Зміст

Вступ 5

1 Формування та оформлення справ

1.1 Норми та вимоги до формування справ 7

1.1.2 Групування окремих категорій документів 10

1.2 Номенклатура справ як необхідна передумова формування справ 13

1.3 Підготовка документів до зберігання і наступного використання 15

1.3.1 Оформлення справ 16

1.3.2 Опис справ

2 Особливості формування та оформлення справ на приватному підприємстві «Аріафарм»

2.1 Загальна характеристика ПП «Аріафарм» 20

2.2 Аналіз якості формування справ на ПП «Аріафарм» 21

2.3 Критерії відбору окремих категорій документів у справи на

ПП«Аріафарм» 23

2.4 Методи оформлення справ на ПП «Аріафарм» 26

Висновки 28

Список використаних джерел 31

Вступ

Діловодство – сукупність процесів, що забезпечують документуван-

ня управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами.

Сучасне діловодство – система життєво важливих дій організації, пов`язаних, в першу чергу, з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення [5, c.3].

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діловиробничого процесу. Саме цей процес передбачає правильне оформлення та функціонування документів, для чого є необхідною наявність знань з організації окремих ділянок роботи певної установи. Невід’ємною частиною такого процесу є формування та оформлення справ. Саме тому дана курсова робота присвячена цій темі.

Актуальність даної теми полягає у тому, що правильне формування та оформлення справ на підприємстві сприяє оперативному пошукові потрібних документів, їх збереженню та упорядкуванню всього діловодства.

У курсовій роботі досліджена література, яка найбільше присвячена даній темі. Це насамперед підручники, навчальні посібники, статті з газет та журналів, закони та держстандарти України. Дану тему досліджувало багато науковців України, а саме Блощинська В.А., Діденко А.Н., Макаро-

ва Н.В., Николайчук Т.С., Палеха Ю.І. та інші.

Дана курсова робота складається з вступу, двох розділів, висновків та списку використаних джерел.

Об’єктом дослідження виступає процес формування та оформлення справ як один з етапів організації роботи з документами, а предметом – формування та оформлення справ на ПП «Аріафарм».

Метою даної теми є дослідити та описати, що саме покладено в основу процесу формування та оформлення справ у певній установі.

На основі об’єкта, предмета та мети поставлено такі завдання:

1) дослідити особливості формування та оформлення справ;

2) виокремити вимоги, які повинні дотримуватися при формуванні та оформлені справ;

3) висвітлити принципи та правила формування та оформлення справ;

4) проаналізувати організацію роботи даної установи щодо

формування та оформлення справ;

5)виявити та проаналізувати основні переваги та недоліки формування та оформлення справ на ПП «Аріафарм».

Отже, формування та оформлення справ є одним із найважливіших етапів роботи з документами, а тому потребує всебічного дослідження та вивчення, на що спрямована дана курсова робота.

1 Формування та оформлення справ

1.1 Норми та вимоги до формування справ

Справа – це документ або сукупність документів, які стосуються одного питання чи напряму діяльності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

Формування справи – це визначення належності документів до певної справи й систематизація документів усередині справи [ 8, с.120] .

Правильне формування справ сприяє оперативному пошукові потрібних документів, збереженню їх, упорядкуванню діловодства.

При формуванні справ рекомендується дотримуватися таких вимог:
1. У справу компонують тільки виконані документи.

2. Не можна формувати справи з документів, заголовок яких не відповідає заголовку справи, документи, в яких неправильно оформлені реквізити.

3. Не вносять у справи чорновики та розмножені копії документів.

4. Документи постійного та тимчасового зберігання групують у справи окремо – оригінали, копії, річні та квартальні звіти і місячні та річні плани.

5. До справи відносять документи тільки одного календарного діловиробничого року, окрім документів судової справи, які переходять на наступний рік, особових справ, учбової документації, звітів комісій.

6. Додатки підшивають в окремі томи, з вказівкою на те, до яких документів вони відносяться.

7. У справі повинно бути не більше 250 листів при товщині тому (книги) не більше 3-4 см. При великому об’ємі листів (більше 250) з них формують окремі справи, що відповідають вузьким питанням, у хронологічному порядку.

8. Розпорядчі документи (група ОРД) формують за видами документів і за хронологією разом з додатками. При цьому накази компонують окремо з особових справ і господарської діяльності.

9. Річні плани підшивають разом зі звітами з певних видів діяльності.

10. Документи особових справ розташовують у такій послідовності:–

внутрішній опис документів;–

заяви про прийняття на роботу;–

заяви про звільнення;–

автобіографії;–

виписки з трудової книжки;–

додатки до особових справ.

11. Листування групують за хронологією з одного питання.
12. Скарги і документи їх розгляду компонують окремо.
13. Особові рахунки робітників і службовців з фінансових операцій групують в окремі справи.
14. Документи в справі розташовують у певному порядку: спочатку вкладають основний документ і додатки до нього, а потім в хронологічному порядку вкладають документи, які були напрацьовані з певного питання.
15. Забороняється підшивати в справи окремі примірники одного документа, а також документи, які підлягають поверненню.
16. Документи, які є підставою для видання наказів з кадрової діяльності, підшиваються в особові справи працівників чи утворюють самостійну справу додатків до даних наказів.
17. Затверджені підприємством кошториси, ліміти, титульні списки групуються окремо від їх проектів.
18. Перспективні плани, розраховані підприємством на декілька років, формуються в справи першого року