Правила оформлювання змінних реквізитів

Змінні реквізити — важливі складові службових документів. Зокрема, вони засвідчують затвердження останніх, набуття ними юридичної сили. Під час оформлювання документів щоразу доводиться заново заповнювати змінні реквізити, до подання яких існує чимало зауваг у вітчизняній практиці. Пропонована стаття є своєрідним довідником, що допоможе належним чином виконувати це важливе завдання

Дата документа

Датування документа — важливий етап надання йому юридичної чинності. З-поміж 32 реквізитів, ви значених ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Ви моги до оформлювання документів», виокремлено групу обов'язкових для кожного документа. Серед цього загалу — дата документа (реквізит 11).

Цей реквізит засвідчує час створення і (або) підпи сання, затвердження, прийняття, реєстрації службового документа. Його оформлюють цифровим та словесно-ци фровим способами. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад:

25.12.2006

Дату дозволено оформлювати також у послідо вності: рік, місяць, число:

2006.12.25

У нормативно-правових актах і фінансових докумен тах використовують словесно-цифровий спосіб оформ лювання дати:

27 березня 2006 року.

Згідно з Методичними рекомендаціями щодо за стосування ДСТУ 4163-2003 (далі - Методичні реко мендації) словесно-цифровий запис може буде пода но в такий спосіб:

08 березня 2006 р.

Увага! Датуючи документи, перед цифрами від 1 до 9 проставляють 0. Наприклад: 07 вересня 2006 року 09.08.2006

Дату розміщують нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведено му місці бланка.

Дата та реєстраційний індекс (реквізит 12) є дани ми документа, які наводять поряд із назвою виду до кумента, організацією-власником, заголовком до тек сту (реквізит 19) та слугують для ідентифікації доку мента. Для зазначеного блоку характерні:

мінімальний відступ між реквізитами (при їх ку товому розташуванні), що можливий на цьому рівні, - 1,5-2 міжрядкові інтервали;

неможливість перенесення на новий рядок при посиланні на документ у складових частинах окремих реквізитів та (чи) у тексті документа. Іншими слова ми: якщо поряд із назвами документа та організації- власника подано дату та реєстраційний індекс, то при неможливості розміщення в одному рядку їх єдиним блоком переносять на наступний.

Дата може виступати складовим елементом інших реквізитів: грифа погодження, затвердження, візи, ре золюції, відмітки про виконання документа й направ лення його до справи, відмітки про наявність докумен та в електронній формі, відмітки про надходження документа до організації віл адресанта, прізвища вико навця та номера його службового телефон}'. У такому разі її .місцезнаходження визначається правилами оформлення відповідного реквізиту.

Якшо документ оформлено не на бланку, його да ту позначають нижче підпису ліворуч.

Дату документа прийнято проставляти від руки в момент підписання документа особою, яка засвідчує його.

Для окремої групи організаційно-розпорядчих до кументів (ОРД) — протоколу, акта тошо — латою є час фактичної події, фіксованої цим документом, а не час підписання. Такі документи датує особа, шо їх складає.

Останнім часом в організаціях з великим обсягом документообігу і значною кількістю документів, шо проходять через керівництво, дату в документах про ставляє працівник служби діловодства під час їхньої реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, шоб дата документа відповідала тому дню, коли він був фак тично підписаний, а отже, нагальною стає вимога про водити датування і реєстрацію офіційних документів у день їхнього підписання.

Реєстраційний індекс документа

Реєстрація документа — це фіксування факту його створення або надходження шляхом проставлення на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу (реквізит 12) з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Усі зовнішні та вагомі внутрішні документи підля гають обов'язковій реєстрації.

Реєстраційний індекс містить порядковий номер документа та, за рішенням організації, такі додаткові відомості, як індекс справи за номенклатурою справ, інформацію про кореспондента, виконавші тошо.

Місце розташування реквізиту 12 залежить від блан ка та виду документа. У службових листах із кутовим розташуванням реквізитів:

де 149 - порядковий реєстраційний номер документа, одержаний під час його реєстрування в реєстраційних формах, 03-16 — індекс справи за номенклатурою справ

В організаційно-розпорядчих документах, крім служ бових листів, з поздовжнім розташуванням реквізитів:

де 67 — порядковий реєстраційний номер документа в межах певних груп документів (накази з питань ос новної діяльності, накази з особового складу, акти, про текши та ін.). який за рішенням організації може бути доповнено інформацією про кореспондента, виконав ця (приміром, індекс структурного підрозділу за пе реліком структурних підрозділів):*

01 — індекс структурного підрозділу, шо є автором документа (наприклад, загальний відліт, адміністрація тошо).

Якшо документ підготувати дві чи більше органі зацій, то реєстраційний індекс складається із реєстра ційних індексів кожної з цих організацій, які відокрем люють один від одного правобіжною похилою рискою згідно з послідовністю підписів авторів докумеита.

Так, у договорах, зовнішніх актах прюїмання-пере- давання кожна зі сторін проставляє реєстраційні індек си відповідно до it зазначення в преамбулі (вступній ча стині договору або акта). Наприклад:

123/79.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Позначки цього реквізиту (На № від /.

шо має номер ІЗ. відтворюють на бланку службового листа, змінна ж інформація вноситься лише улистах- відповідях.

Якшо йдеться про ініціативний лист, то трафарет на частина реквізиту 13, яка завжди є у бланку для ли ста, залишається незаловненою.

Реквізит 13 розташовують нижче або на рівні реє страційного індексу на спеціально відведеному місці бланка. При кутовому розташуванні:

У вітчизняному службовому листуванні листи не розпочинають зворотом:

У відповідь на Ваш лист від 12.09.2002 М І78 01/04 повідомляємо...

Ці відомості вже подано в реквізиті 13.

Натомість можна вжити загальні