Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього доку мента складається з реєстраційного номера докумен та й індексу справи за номенклатурою. Розташуван ня реєстраційного номера документа як складової частани його індексу може змінюватися залежно від то го, який документ реєструється — ініціативний вхідний чи ініціативний вихідний. При реєстрації ініціативного вихідного документа на документі мо же бути проставлений спочатку індекс справи за но менклатурою, а через дріб — реєстраційний номер за групою ініціативних вихідних документів. На приклад, 03-12/1560. При реєстрації ініціативного вхідного документа в момент реєстрації на першому місці може бути поставлений реєстраційний номер за групою ініціативних вхідних документів, напри клад, 434/02, а після виконання документа—друга ча стина індексу — індекс справи за номенклатурою, на приклад, 434/02-17.

Головме призначення реєстрації — надання документу юридичної сили, тобто підтвердження факту його створення або одержання. Поки документ не за реєстрований, не має свого номера, установа нібито не бере на себе відповідальності за нього, оскьіьки не підтверджено факту його створення або надходження

Реєстраційні форми

Форми реєстрації документів можуть бути трьох видів — журнальна карткова й автоматизована за до помогою комп'ютера

Журнаїьна форма реєстрації

Журнальна форма реєстрації була встановлена ще за часів Російської імперії Генеральним регламен том Петра І (у 1720 році). Протягом майже 250 років вона не зазнавала принципових змін і широко засто совувалася в наших установах. І досі ця форма має багато прихильників, які вбачають у її стародавності і живучості доказ практичності і простоти. Проте таку форму реєстрації рекомендується застосовувати лише в невеликих установах, документообіг яких не перевищує 500-600 документів на рік. У цих устано вах, як правило, одна організаційна дистанція вико нання, тобто документ після розгляду керівником по трапляє до безпосереднього виконавця, справи фор муються централізовано. Для таких установ журнал може забезпечити всі три завдання реєстрації: облік, контроль і пошук документів.

Зверніть увагу, що за Приміркою інструкцією з діло водства журнали реєстрації мають обов'язкові графи (додаток І), однак вони можуть бути доповнені іншими графами, виходячи зі специфіки діяльності установи.

Журнальна форма реєстрації також доцільна, ко ли важливий саме облік документів. Це, як правило документи, реєстраційний індекс яких складається тільки з порядкового номера, наприклад, при вида ванні документів про освіту, трудових книжок, пере пусток тощо.

ЖУРНАЛ реєстрацій вхідних документ

Дата

надходження

та Індекс

документа | Кореспондент.

дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція або кому направлено документ | Позначка про

виконання документа | Розписка в одержанні документа

1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6

02.01.2006 1/01 | Мінфін

26.12.2005

1495/02/01-23 | Про розгляд проекту постанови Кабінету Міністрів «Про порядок визначення заробітної плати» | Петрову М. І. Врахувати зауваження Мінфіну та подати нову редакцію проекту постанови до 03.01.2006 | Направлено

на візування

Мінфіну.

Лист від 03.01.2006

№ 14/01-06 | Петров

02.01.2006 2/03 | ВАТ «Енергія» | Про надання роз'яснень | Василенку В. О. Підготувати відповідь | Направлено лист від 12.01.2006 № 84/01-05 | Василенко

03.01.2006 3/01 | ВАТ «Пром-

будмаш» | Про постачання обладнання | Романову С. І.

Підготувати графік

постачання відповідного

обладнання

та надіслати ВАТ | Направлено лист від 18.01.2006 № 112/01-03 | Романов

ЖУРНАЛ

реєстрації створюваних установою документів

Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Позначка про виконання документа

1 | 2 | 3 | 4

03.01.2006 01-03/1 | Міжрегіональний центр підвищення кваліфікації | Про узгодження програми курсів | Отримано лист від 09.01.2006 № 56/1/02-06

04.01.2006 01-12/2 | Держархів Донецької області | Про стан видавничої діяльності | Отримано лист від 24.01.2006 №01-01/16

05.01.2006 02-09/3 | Мін'юст | Про погодження Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010 роки | Отримано висновок Мін'юсту від 28.01.2006 № 06/01/04-15/67

06.01.2006 03-10/4 | Доповідна записка начальника відділу кадрів «Про стан трудової дисципліни» | Розглянуто на засіданні колеги від 20.01.2006

ЖУРНАЛ реєстрації наказів з основної діяльності

Двта | Номер | Короткий зміст | Найменування структурного підро іділу, який підготував наказ

1 | 2 | 3 | 4

04.01.2006 | 1 | Про вдосконалення організації діловодства | Канцелярія

05.01.2006

% | 2 | Про створення робочої групи

з підготовки Міжнародної конференції

«Проблеми зберігання електронних

документів» | Відділ інформаційних технологій

06.01.2006 | 3 | Про введення у дію номенклатури справ на 2006 рік | Канцелярія

Карткова форма реєстрації

Карткова форма реєстрації документів була по ширена у всіх розвинутих країнах на початку XX століття. В СРСР така форма реєстрації доку ментів була введена за вказівкою В. І. Леніна в апа раті Раднаркому в 1918 році.

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) впроваджена в 1975 році, передбачала введення в уста новах з документообігом понад 600 документів на рік карткової форми реєстрації документів із застосуван ням реєстраційно-контрольних карток (РКК). Картко ва система реєстрації документів більш зручна, її пере ваги перед журнальною безперечні. Картки можна згрупувати за будь-яким принципом: за авторами ко респондентами, за питаннями, за видами документів за реьстрашйними номерами, датами, термінами ви конання, за виконавцями. У жур налі ж запис ведеться тільки в хро- (~ нелогічній послідовності, у поряд ку надходження документів. Карт кова форма реєстрації дає мож ливість створити таку кількість |_' карток, що забезпечить усі кар тотеки і звільнить від реєстрації