Концептуальні підходи до проблем управління документацією

Досліджуються концептуальні питання управління документацією в умовах трансформаційної економіки України та їхнє місце в сучасному менеджменті. З огляду на підвищення значення економічного фактора й юридичної чинності документів в управлінській діяльності, розглядається перехід до створення високоефективних, з використанням сучасних техніко-технологічних досягнень, систем управління всім комплексом інформаційно-документаційних ресурсів при здійсненні стратегічних і оперативних цілей управління в будь-яких організаціях, особливо в державному апараті.

Остання третина XX сторіччя ознаменувалася настанням інформаційної цивілізації, яка торкнулася ряду країн. Вона характеризується тим, що основна маса працюючих зайнята в сфері інформаційної діяльності, а головним продуктом виробництва і товаром є інформація [1]. Нині вона стала найважливішим ресурсом суспільства і набула стратегічного значення.

Глобалізація світових процесів, з одного боку, і глибокі соціально-політичні й економічні перетворення, що розгорнулися в 1990-ті роки, — з іншого, створили передумови для швидкого входження України у світовий інформаційний простір. У нинішньому сторіччі майбутнє нашої країни багато в чому залежатиме від того, наскільки енергійно й ефективно вона рухатиметься в цьому напрямі.

Інформаційні процеси активно впливають на всі аспекти людського життя. Використання новітніх інформаційних технологій багаторазово посилює цей вплив. Переважна частина інформації фіксується на різних матеріальних носіях, утримується в різноманітних документах. Особливо важлива роль інформації в процесі управління — на всіх йог,: півнях і в усіх сферах: політичній, економічній, науковій, культурній тощо. Документування інформації, її пошук, опрацювання, збереження, передача потребують значних фінансових, матеріальних, трудових ресурсів і часу. Тому-то організація ефективної роботи з документами, удосконалення всіх інформацінно-документацїйних процесів як у масштабі суспільства в цілому, так і на рівні окремих підприємств, орга нізацій, установ є найважливішим напрямом управлінської діяльності. У свою чергу, для кваліфікованої роботи з доку ментованою інформацією потрібна велика кількість про фесійно підготовлених фахівців.

Сучасний етап розвитку України характеризується важ ким і суперечливим шляхом переходу країни до ринкової економіки. Поза всілякими сумнівами, успіх цього переходу значною мірою залежить від ефективності управлінських структур, чия діяльність грунтується на виробництві та вико ристанні інформації, більша частина якої в будь-якій організації, про що уже говорилося, сконцентрована в документах.

Необхідно визнати, шо в "дореформених" умовах документознавство адекватно забезпечувало управлінські струк-» тури нормативними і методичними розробленнями й активно використовувало досягнення інформаційних систем того пе ріоду (так звані "автоматизовані системи управління" та "автоматизовані системи управління виробництвом"). Стисла оцінка правил і методик, що застосовувалися, (іноді Й до нині), полягає, на наш погляд, у тому що вони пасивно адап тували локументаційне забезпечення управління і діловодство з обслуговування адміністративно-господарських структур.

Документаціітне забезпечення управління в сучасних умовах характеризується новими тенденціями. Вони озна чают!, перехід від аналізу потреб організацій у документова ній інформації до надання вільного вибору необхідних даних і інформаційного масиву і забезпеченні доступу до них, шляхом використання систем електронного документообігу.

Такі підходи назвемо системою управління документа цию. Вона полягає в формуванні повноцінного інформацій ного ресурсу організації, створенні умов його збереження і використання для досягнення релевантного документаційно- го забезпечення процесу прийняття управлінських рішень і реалізації інформаційних контактів. При цьому різко зростає актуальність інтеграції нових інформаційних технологій, накопиченюго арсеналу досягнень документознавства і документообігу з організаційними структурами діловодних длужб [2—5].

Нині в управлінських структурах України недостатньо розвинута нормативно-правова база, що визначає порядок функціонування документа, гостро стоїть проблема статусу служб документаційного забезпечення в організаціях і конт ролю їхньої роботи з боку держави. Потребують регламен тації питання, пов'язані з інформатизацією управління, за стосуванням нових інформаційних технологій, комп'ютери зацією і використанням сучасних засобів комунікацій. Не достатньо уваги приділяється підготовці та підвищенню ква ліфікації працівників служб до кументаці йного забезпечення, бракує сучасної навчально-методичної літератури з цих пи тань. Спостерігається певний застій у наукових досліджен нях з проблем електронного документообігу і документо знавства, простежується роз'єднаність у роботі навчальних закладів і наукових організацій, що мають кваліфікованих фахівців.

Застаріли раніше прийняті організаційно-методичні документи: Державна система документаиійного забезпечен ня управління й інші нормативи, що були розроблені вче ними і фахівцями в 70—80-ті роки минулого століття. f На ситуацію значною мірою вплинули відновлення

складу державних службовців і відхід від устояних бюрокра тичних традицій, утрата досягнутого рівня культури роботи з документами. У результаті проникнення нової техніки і нових технологій у діяльність, пов'язану з управлінням, від буваєте- — 'іна структури документообігу, а через зміну еко номічних основ життя суспільства спостерігається транс формація цінності окремих видів документів і їхньої ролі в процесі управління [2—5]. Однак ці зміни недостатньо враховуються при практичній реалізації систем автомати зованого документообігу в державних організаціях, де пере важно діють застарілі правила і стандарти. А вчені й фахівці- документознавш" більше стурбовані прагматичними пробле мами, пов'язаними з кризовим станом науки.

Відзначені процеси розвиваються на тлі політичної й економічної нестабільності, шо пред'являє підвищені вимоги до документації, і, з огляду на це, варто визнати ситуацію да лекою від нормальної. Проте, об'єктивно необхідні процеси зміцнення української державності, а отже, державної служби, вимагають розширення меж зон стабільності й ефек тивності управлінської діяльності. На наш погляд, раціональ на організація функціонування систем документаційного забезпечення управління й електронного документообігу мо же послужити одним з найважливіших опорних моментів зміцнення державного апарату й істотним елементом його стабільності

Необхідність визначення концепції управління доку ментацією, його місця в менеджменті серйозно обгрунтовус актуальність досліджень