Якщо до розпорядчого документа існує один до даток, то його не нумерують.

Відмітку про наявність додатків в основному чи су провідному документі розмішують під текстом доку мента, її складовими є слово «Додаток»/«Додатки» та текстова частина. Остання може містити:*

назву документа-долатка. де в разі потреби зазнача ють організашю-власника документа, його вихідні дані (дата та реєстраційний індекс);*

кількість аркушів;*

кількість примірників.

Розглянемо варіанти форм відміток про наявність додатків залежно від ситуацій, шо виникають.

Якщо документ містить додатки, повній назв яких не має в тексті, то ці назви треба подати пісія тексту, зазна чивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість примірників останніх.

За наявності кількох додатків їх нумерують арабськи ми цифрами (без знака №). Назви додатків відділяють одну від одної 1.5 міжрядковими інтервалами.

Якщо до документа додають інший документ. який має додатки, то відмітки про додатки оформлю ють так:

На велику кількість додатків складають опис, а в са мому документі після тексту зазначають:

Якщо додаток надсилають не за всіма поданими в документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Документи-додатки, оформлені на стандартних ар кушах паперу, повинні мати всі необхідні для цього ви ді документа реквізити.

Важливо тім 'ятити:*

відмітку про наявність додатків розмішують після тексту (реквізит 21) через два міжрядкових інтервали;*

після слова «Додаток» («Додатки») ставлять дво крапку;*

текстову частину додатка оформлюють з відсту пом через один пробіл після слова «Додаток:» («Додат- юп») до правого берега:*

якшо текст відмітки про наявність додатка зай має декілька рядків, то її друкують через один міжряд ковий інтервал;*

у тексті відмітки про наявність додатка дозволе но перенесення на межі слів;*

наприкінці тексту відмітки про наявність додат ка ставиться крапка.

Підпис

Засвідчення документів здійснюється шляхом їхньо го підписання, затвердження та проставлення відбитка печатки.

Підпис (реквізит 23) — обов'язковий реквізит будь- якого документа, який засвідчує відповідальність осо би за зміст останнього та надає йому юридичну силу.

Офіційні документи підписують посадові особи відповідно до їхньої компетенції. Право підписання до кументів урегульовується відповідними установчими та організаційними документами (статутом, установ чим договором, положенням про організацію, наказом керівника установи про розподіл посадових обов'язків, інструкцією з діловодства, посадовими інструкція ми тошо).

В установах, шо функціонують на засадах єдино начальності, документи до вищих організації! підпи сує керівник або його заступник відповідно до по вноважень.

Документи, які направляють спорідненим органі заціям, мають право підписувати поряд з вищеназва ними посадовими особами ще й керівники структур них підрозділів.

Окремі внутрішні документи (доповідні, поясню вальні записки, довідки, звіти про одноразові події то шо) та офіційні документи особового характеру (заяви, автобіографії, доручення, розписки) підписує укладач.

Реквізит 23 розмішують після тексту чи відмітки про наявність додатка.

Підпис складається з назви посади особи, яка підпи сує документ (повної, якшо документ надруковано не на бланку, скороченої — на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціала(-ів) і прізвища Роз шифрування підпису (ініціал(-и) і прізвище) подають на рівні останнього рядка назви посади:

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб:

Затверджуючи документ особистими підписами за значених посадових осіб. їх почергово проставляють у зворотному порядку, тобто спочатку — головного бух галтера, потім — директора

Якшо документ підписують кілька осіб, що займа ють аналогічні посади, то їхні підписи розташовують на однаковому рівні:

Документи колегіальних органів підписують голо ва колегіального органу і секретар:

Якшо документ складає комісія, то наводять не по сади осіб, які підписують документ, а їх статус у складі комісії:

У разі відсутності посадової особи, підпис якої за значено в документі, його підписує особа, яка виконує відповідні обов'язки або заступник. У такому випадку обов'язково наводять посаду та прізвище особи, яка підписала документ (випрааіення вносять рукопис ним або машинописним способом), наприклад: «Ви конувач обов'язків», «Заступник».

Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою поса ди не дозволено.

У повному складі компонентів (назва посади, осо бистий підпис та інішал(-и). прізвище) реквізит Підпис наявний лише в оригінальних примірниках докумен та. Примірники, шо направляються у справу, оригіна льного особистого підпису не мають, натомість копію засвідчує працівник служби діловодства.

Примірною інструкцією з діловодства у міністер ствах, інших центральних органах виконавчої влади. Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади від 17 жовтня 1997 р. № 1153 визначено:

«У разі надсилання документа одночасно кіль ком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком ор ганізаціям, шо належать до сфери упраатіння установи, підписується тільки оригінал, який затишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені кан целярією примірники».

Організації самостійно визначають склад докумен тів, на яких може проставлятися факсиміле. Здебільшо го це листи-запрошення, повідомлення тощо. При укла данні угод використання факсиміїьного відтворення підпису, електронно-цифрового підпису можливе у ви падках, передбачених законом чи угодою сторін.

Гриф погодження документа

Гриф погодження (реквізит 24) розміщують нижче реквізиту Підпис. Згідно з Методичними рекомен даціями він фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, шо не є автором документа, з його змістом.

До складових грифа погодження належать слово ПОГОДЖЕНО (без лапок), назва посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), осо бистий підпис, ініціал(-и) і прізвище, лата погодження:

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом, то гриф погодження оформлюють так:

За наявності кількох грифів погодження. їх розта шовують на одному рівні вертикальними рядами. Пер ший — від межі лівого берега: другий — через 104