2.4 Скорочення бюрократизації документообігу на підприємстві

Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії. Як її уникнути? Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може на-ділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань. Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один – переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно. Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з “ланцюжка” документообігу. Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві “ланки” з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

Висновки

На кожному підприємстві відбувається постійне обертання документів незалежно від їх кількості. Чим більшим є обсяг документної інформації, тим складнішою є організація документообігу. Правильна організація документообігу, у свою чергу, сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Рух документів на підприємстві вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних умов до потоків документів:

рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

документ може однократно перебувати в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Сьогодні документообіг є на кожному підприємстві. Часто компанія стикається з неконструктивною інформацією через зростання кількості співробітників і контрагентів. Саме тому компанія повинна розробити регламент документообігу, що дозволить заощадити час та працювати ефективніше. Регламент є також засобом підвищення дисципліни співробітників.

При дослідженні організації документообігу на підприємстві ВАТ ''Львівгазвидобув '' мною були виявлені найбільші порушення саме в його регламентації. Сьогодні, коли технології дозволяють ефективніше та швидше опрацьовувати великі документі потоки, перехід на автоматизовану систему документообігу дозволить набагато пришвидшити управлінські процеси та оптимізувати документообіг в цілому.

Список використаної літератури

ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа : Терміни та визначення понять. – К.: Держспоживстандарт України, 2005. – 111 с.

Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. – Затверджено від 16.03.2001. – Державний комітету архівів України . – 43 с.

Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.

Асєєв Г. В. Концептуальні підходи до проблем управління документацією // Вісник Книжкової палати. –2006. – №11. – С. 25.

Асєєв Г. В. Методологія корпоративного документообігу: схеми і вимоги до них// Вісник Книжкової палати. – 2006. – №3. – С. 29-32.

Асєєв Г. В. Методологія корпоративного документообігу: технологічність управління та опрацювання даних// Вісник Книжкової палати. – 2005. – №9. – С. 26-30.

Асєєв Г. В. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи// Вісник Книжкової палати. – 2004. – №4. – С. 26-29.

Блощинська В. А. Сучасне діловедення. Навч. посібн. – Івано-Франківськ: Полум'я, 2000. – 269 с.

Виноградова О. Б. Науково методичні засади навчальної дисципліни “Діловодство’’// Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія.–2005.– №1.– С. 65-67.

Діденко А. Н. Сучасне діловодство. Навч. посібн. – К.: Либідь, 1998.- 256 с.

Ділові папери та документи підприємницької діяльності/ Упоряд. В. Л. Куліні-ченко. – К.: Укр. центр духовної культури, 1996. – 144 с.

Євтушевський В.А. Основи корпоративного управління: Навч. посібн.– К.: Знання-Прес, 2002. – 285 с.

Кавторєва Я. Ю. Документообіг: організація та ведення. – 5-те вид., перероб. і доп. – Х.: Фактор, 2004. - 220 с.

Котдієва Я. І. Документообіг: організація та ведення . – 3-тє вид., перероб. і доп. – Х.: Фактді, 2002. – 163 с.

Кушнаренко Н. Н. Документоведенние: Учебник. – 4-е издан., испр. – К.: Знання, 2003. – 459 с.

Левицька Н.І. Як ефективно «оптимізувати» документообіг// Галицькі контракти. – 2006 . – №3 . – С. 25.

Методичні вказівки до виконання курсових робіт з дисципліни “Діловодство ’’ для студентів усіх форм навчання/ Пахомов В. М. – Івано-Франківськ: Факел, 2000.–72 с.

Митяев К. Г. Документоведение, его задачи и перспективи розвития// Вопросы архивоведения. – 1984. - №2. – С. 32.

Нілова І. В. Окремі поняття теорії документознавства// Вісник книжкової палати. – 2005. - №7. – С. 29-30.

Организаия роботы с документами: Учебник/ В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА, 1998. – 575 с.

Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

Пікульський В. О., Дубова С. Ю. Автоматизація документообігу