Наступним, не менш важливим кроком у забезпеченні функціонуван ня електронного документообігу є підготовка персоналу, який буде в змозі не лише супроводжувати систему, а й адмініструвати її.

Однак найголовніше — залучити для розробки СУЕД надійні фір ми, які тривалий час працюють на ринку комп'ютерних технологій. Отже, варто поцікавитися кількісним та якісним показниками впро ваджень їх програмних продуктів.

Сьогодні в Україні діють кілька вітчизняних фірм — розробників про грамного забезпечення. Втім, якщо пропоновані програмні рішення не задовольнять потреб споживачів, можна звернутися безпосередньо до російських фірм-розробників або через українські представництва, що пропонують послуги постачання, доопрацювання та впровадження систем електронного документообігу. Крім того, на ринку працюють також фірми- підрядники, що пропонують впровадження та супровід зарубіжних про грамних продуктів.

Якщо ви вирішили звернутися до фірми-підрядника, то, окрім звичай ного технічного завдання на розробку чи доопрацювання програмного про дукту та укладення договору, потрібно заздалегідь обговорити умови впро вадження, налагодження та подальшого супроводження обраної системи.

Автоматизація роботи з документами впроваджується за двома на прямами: автоматизація діловодства та електронний документообіг.

Перший етап — автоматизація діловодних процесів, тобто впроваджен ня автоматизованої системи реєстрації документів, єдиної бази реєстрів вхідних, вихідних та внутрішніх документів; автоматизація контролю ви конання документів та атрибутивний пошук реєстраційно-контрольних карток у базі даних. Програмні продукти такого напряму прийнято назива ти системами автоматизованого діловодства. Однак цей клас систем має до сить обмежені функціональні можливості і використовується в установах, де немає необхідності в передаванні електронних документів.

Прискорення розвитку інформаційних технологій та збільшення кіль кості іноземних інвестицій у різних галузях та сферах діяльності спонукали більшість установ перейти до наступного етапу — впровадження електрон ного документообігу. Програмні продукти такого класу називають систе мами електронного документообігу. Вони дають можливість керувати про цесами створення, передавання та зберігання електронних документів та можуть бути розширені іншими функціями залежно від потреб споживача. Сучасні СУЕД можна розподілити на групи за функціональними ознаками (водночас одна система може поєднувати в собі кілька програмних рішень, тобто бути багатофункціональною). Існують такі системи:

оброблення електронних версій документів;

комп'ютерне справочинство;

електронний документообіг.

У свою чергу електронний документообіг має такі різновиди: . керування документами (Document Management);*

керування документами, де документ розглядається як головний об'єкт системи і маршрутизується саме він, а всі інші параметри маршрутизації асоціюються винятково з документом (Docflow Management);

«керування електронними документами за технологією електронно го архіву;*

з розвиненими засобами зберігання і пошуку інформації (електронні архіви, сховища даних);*

масового введення документів (сканування, оброблення документів, введення в бази даних, управління образами документів, потокове введення документів).

Далі розрізняють системи з розвиненими засобами:*

засновані на технології Workflow Management (системи управління потоками робіт, де визначено процедуру оброблення даних, алгорит ми та маршрути);*

засновані на технології Knowleage Management (орієнтовані на під тримку управління організацією і нагромадження знань);

засновані на технології Workgroup Management (орієнтовані на групо ву роботу з документами);

засновані на технології GroupWare (системи, що реалізують груповий доступ до даних);

засновані на технології Collaboration (орієнтовані на підтримку спіль ної (колективної) роботи);*

засновані на технології Content Management (що передбачають управ ління контентом, тобто змістом) та Enterprise Content Management (орієнтовані на управління корпоративним вмістом).

Крім того, існують системи, орієнтовані на бізнес-процеси (Business Pro cess Management System); такі, що керують неструктурованою інформацією в рамках підприємства та мають розвинені додаткові сервіси (CRM, ERP, SCM та інші облікові системи); корпоративні інформаційні системи типу MRP, MRP II, MES, CAD тощо.

Так само як в офісних пакетах прикладні програми називаються додат ками, в СУЕД функціональні додатки називаються підсистемами. Залежно від потреб установи таких підсистем може бути від трьох до трьох десятків. Існує стандартний набір модулів, з яких складається будь-яка СУЕД:

Довідник організації та класифікатор документів

Реєстрація документів

Контроль виконання

Номенклатура справ*

Керування документами (забезпечує спільне використання документів)

Підсистема організації та обслуговування електронного архіву

Підсистема пошуку документів (або реєстраційних карток)

Маршрутизація

Статистичний аналіз

Окрім того, систему можна розширити додатковими модулями. Для створення електронних документів СУЕД інтегрують з відповідним офіс ним додатком (MS Word, MS Excel, OpenOffice Writer, OpenOffice Calc) або вбудовують спеціальні редактори. З метою обміну поштовими повідомлен нями у системі передбачають модуль електронної пошти або її об'єднують з корпоративною поштовою системою.

Якщо в установі для надання юридичної сили електронним докумен там використовують електронний цифровий підпис, то для впровадження електронного документообігу підійде далеко не кожна система. В деяких програмних продуктах не передбачено вбудованої бібліотеки криптогра фічних шрифтів — для їх застосування потрібно мати спеціальний дозвіл. Саме тому ці та інші питання слід з'ясовувати заздалегідь з виробником СУЕД.

На що необхідно звернути увагу при виборі СУЕД?

Кожна комп'ютерна система у своєму складі для зберігання даних (реєстра ційних карток, електронних документів та їх версій, довідників, маршрутів тощо) містить базу даних, і від того, якою мовою написано програмний про дукт, залежить якість опрацювання та зберігання інформації в системі управ ління базою даних (СУБД). Найпоширенішими СУБД, що використовуються у провідних СУЕД, є MS SQL, Oracle, MS Visual FoxPro, DB2, Sybase. Окрім того, майже всі системи розробляються на базі вже готових зарубіжних програмних продуктів такого напряму. В нашому випадку йдеться про таких світових ліде рів, як Lotus Notes/Domino (Lotus IBM), StaffWare (StaffWare PLS), DOCS OPEN/ FUSION (PC DOCS Inc., HBS), LinkWorks (Digital Equipment Corporation), Docu- mentum 4i та EMC Documentum (Documentum Inc.), Microsoft Sharepoint Portal Ser ver (Microsoft Corporation), Excalibur (Excalibur Technologies Corp.), Livelink Intranet (Open Text Corporation), Action Workflow (Action