Реєстрація документів

Тему реєстрації документів ми розглядали досить повно в позаминулому році, однак до редакції продовжують надходити листи з проханням пояснити принципи різних видів реєстрації, їх особливості. Отже, сьогодні ми повертаємося до цієї важливої теми з тим, щоб задовольнити потреби нових читачів в інформації щодо форм та способів реєстрації документів і відповісти на численні запитання наших давніх прихильників

Завдання реєстрації документів

Для забезпечення ефективного користування інформацією під час прийняття управлінських рішень та надання оперативних відомостей про весь масив документації з певного питання на будь-якому підприємстві, в установі, організації (далі — установа) має бути створена раціональна пошукова система. Сучасна інформаційно-пошукова система повинна включати інформацію практично про всі документи установи. Основою побудови пошукової системи є реєстрація документів, тобто запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційно го індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів є однією з найважливіших функцій діловодства. Саме на базі облікових форм створюється контрольний і довідковий апарат до до кументів установи, що забезпечує контроль за строка ми виконання і пошук документів. Реєстрація доку ментів тісно пов'язана з іншими функціями діловод ства — складанням номенклатур і формуванням справ, експертизою цінності та збереженістю документів.

Головне призначення реєстрації - надання доку менту юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Поки документ не за реєстрований, не має свого номера, установа нібито не бере на себе відповідальності за нього, оскільки не підтверджено факту його створення або надходження. Реєстрації підлягають усі документи, що потребу ють обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях: розпорядчі, кадрові, планові, звітні, обліково-статистичні, фінансові, бухгалтерські тощо. Реєструються документи, шо надходять з інших установ, звернення громадян, а також доку менти, створені в установі.

Документи реєструються, незалежно від способу їх доставки, передачі або створення, один раз: ті, шо надійшли — в день надходження; створені в уста нові — в день їх підписання або затвердження.

Реєстрація документів здійснюється в межах груп, залежно від назви виду документа, автора і змісту. На приклад, за Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконав чої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердже ною постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № Ц53 (дай - Примірна інструкція з діловодства), окремо реєструються:

закони України, акти і кореспонденція Верхов ної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України;

накази установи з основної діяльності;*

накази з особового складу (про прийняття, пере ведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівни ків, про матеріальну допомогу);

накази про надання відпусток;

накази про відрядження;*

накази про накладення стягнень на працівників (у разі незначної кількості таких наказів їх дозволяється реєструвати разом з наказами про відрядження);*

накази з адміністративно-господарських питань;

рішення колегії;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службове листування;

звернення громадян тощо.

Системи реєстрації документів

Реєстрація документів може здійснюватися цент ралізовано і децентралізовано. Найбільш раціональ ною є централізована система реєстрації, за якою до кументи реєструються в одному місці — службі діло водства.

Децентралізована система реєстрації документів допускається в установах з документообігом понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єдна ними структурними підрозділами та у випадках, коли того потребує специфіка діяльності установи.

Однак на практиці найбільш поширеною є змішана система реєстрації документів, за якої передбачається часткова централізація. Тобто документи, отримані від органів вищого рівня та на ім'я керівництва, розпорядчі документи та листи за підписом керівництва реєстру ються в службі діловодства. Інші документи, що надхо дять на адресу структурних підрозділів за напрямами їх діяльності, в службі діловодства не реєструються, їх облік, реєстрацію і контроль здійснюють секретарі структурних підрозділів. Напри клад, накази з особового складу реєструються у відділі кадрів, бух галтерська документація — в бухгал терії, документація, що стосується навчання, — у навчальній частині, листи можуть реєструватися безпо середньо в тих структурних підрозділах, на адресу яких вони надійшли. Важливою умовою ефективності змішаної системи є організаційно-методичне керівниц тво і надання допомоги секретарям структурних підрозділів з боку служби діловодства.

Разом з тим децентралізація також має грунтува тися на єдиній системі реєстраційних індексів, єди них правилах реєстрації, на загальній доступності реєстраційних даних, звичайно, з дотриманням усіх положень щодо конфіденційності інформації.

Індексація документів

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень — індексів, які надають докумен там під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Обов'язковим елементом індексу є порядковий реєстраційний но мер у межах масиву, що реєструється, як правило, за рік. Відповідно до завдань пошуку порядковий но мер може доповнюватися індексом структурного підрозділу, індексом за номенклатурою справ, кодом документа за класифікаторами кореспондентів, вико навців документа, з питань діяльності тошо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються од на від одної косою рискою, наприклад: 356(01-78.

Основною схемою класифікації документів у су часному діловодстві є номенклатура справ. Лише де які установи розробляють класифікатори з питань діяльності. Базою індексації для номенклатур справ є перелік або список структурних підрозділів із закріпленими за ними індексами чи умовними по значками. До індексу структурного підрозділу до дається номер справи за номенклатурою справ у ме жах структурного підрозділу Наприклад, 04-13, де 04 — індекс структурного гаарозділу, 13 — номер спра ви за номенклатурою. Доцільність нумерації