Із вдячністю підтверджуємо отримання інформації

У відповідь на Ваш запит по…, повідомляємо… тощо.

Місце складення або видання документа

Для окремих видів документів особливе значення [ має місце складення чи видання (реквізит 1-І). Напри клад, місцем складення зовнішньоекономічного дого вору визначаються правша урегулювання розбіжно стей між сторонами, міжнародні норми, чинні на те риторії конкретної держави. Цей реквізит включає назву населеного пункту, де видається документ, і пови- і нен узгоджуватись із адміністративно-територіальним : полном країни, офіційно встановленими назвами на- і селених пунктів. Обов'язковим є використання загаль ноприйнятих географічних скорочень {м.. смт. с.)*:

м. Одеса і

смт Біюзір'я

с. Райгород

Залежно від спрямування документа дія невели ких населених пунктів наводять ше й район, область, для міжнародних - назву держави:

с Лузанівка Ком янського р-ну Черкаської о&і.

Місце складення або видання документа подають у всіх документах, крім листів, де ці відомості наявні в реквізиті Ловідкові дані про організацію. Розмішують реквізит 14 на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

Місце видання в документі не вказують, якшо во но входить до назви організації:

Київський професійно-педагогічний коледж Lu. Ан тона Макареика

Однак його зазначають, якшо документ був скла дений в іншому місці.

У документі, автором якого є філія організації, на водять місце розташування останньої.

Гриф обмеження доступу до документа

Відповідно до Закону України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 p. N° 2657-ХІІ за режимом доступу інформація поділяється на відкриту та з обмеженим доступом, яка. у свою чергу, за правовим режимом класифікується на таємну і конфіденційну.

Віднесення інформації до тієї чи іншої категорії конфіденційності чи таємниці здійснюється шляхом зазначення у відповідному документі на паперовому (звіт, лист, бізнес-план) чи іншому матеріальному носії (гнучкий магнітний диск та ін.) грифа обмеження доступу до цього документа (реквізит 15). При цьо му звичайно послуговуються такими відмітками: «Ціл- ком таємно; «Таємно; «Дія службового користуван ня; КТ «Комерційна таємниця; «Конфіденційна; *Суво- ро конфіденційно». «ДОК» (Документ обмеженого кори стування), «Банківська таємниця» тошо.

Гриф обмеження доступу до документа проставля ють без лапок на верхньою березі у правому куті пер шої сторінки документа, доповнюючи, за рішенням ор ганізації, номером примірника документа. Наприклад:

За потреби до цього реквізиту долучають інші лані, передбачені нормативноправовими актами, які регла ментують порядок ведення діловодства, шо містить інформацію обмеженого доступу.

Адресат

Документна інформація, зафіксована на певному матеріальному носії, може призначатися широкому зага лу (закони, постанови), обмеженому кату осіб (розпоря дження, вказівки) або мати конкретне адресне спряму вання. Адресування документної інформації, зафіксова не реквізитом Адресат (реквізит 16), є в службовій лис тах, доповідних, пояснювальних, службовій записках, довідках, заявах та інших документах.

У Методичних рекомендаціях поняття адресат ви значено як «сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням»*.

Адресатами документа можуть бути організації. їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни.

Увага! Кожну зі складових адресата друкують з но вого рядка шрифтом 14 пунктів через 1,5 міжрядково го інтервалу. Довжина максимального рядка не повин на перевищувати 80 мм і заходити за праву межу текс тового берега. Розділові знаки (крапки і коми) між складовими частинами реквізиту 16 не ставлять.

У разі адресування документа організаціїабо її струк турному підроздігу без зазначення посадової особи їхні назви наводять у називному відмінку:

Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу на зви посади адресата:

Надсилаючи документ посадовій особі (зверніть Увагу: не керівній!), назву установ,, подають називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – y давальному:

Якшо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата наводять узагальнено:

При узагальненому адресуванні тиражований засо бами множеної техніки документ выдают у конверти, звфяючи із заздалегідь складених, списком розсилань, який містить перелік організацій.куди має бути відправлено документ, адреси установ, відмітку про відправлення кореспонденції де робиться спеціальна позначка

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед адресатом не додають. Наприклад:

Слід пам'ятати, шо відповідно до етикету службово го листування в разі відправлення кореспонденції орга нам законодавчої і виконавчої алали або постійним клієнтам адресу в документі не зазначають. У цих ви падках доцільно скористатися конвертами із завчасно надрукованими на них адресами.

Надсилаючи документ фізичній особі, наводять у називному відмінку прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс: Забродський Павло Павлович вул. Еспланадна, буд. 46, кв. 415,.«. Київ, 01004

Гриф затвердження

Особливим способом засвідчення документів — носіїв інформації нормативного та правового харак теру — є їхнє затвердження. Документи, які потребу ють такого засвідчення, набувають чинності саме після затвердження рішенням колегіального органу, іншим розпорядчим документом або посадовою осо бою відповідно до повноважень. Затвердження доку мента здійснюється шляхом проставлення Грифа за твердження (реквізит 17).

Гриф затвердження посадовою особою складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціату(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження:

У разі затвердження документа кількома посадови ми особами їхні грифи розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, шо за тверджує створений документ ( у називному відмінку), його дати і номера:

Гриф затвердження розмішують у правому верх ньому куті першого аркуша документа.

При затвердженні документів слід діяти відповід но до правій, установлених у Примірному переліку документів, шо підлягають затвердженню, який пода но.) [Тримірній інструкції з діловодства від 17 жовтня 1997