Впровадження електронного документообігу: критерії вибору

Автоматизація документообігу — одне з пріоритетних завдань, що є актуальним для підприємств, установ, організацій незалежно від виду діяльності та форми власності. При виборі програмного забезпечення для автоматизації роботи з документами необхідно проаналізувати потреби організації, фінансові можливості, а головне — доцільність впровадження саме цієї системи. Зорієнтуватися у розмаїтті вітчизняних програмних продуктів та зарубіжних аналогів, адаптованих до нашого ринку російськими розробниками, вам допоможе цикл публікацій, в яких докладно розглянемо особливості різних систем електронного документообігу. Сьогодні до вашої уваги перша стаття циклу

На початку 90-х років минулого століття в органах державної влади, на промислових підприємствах та у великих корпораціях (далі — установа) розпочали впровадження систем електронного документообігу. А нині, можна сказати, більшість установ вже автоматизували процеси оброблення та передавання документів в електронному вигляді, якщо не повністю, то хоча б частково.

Функціональні можливості систем управління електронним документообігом

Для ефективної організації роботи з електронними документами використовують системи автоматизації. Та перш ніж перейти до характеристики систем управління електронним документообігом (EDMS — Electronic Document Management Systems), необхідно окреслити низку проблем, які доводиться долати установам на перших етапах автоматизації діловодства.

Електронний документообіг — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та, у разі необхідності, з підтвердженням факту одержання таких документів (Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 p. № 851-IV).

Організовуючи електронний документообіг, передусім необхідно визначити, за якою моделлю має бути побудовано систему управління електронним документообігом (СУЕД) — вітчизняною чи зарубіжною. Перша характеризується чіткою вертикальною спрямованістю. Тобто всі документи, що надходять до організації, реєструють і подають керівникові. Після їх розгляду керівник накладає резолюцію, в якій зазначає відповідального виконавця. Відповідальний виконавець або сам виконує документ, або пере дає його своїм підлеглим. Виконані документи повертають до керівництва зі звітом про виконання. Саме за вертикальним принципом побудовано систему діловодства в усіх вітчизняних державних установах.

Західне ж діловодство побудовано за горизонтальною схемою, коли вхід ні документи спрямовують виконавцям у відповідні підрозділи та служби, де їх реєструють та виконують. СУЕД цієї моделі зорієнтовані на макси мально повне використання електронних документів та засобів колектив ної роботи користувачів. Процес такого документообігу дуже динамічний і майже повністю виключає користування паперовими носіями. Зарубіж ні СУЕД моделюються під конкретні процеси документообігу, а програм ні системи настроюються саме на ці моделі. Тут зазвичай забезпечується підтримка спеціальних функцій, наприклад, використання лінгвістичного аналізу текстів документів: автоанотування, авторубрикування, автозв'язу- вання (встановлення гіперпосилань між документами), семантичний ана ліз, формування зв'язаних текстів (звітів) за заданою тематикою на базі ар хіву електронних документів, доступ до якого є розподіленим.

Здавалося б, узявши до уваги подану вище характеристику, неважко визначити потрібну модель документообігу для окремої установи. Адже у вітчизняних установах діловодство організовують за традиційною вер тикальною схемою. Однак аналіз впроваджень СУЕД в Україні, здійснений такими компаніями, як DSS Consulting, Docflow, Cio-World свідчить, що біль шість установ, за винятком державних, обирають СУЕД, побудовані за го ризонтальною схемою. Пояснення цьому напевно слід шукати у неухиль ному впливі процесів інтеграції та великій кількості зарубіжних інвестицій у вітчизняну економіку.

При виборі системи автоматизації управлінської діяльності з метою підвищення її ефективності необхідно грунтовно проаналізувати специфічні потреби в програмному устаткуванні конкретної устано ви, та головне — доцільність впровадження тієї чи іншої системи.

Необхідно також визначити вихідні дані для розробки чи впроваджен ня СУЕД в установі (спиратися при цьому можна на інструкцію установи з організації електронного документообігу та інші методичні рекоменда ції та нормативні документи, що рекомендовано до розробки для кожної установи, яка готується до придбання й впровадження СУЕД). Далі, відповідно до виділених ресурсів, розробити стратегію створення електронного офісу (комунікативної або системної моделі), особливо виокремивши роз робку СУЕД.

Чому ми говоримо про розробку? Адже сьогодні на ринку є безліч гото вих програмних продуктів. Річ у тому, що далеко не завжди готовий про грамний продукт задовольнятиме потреби установи, в якій дотримують ся своїх правил, усталеної практики роботи з документами, існують певні особливості в діяльності тощо. Тому звернімо увагу на низку вимог, яким має відповідати СУЕД незалежно від способів створення, платформи, бази даних, мови написання та функцій.

Відкритість — головна вимога. Система документообігу не може і не повинна існувати у відриві від інших систем. Наприклад, якщо необхідно об'єднати систему з прикладною бухгалтерською програмою, то система документообігу повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопра цювання та адаптації інших систем.

МоЬульність та інтеграція. Наявність розвинутих можливостей інте грації з діючим в організації інформаційним середовищем — найважливіша вимога, яку має задовольнити обрана система. Пропонована постачальни ком технологічна платформа повинна мати як мінімум якісні можливості взаємодії з реляційними базами даних і з корпоративною системою елек тронної пошти, а також, у разі необхідності, — з різними впровадженими системами типу ERP-систем.

Масштабованість (довільна кількість користувачів) — визначаєть ся здатністю системи нарощувати свою потужність за рахунок потужнос ті відповідного апаратного забезпечення. Бажано, щоб система документо обігу була в змозі підтримувати як п'ять, так і п'ять тисяч користувачів.

Розподілення. Основні проблеми при роботі з документами виникають у територіально розподілених організаціях, тому архітектура системи доку ментообігу має підтримувати взаємодію віддалених користувачів.

Ефективність — забезпечення раціонального співвідношення між ви тратами на створення системи