Обов'язковому затвердженню піддягають статути (положення про організацію), структура і штатна чи сельність працівників, штатний розпис і зміни до нього, переліки, правила, інструкції, акти, звіти, пла ни та ін.

Документи, шо потребують затвердження, доцільно оформлювати на кутових бланках або чистих аркушах.

Резолюція

Резолюція (реквізит 18) — напис на документі, зроблений керівником установи, шо містить вказівки шодо виконання документа.

Стисло фіксуючи рішення із зазначених у доку менті питань, шляхи реалізації управлінських ситу ацій, порядок їх здійснення, цей реквізит є передумо вою виконання документа.

Право оформлення резолюції поряд з керівником організації можуть мати його заступники та керівни ки структурній підрозділів у межах їх повноважень.

Резолюція, яку ставить на документі посадова осо ба, складається з прізвища виконавця (виконавців) у да вальному відмінку, змісту доручення, терміну виконан ня, особистого підпису керівника, дати. Наприклад:

Кондратенку О. П.

Підготувати проект змін

та доповнень до контракту

10.02.2004 №321/349

Підпис

08.12.2006

Коли виконавців кілька, головним виконавцем вва жається особа, зазначена в резолюції першою (якщо в документі не обумовлено інше).

Методичні рекомендації дозволяють наводити як ви конавця резолюції організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа:

Фінансово-аналітичний віддії

Підготувати проект

бюджету 2007 року

до 12.12.2006

Підпис

14.11.2006

Якшо в тексті документа обумовлено термін вико нання і резолюція не потребує додаткових вказівок. У ній подають зворот «До виконання», виконавців, підпис автора резолюції, дату.

Резолюцію треба ставити безпосередньо на доку менті, під реквізитом «Адресат», паралельно до основ ного тексту або на вільній площі лицьового боку пер шого аркуша, однак не на березі документа, призна ченого для підшивання.

Документ, як правило, має одну резолюцію. Про те в разі потреби деталізувати порядок виконання до кумента можливі інші резолюції.

Якщо на документі немає вільного місця для резо люції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

Цієї ж рекомендації варто дотримуватися, коли доку мент підлягає поверненню або конкретизується поря док виконання документа та уточнюються виконавці.

Заголовок до тексту

У цьому реквізиті з номером 19 стисло викладається сутність документа. Як визначено в Методичних реко мендаціях, він містить лаконічний виклад основного смислового аспекту змісту документа й граматично узгоджується з назвою документа. Його правильне та чітке формулювання обґрунтовує логічність, послідов ність викладу порушуваних питань, структурування до кумента, а отже, сприяє досягненню мети документу вання управлінської інформації.

Заголовок до тексту прискорює обробку докумен та. Цей реквізит використовують під час реєстрації та контролю за виконанням документа, він є підставою для внесення відомостей про короткий зміст докумен та до контрольної реєстраційної картки, графи журна лу реєстрації відповідних форм, бази даних.

Заголовок відповідає на запитання «про шо?», «кого?», «чого?». Наприклад:

РОЗПОРЯДЖЕННЯ (про що?) - Про припинен ня трудового договору

НАКАЗ (про що?) — Про внесення змін у структу ру і штатну чисельність апарату управління

НАКАЗ (про що?) - Про приймання Соколова О. Л. економістом відділу кредитування

АКТ (про що?) — Про списання бланків трудових книжок і вкладок до них

ПРОТОКОЛ (чого?) — Загальних зборів акціонерів

ПРАВИЛА (чого?) - Внутрішнього трудового роз порядку

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ (кого?) - Архівіста

Граматичні конструкції реквізиту 19:

віддієслівні іменники та залежні від них слова (на дання, забезпечення, впорядкування, звільнення тощо);

іменники (звіт, план, рух (матеріальних ціннос тей], перспективи, розвиток тощо).

Як залежні слова поряд з іменниками, в тому числі й віддієслівними, вживають прикметники, окремі ка тегорії прислівників та числівників.

Заголовок до тексту документа розмішують від межі лівого берега першого аркуша над текстом:

Згідно з Методичними рекомендаціями його мож на продовжувати до межі правого берега, якшо заголо вок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків). Крапку наприкінці заголовка не ставлять:

Відмітка про контроль

Відмітка про контроль (реквізит 20) означає, що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Терміни вико нання документа можуть бути:

визначені законодавчим чи іншим нормативно- правовнм актом (типовий строк):

встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Відмітку про контроль за виконанням документа по значають літерою «1С», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа на рівні за головка тексту. Наприклад:

Методичні рекомендації унормовують написання цієї відмітки червоним, синім, зеленим чи іншим яс кравим кольором.

Відмітка про наявність додатків

Досить часто в управлінській діяльності послуго вуються не окремим документом, а кількома доку ментами, об'єднаними між собою тематично, які до повнюють, пояснюють окремі питання або документ у цілому.

З-поміж документів-додатків вирізняють:*

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (позовної заяви, претензійного ли ста, доповідної, службової записок, довідки, звіту, заяви та ін.), в яю»гу висновки та судження аргументуються посиланнями на документн-лодатки: розрахунок суми збитків, товарно-транспортні документи, платіжні дору чення, списки, акти, різного роду переліки, копії дип ломів і свідоцтв та ін.*

Документи, які набувають статусу основного до кумента (проекту договору, контракту, програми, по станови) і надсилаються разом із супровідним докумен том - переважно супровідним листом, інструкцією. У цьому разі в супровідному документі даються додаткові роз'яснення, вказівки, інструкції шодо докумен- та-додатка (приміром обговорення проекту договору, внесення зауважень та поправок до певної програми, порядок впровадження тошо).

В обох випадках в основному чи супровідному доку менті оформлюють відмітку про наявність додатків (реквізит 22). проте в самому документі-додатку вка зівка на їхній зв'язок здебільшого відсутня.

Окрему групу становлять додатки до розпорядчого документа, в яких відмітка про наявність додатка мо же проставлятися:*

в основному документі (розпорядчому);*

в документі-додатку (наприклад, уніфіковані фор ми звітності, графіки, кошториси).

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з постанням на цей документ, його дату і но мер. Відмітку роблять у верхньому