Великого значення набувають комп'ютерні технології і засо би, шо забезпечують оперативність фіксації, збирання, опра цювання, пошуку і передачі інформації, надійність її збере ження, віддалений доступ, подання інформації в потрібний час, на потрібному носії й у потрібній формі та враховують психологічні й ергономічні вимоги.

Таким чином, можна вважати назрілою проблему управління документацією, викликану необхідністю актив ного цілеспрямованого формування інформаційних ресурсів, що задовольняють потреби організацій. Дослідження можли востей сучасних інформаційних технологій, з погляду на їхнє використання в управлінні документацією, надзвичайно важ ливе для сучасного документообігу як прикладної науки. Аналіз накопичених досягнень у сфері теорії і практики до кументообігу, виявлення тенденцій їхнього подальшого роз витку й отримання на цій базі нових наукових результатів уможливлює віднесення проблеми управління документа цією до найактуальніших [6—12].

Особливості сучасного етапу. Розпад СРСР і виник нення нової української державності, перехід до економіки ринкового типу висувають на перший план питання про створення адекватним потребам часу єдиних норм і вимог до системи документаці йного забезпечення і документообігу управлінської діяльності. Підвищення значення економіч ного фактора та юридичної чинності документів в управ лінській діяльності робить актуальними дослідження вчених і експерименти практиків у галузі документації, спрямовані на відхід від традиційного примату діловодства, від звичай ного розподілу документації "по системах" і на перехід до створення високоефективних, з використанням сучасних тех- ніко-технологічних досягнень, систем управління всім комп лексом інформаційно-документаційних ресурсів при здійс ненні стратегічних та оперативних цілей управління у будь- яких організаціях, особливо в державному апараті керу вання.

На наш погляд, сьогодні ми маємо набагато більше шансів на успіх у цьому напрямі, незважаючи на всі трудно щі, шо переживає нині народне господарство країни. Підста вою для такого оптимізму є наявність певних передумов і факторів, що дають змогу по-новому подивитись на озна чену проблему. Насамперед слід відзначити, що на держав ному рівні складається розуміння важливості для ефектив ного державного управління проблеми його документаиій ного забезпечення. Про це говорять зміст постанови Кабі нету Міністрів України про Національну програму інформа тизації [ІЗ], низка законів України про електронні докумен ти, інформацію. її захист тощо [14—21]. Усе це дає можли вість сподіватися на прийняття найближчим часом відповід ної урядової програми щодо документаційного забезпечення та управління документообігом, починаючи із закону про діловодство [22].

Наступною передумовою є поява попиту на сучасні системи автоматизованого документообігу в органах держав ного управління й особливо комерційних структурах. Ринок націлює менеджерів на ефективне управління, а реальна конкуренція (особливо в торговельній і банківській сфері) змушує звернути увагу на необхідність побудови Інформа ційних систем, які б забезпечували ефективніше, ніж у кон курента, використання інформації для прийняття рішень. А, отже, більше уваги приділяється питанням управління до кументацією. Про це говорить постійний попит на фахівців- документознавців [6].

Зовсім інша ситуація в порівнянні з попереднім десяти літтям склалася на ринку інформаційної техніки і технології1, програмного забезпечення й устаткування офісів, шо дає можливість придбати будь-які сучасні інформаційні системи і технології. У зв'язку з цим йде бурхливе насичення держав них й інших організацій комп'ютерною і копіювальною тех нікою, сучасними засобами зв'язку, в тому числі електрон ними мережами, електронною поштою тощо. Грамотне використання цих техніко-технологічних нововведень має спира тися на чітко вивірені рекомендації експертів. Особливо важ ливо це для державних організацій, шо повинні викорис товувати технічні пристрої і технології на єдиній методоло гічній базі.

З часом ускладнюється устаткування і програмне забез печення, стають швидкіснішими й невибагливішими до якос ті паперового документа сканери, з'являються спеціальні плати, що уможливлюють прискорення процесів друкування, перегляду і сканування образів документів, оптичні і маг нітооптичні роботизовані бібліотеки. Усе більший розвиток отримують системи розпізнавання машинописних і рукопис них символів, у 90-х роках з'явилися перші Workilow-системи, призначені для організації процесу введення паперових доку ментів у систему збереження [23—26]. Надалі Workflow-систе ми були поширені на офісну діяльність підприємств.

На початку 90-х років з'явився новий клас систем, призначених для управління електронними документами, що відрізняються від їхніх образів. Переважно це були файли текстових процесорів, і запити на такі рішення, в основному, надходили від регіональних агентств і юридичних компаній. Так виник новий клас систем, названий системами управ ління документами. Розвиток функціональності, додавання функцій роботи з образами документів призвів до того, то сучасні системи управління документами перекривають за функціональністю imaging-системи (системи, призначені для введення, опрацювання, збереження і пошуку образів "папе рових документів"), при цьому майже вдвічі дешевші. Крім функцій збереження і пошуку, властивим imaging-системам, у системах управління документами з'явилися функції конт ролю життєвого циклу документа — на відміну від своїх по- ередників, системи управління документами, призначені ля роботи з динамічними документами.

Відмінність вітчизняного діловодства від західного. Історично, діловодство в різних країнах складалося по-різно му. Точніше, у залежності від менталітету і культури того або іншого народу з роками створювалася і відповідна систе ма документообігу (http:''docprof.uifc.kiev.ua/index.html). Ра дянська система діловодства характеризувалася, насамперед, чіткою вертикальною спрямованістю, тобто всі документи, шо надходили в організацію, після реєстрації направлялися на доповідь до керівника. Після розгляду документа керівник лладав резолюцію, у якій зазначав відповідального вико- :