2. Кількість і призначення регламентів визначаються, насамперед, складом операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою бізнесу. Регламенти, як правило, розробляють різні відділи: загальний відділ – регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур. Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції. Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у т. ч. пункти, які можна тлумачити по-різному. За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

3. Один із найбільш трудомістких – регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс. Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них. У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо. У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником. Регламент документообігу передбачає систему контролю потоків документів.

2.3 Контроль за потоками документів на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”

Як контролює документообіг ВАТ ”Львівгазвидобув”? Наведемо декілька прикладів контролю документообігу у компанії . Усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців і ставить позначку “ДО”, якщо потрібний особливий контроль. Це означає, що до зазначеної на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електронною поштою: які дії виконано, які результати і які проблеми виникли. Тільки після цього звіту будуть прийматися подальші рішення. Компанія ВАТ “Львівгазвидобув” має особливий бланк ідентифікації документів. Перед тим, як передати, наприклад, у бухгалтерію рахунок або рахунок-фактуру, накладну чи акт, у цьому бланку вказується, що це за документ, хто його склав, у рамках якого проекту та інше. Заповнює бланк співробітник, який працював з документом. Наприклад, інженер, який виїжджав для налагодження обладнання, або менеджер, який проводив переговори з замовником.

Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті з нього, передаванні до архіву. Окремі елементи кожного з таких процесів вимірюються за кількістю документів, співробітників, зайнятих їх обробкою, часом обробки. Точність вимірів підвищується завдяки передаванню документів за маршрутами всередині компанії з використанням реєстрів – форми, яка давно застосовується в діловодстві. Реєстр можна складати як в електронному, так і в паперовому вигляді, у формі таблиці, яка містить інформацію про те, від кого кому, для яких цілей і в які терміни переданий документ. За необхідності можна включати до нього і додаткові відомості, наприклад, фактичний термін обробки документа. При цьому в регламенті закріплюється час обробки, що дозволяє спрогнозувати час його надходження на наступний етап маршруту. Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки документів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов’язані. Це може бути кадрове питання (співробітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктурне (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, але й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Потрібно вчасно їх коригувати, якщо щось змінилося в процесах. Контроль може бути різним. Наприклад, якщо в термін не здано бюджети підрозділів, можна провести з відповідальним співробітником розмову. Якщо ж пропущені всі терміни і керівник повинен брати відповідальність на себе, не можна виключати накладення на співробітника штрафу. Коли мова йде про вчасно не узгоджений договір, його можна повернути на доопрацювання, попередньо з’ясувавши причини зриву термінів, або застосувати заходи адміністративного впливу – накладення штрафу, депреміювання. Спеціальний відділ контролю документообігу, на наш погляд, доцільно створювати лише у великих компаніях. Важливий зворотний зв’язок зі співробітниками компанії. На жаль, далеко не завжди з документів можна скласти уявлення про реальний стан справ. Тому щотижня доцільно збирати керівників відділів, обговорювати процес виконання проектів. Часто співробітники висловлюють те, що хоча й не відображено у документах, але є підставою для коригувань планів та бюджету компанії. Контролюючи документообіг, ми контролюємо бізнес-процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, – функціональний керівник. Добре, якщо вдасться