториси, декларації та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків та інших платежів у бюджети, внесків до державних і цільових фондів. Може контролюватися наявність свідоцтва про державну реєстрацію суб’єктів підприємницької діяльності, спеціальних дозволів (ліцензій, патентів) на її здійснення, а також порядок проведення розрахунків із споживачами. Інспектор має право вимагати лише ці документи. А якщо йому необхідні ще й інші (листи, факси тощо), це повинно бути документально зафіксовано у новому розпорядженні. Усні вимоги в такій ситуації недійсні. Якщо податковий інспектор хоче ознайомитися з документами, які містять комерційну таємницю або конфіденційну інформацію відповідно до внутрішнього положення підприємства, йому слід повідомити, що це документи особливого виду таємності.

До документообігу у фізичних осіб ставлять такі ж вимоги до їх документації, як і до документів юридичних осіб, на мою думку, фізичні особи, при визначенні термінів зберігання своїх документів, повинні керуватися Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств (затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 р. №41 і зареєстрованим у Мін’юсті 17.09.98 р. за №576/3016). Норма відповідальності за умисне знищення, пошкодження або викрадення офіційних або приватних документів передбачена ст. 357 Кримінального кодексу: викрадення, привласнення, вимагання офіційних документів, штампів чи печаток або заволодіння ними шляхом шахрайства чи зловживання службовим становищем, їх умисне знищення, пошкодження чи приховування, а також здійснення таких самих дій щодо приватних документів на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форми власності, вчинене з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах, – караються штрафом до 50 н.м.д.г. (850 грн) або обмеженням волі на строк до трьох років. Грамотно побудована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією [16, с.25].

2.2 Регламентація документообігу

Документообіг є в будь-якій компанії – від невеликого магазину до великого холдингу. Але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком бізнесу така робота стає необхідністю. Можливо, співробітники компанії не одразу звикнуть до того, що їхні дії регламентовані, проте це дозволить їм заощадити час при виконанні своїх обов’язків – а, отже, працювати ефективніше. Будь-яка компанія через зростання кількості співробітників і контрагентів стикається з потоками неструктурованої інформації. Без регламенту документообігу на будь-якому підприємстві будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод. Крім того регламент документообігу є інструментом підвищення дисципліни співробітників. Персонал доводиться навчати і роботи на комп’ютері, і правильного оформлення документів. Якщо працівник володіє цією навичкою, вміє звертати увагу на деталі, він стає дисциплінованішим. Для компанії це означає, що первинні документи вчасно потрапляють до офісу компанії, отже, можна контролювати і платежі, і роботу.

Отже з чого почати розробку регламенту :

1. При побудові будь-якої системи документообігу потрібно прагнути до мінімізації етапів узгодження та кількості документів, які вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів. Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів. Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює