Оформлення журналів реєстрації документів. Формування особових справ у ВНЗ. Реєстраційні індекси

Які вимоги до оформлення журналів реєстрації вхідної та вихідної документації?

У практичній діяльності служби діловодства ор ганізацій використовують дві форми реєстрації доку ментів — журнали реєстрації та реестраційночсонтртьні картки.

Журнальна форма реєстрації документів допус кається в невеликих підприємствах, установах, ор ганізаціях {далі — підприємство) з обсягом документо обігу до 500-600 документів на рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших централь них органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої вла ди, затвердженої постановою Кабінету Міністрів Ук раїни від 17 жовтня 1997 року № 1153, далі — Примірка інструкція).

Основним принципом реєстрації документів є од нократність. Документи реєструються на підприємст ві лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження.

ЖУРНАЛ реєстрації вхідних документів

Дата

надходження

та індекс

документа | Кореспондент,

дата та індекс

одержаного

документа | Короткий зміст | Резолюція або кому направлено документ | Позначка про виконання документа

] | 2 | 3 | 4 | 5

ЖУРНАЛ реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про виконання документа

1 | 2 | 3 | 4

При реєстрації документи поділяються на кілька груп: вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовним позначен ням структурного підрозділу. Наприклад, номер доку мента 01-05/128 включає: 01 — індекс структурного підрозділу, 05 — номер справи за номенклатурою, 128 — порядковий номер документа в журналі реєстрації.

Згідно з Примірною інструкцією, журнали реєстрації документів мають включати такі графи (додаток): дата надходження та індекс документа; кореспондент (фіксу ють назву підприємства, з якого надійшов документ або, якщо документ вихідний, куди його надіслано; ко роткий зміст (вносять назву документа та заголовок до тексту документа): резолюція або кому направлено документ (переноситься основний зміст доручення, за значається прізвище автора та дата; цю графу заповню ють після попереднього розгляду документа і у разі, якшо на документі немає резолюції, то зазначається прізвише, ініціали, посада виконавця, до якого направ лено документ, і дата направлення); позначка про вико нання документа (короткий запис про вирішення питан ня, дата фактичного виконання, індекс документа- відповіді).

У разі потреби журнал можна доповнювати також іншими графами: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тошо.

Нормативними документами не визначено порядок заповнення журналів, але з огляду на те, шо реєстрація документів проводиться для забезпечення зберігання документів, оперативного пошуку необхідної інформа ції, для надання їм юридичної сили, рекомендується докладно заповнювати всі графи журналів реєстрації документів.

Слід зазначити, що журнальна форма реєстрації документів застаріла і має суттєві недоліки: порушується ; одноразовості реєстрації документа, оскільки йоги доводила! окремо реєструвати в кожному під розділі; тривалий і складний пошук інформації за запитами, ускладнений контроль за виконанням документів. На великих підприємствах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік використовуються реєстраційно-контрольні картки, що підвищує оперативність знаходження документів та одночасно знижує трудомісткість процесу реєстрації порівняно з журнальною формою.