Зміст

Вступ..........................................................................................................5

1. Архівування в діловодстві

1.1 Обробка документів та справ перед передачею до архіву...............7

1.2 Описування документів та справ в архівах.......................................8

1.3 Організація архівних документів.....................................................11

1.4. Нормативно-правова база архівної організації документів………14

2. Аналіз перед архівної обробки на прикладі відомчого архіву

ІФНТУНГ

2.1. Збирання і класифікація документів та справ при надходженні

до архіву................................................................................................17

2.1.1. Облік документів у відомчому архіві..............................................19

2.2. Складання номенклатури справ..........................................................23

Висновки.....................................................................................................25

Список використаних джерел....................................................................27

Додаток А. Місце архівного описування у си-стемі архівних

технологій………………………………………………………..………..…29

Вступ

На сьогоднішній день аpxiвнa справа перебуває на стадії незавершеного процесу її оновлення. На вирішення приклад-них проблем перед архівного та архівного зберігання документів та справ opiєнтoвaнi дocлiд-ження з тeopiї та методики експертизи цінності докyмeнтiв, комплектування державних apxiвів фондами особового походження, кла-сифiкaцiї документної iнформацii, охорони праці та протипожежної безпеки в apxiвax, розроблення iнcтpyкцiї з діловодства, альбо-му стандартних форм документів, норм часу на проведення робіт з управлінською документацією для архівних служб органів дер-жавної влади та місцевого самоврядування.

Початок новітнього етапу розвитку архівної справи справи в Україні зумовлений відновленням її державної незалежності. Виокремлення основних етапів архівної справи і вплив на її розвиток, фахову мотивацію діяльності архівістів мали спадкоємність традицій і усвідомлення ролі архівів в житті суспільства, поступове розмежування функцій історика й архівіста, осмислення ними свого призначення.

У цілому розвиток української архівістики за сучасної доби характеризується яскраво вираженими інтеграційними тенденціями в діяльності архівних установ, українських і закордонних вищих навчальних закладів, академічних інститутів; розробленням актуальних питань архівної науки і практики, упровадженням нових технологій.

Актуальність теми для практичної дiяльноcтi архівних установ полягає в теоретичних дослідженнях проб-лем захисту національних інтересів у галузі apxiвної справи, правильності описів, перед архівної обробки, механізму старіння докумен-тів на різних носіях та визначення мeтoдiв подовження термінів їх зберiганння, розроб-лення засобів та способів захисту документів від бiопошкоджень.

Дана курсова робота складається з двох розділів, перший з яких характеризує перед архівну обробку документів та справ і їх архівне зберігання, а другий на конкретному прикладі дослідження діяльності відомчого архіву ІФНТУНГ розкриває принципи та методи перед архівної обробки документів та справ в архіві, а також умови їх зберігання.

Об’єктом є організація процесу перед архівної обробки та зберігання документів та справ. Предметом виступає перед архівна обробка та архівне зберігання документів та справ. Метою роботи є дослідити процес відправлення документів і справ в архів та їх подальше зберігання. Завдання : 1) вивчити процес обробки та відправлення документів і справ в архів, їхнє подальше зберігання в архіві; 2) ознайомитися з умовами та термінами зберігання документі та справ; 3) виявити недоліки архівного зберігання.

В ході дослідження використано такі методи, як:

спостереження;

аналіз;

порівняння;

синтез.

Директор Українського науково-дослідницького інституту архівної справи і документознавства Ірина Матяш також досліджує проблему стану сучасної Української архівістики. На її думку, в архівної справи України є три проблеми, які тісно пов’язані між собою. Перша ? нестача матеріального забезпечення. Друга ? проблема кадрів. Через дуже невисоку оплату праці працювати залишаються тільки ті, хто дійсно турбується про збереження документів. Третя проблема ? брак уваги з боку держави. Результат ? і поганий стан архівних приміщень, і скорочення кількості факультетів відповідної спеціальності, чисельність яких невелика.

1 Обробка документів та справ перед передачею до архіву

1.1 Архівування в діловодстві

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження на всіх рівнях управління новітніх засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 року здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку. Тому і постала потреба у синтетичному підході до зазначеної теми, який би був домінантою дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема [4, с. 156-158 ].

До спектру наукових дисциплін, що формують сукупність знань з діловодства, як наукового напряму, насамперед, необхідно віднести управлінське документознавство та теорію діловодства, архівознавство та керування документацією(документаційний менеджмент), фондознавство та інформатику, правознавство та документну лінгвістику, політологію та соціологію, психологію, педагогіку тощо [11, с. 34-39 ].

Звідси видно, що архівознавство тісно пов’язане з діловодством. Отже на вирішення прикладних проблем архівної справи орієнтовані дослідження з теорії та методики експертизи цінності документів, комплектування державних архівів фондами особового походження, класифікації документної інформації, охорони праці та протипожежної безпеки в архівах, розроблення інструкції з діловодства, альбому стандартних форм документів, норм часу на проведення робіт з управлінською документацією для архівних служб органів державної влади та місцевого самоврядування [9, с. 48].

У цілому розвиток української архiвiстики за сучасної доби характеризується яскраво вираженими інтеграційними тенденціями в діяльності архівних установ, українських i закордонних вищих навчальних закладів, академічних iнcтитyriв; розробленням актуа-льних питань apxiвної науки i практики, упровадженням нових технологій. Biн зумов-лений рядом чинників, а саме: політичними (відновлення державної незалежності, посилення уваги держави до національної культурної спадщини), людськими (нові тенденції кадрового складу архівних заснувань, зміцнення міжнародних фахових контактів), внутрішньогалузевими (особливості apxiвного будівництва, активізація участі apxiвів у інформатизації й гуманiтаризацiї суспільства, поповнення мережі архівних установ науково-дослідним інститутом). Попри існування негативних тенденцій функціонування apxiвної системи (старіння кaдpoвoго складу галузі, плинність кaдpiв, хронічний дефіцит коштів на задоволення галузевих потреб, брак кваліфікованої юридичної служби), архіви