Об'єднання, установи, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть містити їх зображення на бланках службових документів чи включати назви цих нагород до своїх назв, або робити те й інше разом.

Замість повної назви організації вищого рівня - міністерства чи відомства (реквізит 06) — можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом.

Реквізит 08 у разі потреби видруковують.

1.2 Вимоги до текстів службових документів

Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.

Текст ОРД оформляють у вигляді:

-складного тексту;

-анкети;

-таблиці;

-поєднання цих форм.

Тексти службових документів повинні складатися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, а в основній - рішення, розпорядження, висновки, пропозиції та прохання.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які номеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться.

У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

-від першої особи однини;

-від першої особи множини;

-від третьої особо однини.

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його дуже часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до-помогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або видруковують.

2. Мова і стиль організаційних документів

Складання службових документів – важкий і складний процес, який займає багато часу. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень, постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо – поняття визначені.

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо- белетристичний стиль включає прозовий і поетичний, а суспільно-публіцистичний стиль - газетно журнальний та літературно критичний.

Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості на відміну від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак, дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

3. Організаційні документи

Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язуються важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належать постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

3.1 Інструкція

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності установ, підприємств, їх структурних підрозділів, філій та служб, а також посадових осіб. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, організаціями і є нормативним актом, що регламентує різні питання. (див. дод. А)

Існують посадові інструкції, інструкції з техніки безпеки, експлуатації різного устаткування та інші. Кожна з них набуває чинності з моменту затвердження її керівником установи або його ж наказом.

Інструкція оформляється на бланку або на чистих аркушах паперу й має такі реквізити: назва організації чи структурного підрозділу, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс (за класифікатором), місце складання, гриф затвердження, заголовок до тексту, текст, підпис особи, відповідальної за її складання, гриф погодження, візи, відмітка про засвідчення копії, відмітка про наявність документа в електронному вигляді. Заголовок до тексту інструкції вказує на коло об’єктів, осіб чи питань, на які поширюється її вимоги. Текст інструкції починається