Візи документа

Віза документа (реквізит 2S) — напис, шо засвідчує внутрішнє погодження документа — згоду або незгоду посадових осіб організації, яка є автором документа, з його змістом. Віза складається з назви посади, особи стого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує до кумент, дати візування:

Візу розміщують нижче реквізиту 23 як на лицьо вому, так і на зворотному боці останнього аркуша до кумента, її ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

Документ можуть візувати посадові особи, в межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, пору шених у документі. Проект документа можуть завізува ти заступники керівника організації, керівники струк турних підрозділів, певні посадові особи (бухгалтер, го ловний бухгалтер, юрист, інспектор відділу кадрів, інже нер з техніки безпеки тошо), у компетенції яких знахо диться це питання.

Увага! У назвах посад допускаються скорочення типу: заст. - заступник директора: зав. — завідувач ла бораторії тощо.

Зауваження і пропозиції до змісту документа ви кладають на окремому аркуші, про шо на проекті роблять відповідну відмітку:

Якщо під час візування з'ясовується, що підготовле ний до підписання документ потребує суттєвих змін, необхідно провести повторне візування.

Відбиток печатки організації

Відбиток печатки організації (реквізит 26) простав ляють на документах, шо засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів та використання матеріальних цінностей, а та кож у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут організації, штатний розпис, договір, посвід чення, довіреність тощо.

Відбитком печатки організації засвідчують підпис відповідальної особи. Його слід проставляти таким чи ном, шоб він охоплював останні кілька літер назви по сади особи, яка підписна документ. Відбиток печатки має бути чітким.

Відмітка про засвідчення копії

Відмітка про засвідчення копії (реквізит 27) скла дається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит розміщу ють під реквізитом Підпис. Наприклад:

Відмітку проставляють на копіях документів (у то.\гу числі ксерокопіях) для засвідчення їхньої відповідності оригіналу. Піл час розсилання копій документів, шо ма ють юридичну силу (постанов, наказів, розпоряджень, інструктивних листів тощо), їх слід засвідчувати відбит ком печатки організації. Дія копій інших вихідних до кументів достатньо печатки з назвою служби діловод ства організації.

Прізвище виконавця і номер його телефону

Виконавцем документа може бути заступник керів ника організації, керівник структурного підрозділу чи певна посадова особа, що відповідно до своїх повнова жень коригує певні напрями управлінської діяльності, порушувані в документі.

Відомості про виконавця (реквізит 28) подають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останньо го аркуша документа. Розмір шрифту — 8-Й пунктів:

Залежно від ситуації цей реквізит доповнюють ім'ям та по батькові виконавця документа, що при скорює встановлення ділових контактів з цією осо бою та вирішення питань:

У разі потреби зазначають шифр оператора комп'ю терного набору, який утворюється першими літерами імені та прізвища, наприклад: КС — Катерина Семенко, кількість віддрукованих примірників, дату друкування, а на документах, шо мають гриф обмеження доступу, ще вказують, куди напраатено примірники:

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Відмітку про виконання документа і напра&іення йо го до справи (реквізит 29) стаазять після вирішення пи тання, яке порушено в документі, або направлення відповіді. Вона свідчить про те, що оперативну роботу з документом завершено. Після її оформлення доку мент долучають до справи для подальшого зберігання. Реквізит 29 може вктючати постання на дату та реєстраційний індекс джерела, шо свідчить про вико нання документа. У разі відсутності такого джерела — короткі відомості про виконання, сполучення слів «До справи», номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з докумен том, або керівник структурного підрозділу. Якщо ор ганізація невелика, то назву посади можна не вказува ти. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша.

Ло справи № 09-41

Відповідь надіслано

13.0S.200S № 03/062/143

Підпис В. И. Постоііко

17.0S.200S

Відмітка про наявність документа в електронній формі

У відмітці про наявність документа в електронній формі (реквЬит ЗО) наводять повне ім'я та місце збері гання файлу, код оператора, інші пошукові дані. її роз міщують у центрі нижнього берега лицьового боку пер шого аркуша документа в колонтитулах (команда Вид > > Колонтитулы > Нижний колонтитул > Вставить авто текст > Полное имя файла): E:\delo\od\rekvszit.doc.

Відмітка про надходження документа до організації від адресанта

У реквізиті 31 фіксують такі дані: скорочена назва організації (або абревіатура), дата (у разі потреби — годи на та хвилина) надходження документа, реєстрацій ний індекс. Відмітку про надходження документа до ор ганізації ставлять за допомогою штампа, при відсутності якого роблять запис від руки у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа:

UCTP1

Вх. М 57 - -17.94.2006

Якщо документ надійшов у неробочий час, датою реєстрації є наступний робочий день.

Запис про державну реєстрацію

Цей запис (реквізит 32) роблять лише на норматив но-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконав чої влади». У Міністерстві юстиції України на вказаних више нормативних актах оформляють запис про дер жавну реєстрацію, розташовуючи його після номера акта чи після грифа затвердження. Для реквізиту 32 ор ганізація — автор нормативного акта повинна залиши ти вільне місце (6 х 10 см) у верхньому правому* куті після номера