Організаційні документи

Зміст

Вступ

1 Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів.......................................................................................

1.1 Вимоги до виготовлення бланків......................................

1.2 Вимоги до текстів службових документів......................

2 Мова і стиль організаційних документів.................................

3 Організаційні документи...........................................................

3.1 Інструкція............................................................................

3.2 Положеня.............................................................................

3.3 Правила................................................................................

3.4 Статут..................................................................................

Висновки

Додатки

Список використаної літератури

Вступ

Для поліпшення організації і прискореного опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняють за функціональними призначеннями.

Найважливішою в системі управління є організаційно-розпорядча документація (ОРД). Вона відіграє провідну роль в управлінській діяльності і призначена для оформлення процесів організаційного управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних органів, підвладних їм організацій та установ.

Організаційна документація – це документи, що закріплюють функції, обов`язки та права органів протягом тривалого терміну. Усі організації і підприємства у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються положеннями, статутами, правилами, інструкціями. Тому всі документи, які створені в певній організації - це обличчя фірми. Від того наскільки професійно виконана документація, буде залежати успіх даної фірми, а також те, чи зуміють керівники переконати співробітників, що саме вони є партнером, який їм необхідний.

Президент України видає укази та розпорядження; Верховна Рада України приймає закони, постанови, рішення; Кабінет Міністрів України, міністерства видають постанови і розпорядження, накази, висновки, укладають угоди. ОРД створюються різними установами, організаціями, підприємствами різних типів для закріплення функцій, обов`язків і прав керівних органів та осіб управління на певні строки. В окремих документах визначаються права та обов`язки організацій у сфері планування, фінансів, а також господарсько-розрахункової діяльності.

Мета курсової роботи – визначити роль організаційної документації, вивчити процес складання та організації роботи з даними документами.

Об’єктом курсової роботи є ряд організаційних документів, зокрема правила, положення, інструкції, статут.

Предмет курсової роботи – процес функціонування організаційної документації в управлінському апараті.

Найбільш повно мета роботи розкривається через її завдання, серед яких:

вивчення нормативних документів щодо оформлення бланків;

виокремлення основних елементів організаційних документів;

визначення ролі даних документів в управлінській діяльності.

1. Вимоги до виготовлення організаційно-розпорядчих документів

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

01-зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02-зображення емблеми організації;

03-зображення нагород;

04-код організації;

05-код документа;

06-назва міністерства чи відомства;

07-назва організації;

08-назва структурного підрозділу організації;

09-довідкові дані про організацію;

10-назва виду документа;

11-дата документа;

12-реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13-посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14-місце складення чи видання;

15-гриф обмеження доступу до документа;

16-адресат;

17-гриф затвердження документа;

18-резолюція;

19-заголовок до тексту документа;

20-відмітка про контроль;

21-текст документа;

22-позначка про наявність додатків;

23-підпис;

24-гриф погодження документа;

25-візи документа;

26-відбиток печатки;

27-відмітка про засвідчення копії;

28-прізвище виконавця та номер його телефону;

29-відмітка про виконавця документа і направлення його до справи;

30-відмітка про наявність документа в електронній формі;

31-відмітка про надійдення документа до організації;

32-запис про державну реєстрацію.

1.1 Вимоги до виготовлення бланків

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, відведеним для змінної. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та інших документів. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання та подальше використання документа. Бланк має бути виконаний бездоганно. Особливо велика увага приділяється чіткості надрукованого тексту, грамотності і культурі спілкування.

Відповідно до ГОСТ 6.38—10 встановлено два види бланків ОРД:*

для службових листів;*

загальний (для виготовлення наказів, прото-колів, розпоряджень, постанов, вказівок і та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле-но два варіанти розташування реквізитів: *

кутове — постійні реквізити розташовуювуються в лівому верх-ньому куті; *

поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх-ньої частини аркуша.

У свою чергу і кутове, і поздовжне розташування реквізитів може бути: *

флаговим — кожний рядок реківізиту починається від лівої межі робочої площі; ;*

центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної юбочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 01—09 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза-лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутового чи поздовжнього. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальніі позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) необхідно продублювати державною мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів, реквізити 06—09 спочатку друкують державною мовою, а нижче — іно-земною. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів, зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право-руч — іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек-візити 01—03, 06—08, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 04, 05, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можугь виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів, розпоряджень, вказі-вок, довідок тощо. В такому випадку загальний бланк доповнюють рекві-зитами 04, 05, 10.

Підприємства, установи, організації, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 за рік, оформляючи доку-менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе-ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем-пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 07 .

Зображення Державного герба на бланках з кутовим та поздовж-нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа-метром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів,