Раціоналізація документообігу на підприємстві
У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документу вання, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання
Проблема надмірного документообігу
Важливою складовою організації роботи з документами є налагодження документообігу підприємства, організації, установи (далі - підприємство), зберіїання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства.
Документообіг — це рух службових документів в установі від дати їх створення чи одержання до завершення виконання або надсилання (ДСТУ 2732:2004 «Діловодстов й архівна справа. Терміни та визначення понять»).
Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення й виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, застосованих на підприємстві, сучасним вимогам. Характеристикою документообігу є його обсяг – кількість створюваних на підприємстві документів та їх копій упродовж року. Наразі документообіг багатьох підприємств постійно зростає, сягаючи 100-200 тис, іноді 300-400 тис. і більше документів на рік.
Серед основних причин виникнення «паперового буму» зокрема такі:
недостатньо сформована законодавча база;
нестабільність економічної ситуації;
заміна реальної діяльності «паперовою творчістб», залучення до «паперової» бюрократичної діяльності більшої кількості працівників.
Документи часом створюють як данину традиції, аби убезпечити себе від випадковостей. На деяких підприємствах поширена дублетність документів, як наслідок дублювання функцій організацій, структур них підрозділів. Часто значний потік невиправданих документів спричинений виданням неякісних доку ментів, особливо нормативних актів, які породжу ють потік запитів і додаткових роз'яснень. На зрос тання обсягу документообігу також впливає несвоє часне і неякісне виконання доручень, договірних зо бов'язань, що призводить до появи значної кількості додаткових документів — нагадувань, претензій, скарг тощо. Уникнути цих явищ можна шляхом організації ефективної системи контролю виконання документів і доручень, підвищення виконавчої дисципліїпі.
Шляхи раціоналізації документообігу
Процес раціоналізації документообігу передбачає організацію безперервного потоку документів, їх негай ного розгляду, прийняття без зволікань щодо них від повідних рішень, мінімізацію накопичення нерозгляну- тих документів на робочих місцях. На практиці раціона лізацію документообігу досить часто ототожнюють зі зменшенням кількості документів, створюваних під приємством. Певною мірою це так. Інформація, яка існує сама по собі і не впливає на прийняття рішень, є надлишковою, власне управліїїським «галасом з нічо го». Але перш ніж вдатися до «іїжвізидійних» методгв боротьби з обсягом показників, скажімо, звітності, пер шочергово радимо визначити, чи потрібні ці докумен ти організації, і наскільки ефективно вони реалізують цілі корпоративного управління. Можливо, доцільніше обрати шлях їх упорядкування та уніфікації. Тим паче, нині можна розраховувати на допомогу компьютера. Адже із середини 90-х в Україні започатковано засто сування корпоративних систем документообігу, які передбачають не лише автоматизацію традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом, виконан ня довідково-інформаційної роботи, використання електронного документообігу, здійснення централізо ваного контролю документообігу всіх включених до мережі підрозділів. Функціонування на підприємстві внутрішніх інформаційно-пошукових систем сприяє значному скороченню документообігу. Розроблення добре налагодженої пошукової системи дасть змогу одержати будь-яку необхідну інформацію, не встаю чи з робочого місця, а отже обмежить потребу працівни ків у тиражуванні документів.
Дієвим методом скорочення обсягів невиправда ного документопотоку є підвищення якості самих до кументів як носіїв інформації. Тут у пригоді стане ме тодика складання уніфікованих текстів різних видів документів, які удосконалюються упродовж певного часу CO1 AS 5, 7,2007;.
Зменшення розміру тексту документа — один з кро ків до скорочення документообігу. Доцільно прагну ти до створення стислих текстів за рахунок зменшення традиційних преамбул, виключення зі службового лис тування невмотивованих слів-звернень та вдячності то що. Для раціонального розміщення інформації на па пері доцільно використовувати кутове розташування реквізитів у документах, що містять гриф затверджен ня, адресата (задіяний лівий верхній кут робочої площі документа). Ефективним є широке впровадження блан ків документів, їх уніфікованих форм тошо.
Щоб уникнути невмотивованого документотворен- ня, слід замість нього по можливості застосовувати інформаційний обмін у мережі on-line, телефонні ко мунікації.
Серед основних ознак раціонального документо обігу можна виділити, зокрема, такі:*
прямоточність (без зворотного повернення) і як найкоротший рух документів під час виконання певних технологічних операцій;*
мінімізація етапів створення та обробки докумен та, кількості задіяних структурних підрозділів та посадо вих осіб, які беруть участь у цих процесах (приміром, скорочення кількості підписів на посвідченні про відря дження —на одному підприємстві обходяться 1-2 підпи сами, на іншохгу необхідно 5-6);*
одночасність роботи з документом певних поса дових осіб під час виконання різних технологічних опе рацій (скорочується час руху документа, підвищується оперативність його виконання);*
одноразовість операцій з оброблення документів, уникнення паралелізм і дублювання (наприклад, цент ралізована одноразова реєстрація документа);*
налагоджена інформаційно-пошукова система відомостей шодо руху і виконання документа.
Раціоналізація документопотоку
Безумовно, окрім документа, об'єктом раціоналізації є також документаційний технологічний процес та основ ний учасник документообігу — документопотік.
Організація роботи щодо удосконалення докумен тообігу підприємств невіддільна від аналізу сформова них документопотоків. Під докумеитопотоком мається на увазі сукупність документів, які виконують певне цільо ве призначення в процесі документообігу. Так. у докумен тообігу будь-якого підприємства структурують такі до-
кументопотоки:*
вхідні (надійшли ззовні, від інших підприємств);*
вихідні (створені підприємством та надсилають ся до інших суб'єктів господарювання);*
внутрішні, або локальні (створені підприємством, але залишаються у внутрішньому обігу).
Під час реєстрації документів виокремлюють до кументи, які підлягають передаванню конкретним ви конавцям, та документи, які передаються на