Дирекція, відділ кадрів, бухгалтерія | Після затвер дження | Відділ кадрів, бухгал терія | Бухгалтерія | 03-09 | Головний бухгалтер | Не менше

трьох років | Секретар

відділу | І квартал наступного року після затвер дження нового

Графік документообігу

Графік документообігу (далі — Графік) дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»: від ство рення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства (СР№ 6, 2007, с 9). Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації (додаток). У ньому фіксуються всі дЕ, здійснювані в процесі роботи з до кументом (зазначаються виконавці, наводяться не обхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства — це зведений графік, ок ремими складовими якого є графіки документообі гу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію робо ти з документами окремого структурного підрозділу. Отож, розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.

Графік розроблюється структурними підрозділа ми під керівництвом служби діловодства й затвер джується керівником підприємства або окремим роз порядчим документом керівника підприємства - за звичай наказом.

Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-мето дичних документів з організації діловодства (Інструкції з діловодства. Класифікатора форм. Альбому форм, Збірника типових текстів), вносяться наказами керівни ка підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.

Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своє часне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну до стовірність, покладено на авторів до кумента та осіб, які його підписали. На доповнення Графіка на під приємствах можуть створювати ся оперограми* руху певної групи документів. Етапи роботи з доку ментами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками - структурні підрозділи або поса дові особи, відповідальні за певний стан документа.

Слід зазначити, шо етапами видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень мо жуть бути:*

ініціювання рішення (обгрунтування та необхід ність видання розпорядчого документа);*

збір та аналіз інформації з певного питання;*

підготовка проекту розпорядчого документа;*

погодження проекту розпорядчого документа;*

внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник):*

прийняття рішення (підписання, реєстрація до кумента);*

доведення розпорядчого документа до виконавців;*

організація контролю за виконанням розпоряд чого документа.

Маршрут документа

В системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Піл маршрутом документа розуміють перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризува тися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання в днях;

дата фактичного виконаная;*

код відділу і табельний номер працівника, відпо відального за обробку цього етапу певного технологіч ного процесу;*

код відділу і табельний номер працівника, відпо відального за обробку попереднього етапу певного тех нологічного процесу;*

очікуваний статус документа в системі докумен тообігу (що шанували?);*

набутий статус документа в системі документо обігу (що отримали?);*

примітки;*

шлях та ім'я файлу, пов'язаного з поточним ста ном документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у таб личній формі, яка фіксує зміну стану певного докумен та, виокремлюючи незакриті стани кольором або ж словесним підтвердженням нинішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можуть позна чатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію». Довідкова інформація щодо нинішнього стану документа викликається з автоматизованого ро бочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути на комплекси документів - первинні та вто ринні. Наприклад, заява про надання кредиту поро джує підписання з клієнтом договору про надання кре диту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тари фами операцій тошо.

Окреслені шляхи вдосконалення документообігу логічно вплітаються в загальну схему раціоналізації тех нологічних процесів дітоводства, відтворених у внутріш ніх нормативно-методичних документах, передусім в Інструкції з дітоводства, Класифікаторі форм. Аль бомі форм, Збірнику уніфікованих текстів. А отже, проект раціоналізації технологічних процесів діловод ства має охопити усі сторони документного обслугову вання апарату управління.