У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.

Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:

· технології обробки зображень документів (Imaging System);

· системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);

· системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);

· повнотекстові бази даних (Full-Text System);

· системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);

· програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),

елементи та зв’язки між ними.

Головним напрямком перебудови менеджменту і його радикального удосконалення, пристосування до сучасних умов стало масове використання новітньої комп'ютерної і телекомунікаційний техніки, формування на її основі високоефективних інформаційно-управлінських технологій, нової концепції офісної діяльності. Засоби і методи прикладної інформатики ефективно застосовуються в в менеджменті і маркетингу. Нові інформаційні технології, реалізовані на комп'ютерній техніці, вимагають радикальних змін організаційних структур менеджменту, його регламенту, кадрового потенціалу, системи документації, алгоритмів фіксування і передачі інформації. Особливе значення має впровадження концепції електроного офісу. ЇЇ застосування значно розширює можливості використання компаніями інформаційних ресурсів. Формування концепції пов'язане з розповсюдженням практики інформаційного менеджменту та організацією системи обробки даних і знань. В наслідок їх послідовного розвитку сформувались інтегровані автоматизовані системи управління, що охоплюють по вертикалі і горизонталі всі рівні і ланки виробничих процесів.

Повна інтегрована автоматизація офісу передбачає охоплення наступних інформаційно-управлінських процесів: зв'язок, збір, збереження і доступ до необхідної інформації, аналіз інформації, підготовка тексту, підтримка індивідуальної діяльності, програмування і рішення спеціальних завдань.

Сукупність програмних та апаратних елементів з технологіями їх експлуатації створює систему автоматизації документообігу (САД). САД – це відкрита система, яка має тісний детермінований взаємозв’язок з навколишнім середовищем, тому аспектів її вивчення дуже багато. Крім того, САД є динамічною системою. Вона володіє великим потенціалом розвитку, що вимагає існування гнучкої, керованої теоретичної моделі системи. Яка б у комплексі з матеріально-технічною базою ефективно використовувалась у процесі виробництва, обробки та збереження документальних інформаційних ресурсів для забезпечення управлінської галузі.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Автоматизированые системы переработки текстовой информации /Под ред. А. С. Берлина. - М.: Книга, 1991. - 340 с.

2. Асеев Г.Г., Шейко В.Н. INTERNET: Учебник ХГАК. — Х.:ХГАК, 1998. — 360 с.

3. Буров Є. Компўютерні мережі. – Львів: БаК, 1999. – 468 с.:іл.

4. Воройский Ф.С. Систематизированый толковый словарь по информатике. — М.: Либерия, 1998. — 376 с.

5. Компьютерные технологии обработки информации: Учебное пособие / Под ред. С. В. Назарова. - М.: Финансы и статистика, 1995. - 248 с.: илл.

6. Workflow — технология автоматизации офиса // Посредник. — 1998. — 26 янв. — С.48