Порядок руху документів. їх склад є вторинними в конкретній організації щодо цілей, завдань, внутріш ньої структури і розподілу посадових обов'язків праців ників. Утім, це аж ніяк не означає, що організація доку ментопотоку немає ніяких регулятивних важелів.

Анаїіз документопотоків — шлях до вивчення та раціоналізації існуючої системи управління організації. Найбільш простім та наочним методом аналізу доку ментопотоків є графічний; будуються графіки докумен тообігу від місця створення документа до місця викори стання і зберігання із зазначенням часу (нормативного і фактичного) перебування документа у працівника, відповідно до його посадових обов'язків. Аналіз доку ментопотоків нерозривно пов'язаний із аналізом ор ганізаційної структури підприємства, що дає змогу од ночасно зробити висновки шодо ефективності остан ньої. На їх основі з урахуванням обсягу документообігу та категорії підприємства (IV—до 10 тис. документів на рік, III - 10-25 тис. документів на рік, II — 25-100 тис. документів на рік, І — понад 100 тис. документів на рік), а також форми організації діловодства (централізова- ної, децентралізованої, змішаної) розробляють схеми документообігу (схеми 1-3).

Схема 1. Документообіг підприемства без поділу на структурні підрозділи

Основні параметри документопотоку:*

зміст потоку;*

структура потоку;*

спрямування потоку та його обсяг.

Зміст документопотоку — це склад документів, включених до нього, та склад інформації, зафіксованої в цих документах. Структурними показниками потоку документів зазвичай є ознаки функційного призначен ня документів (організація систем управління, організа ція процесів управління, обліку кадрів, управління кад рами тощо). Режим документопотоку визначається циклічністю виконуваних операцій (наприклад, плану вання, звітності (квартальної, піврічної, річної), внутріш німи ритмами роботи підприємства. Напрям докумен топотоку характеризується змістом конкретної техно логічної операції, способом засвідчення, погодження, затвердження, ознайомлення тощо. Обсяг документо обігу — фізичною кількістю документів — оригіналів та їх копій, створюваних упродовж року.

Зовнішні потоки документів під час надходження концентруються в канцелярії, згодом розосереджу ються у виконавців. Внутрішня розпорядча, фінансово- облікова, звітнс-статистична документація, зливаючись з іншою спеціальною документацією підприємства, ут ворює потік вихідних документів певного суб'єкта уп- раатіння.

Режим руху документів характеризують обсяг доку ментообігу, пропускна здатність різних каналів зв'язку, засобів створення й тиражування документів (напри клад, пластикових карток, брошур, друкованих сторі нок, копій), нормативне завантаження працівників, які опрацьовують цю інформацію. Виокремлення в загаль ному документопотоці систематичної (постійної) та не систематичної (змінної) документації є базовим для уніфікації технологічних процесів організації роботи з постійною інформацією. Документи рухаються в ор ганізаціях за суворо визначеними напрямами, і їх рух, У разі належного чіткого розмежування меж цього пото ку й усталеного порядку їх доведення до виконавців, мо же відбуватися без участі керівництва. Наявність у до кументообігу змінної інформації визначає специфіку адресності руху документів і режимів обробки. Саме з цією метою частина вхідних документів спрямовується на розгляд керівництва і доповнюється резолюцією, яка фіксує виконавців, порядок та строки виконання.

Як розвантажити керівника

Керівник підприємства, документообіг якого стано вить 20-30 тис. документів на рік (йдеться про підприємство III категорії, а отже — не найбільше) підпи сує щорічно не менше 20 тис. тільки організаційно-роз- порядчих документів, не враховуючи договорів, звітно- статистичної, обліковскрінансової документації, різних проектів, графіків і т. д. Неодмінний під час підписання побіжний перегляд документа та власне підписання до кумента займає близько 0,5 хв. Таким чином, 20-25 днів на рік керіїшики зайняті виключно підписанням доку мента. Таку організацію документопотоків у сучасних умовах навряд чи можна назвати ефективною.

Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкуван ня: розвиток між кершниками підприємств ділових сто сунків, шо базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування; розви ток бездокументних засобів обміну шформаціею (теле фон, спілкування в режимі on-line).

Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, шо перебувають на розгляді керів ника, є достатньо повне делегування повноважень, се ред них — і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, шо вони правильно виконують делеговані їм функції

Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, виз наченні ступеня та періодичності і розширенні на їх ос нові складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повно важень розгляду та підписання документів. Таке делегу вання не обмежене законодавством і перебуває в ком петенції керівника. Постійний документопотік мож на вважати упорядкованим, якщо в систем управління визначено склад і обсяг документів, що перебувають в цьому документопотоці, склад інформації, вміщеної в них, встановлені раціональні схеми руху документів.

Графік документообігу

Назва структурного підрозділу

Функш | Назва виду документа | Складання документа | Оформлення документа

Підстава | виконавець | строк виконання | КІЛЬКІСТЬ

примірни ків | погодження | підписання | затвер дження | ознайом лення

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10

Організа ція систем

управління | Штатний розпис | Формуван ня штату працівни ків | Бухгалте рія | 25.12

поточного

року | Не менше трьох | Керівники структур них підрозділів | Начальник

відділу

кадрів,

головний

бухгалтер | Наказ

керівника підприєм ства

Обробка документа | Оперативне зберігання | Передавання в архів | Примітки

переда вання в підрозділи | строк переда вання | контроль за вико нанням | підрозділ | JSsсправи | відпові дальний | строк зберігання | відпові дальний | строк

11 | 12 | 13