Карткова форма реєстрації дає можливість ство рити якісно новий апарат з контролю за строками ви конання документів, застосувати засоби механізації та автоматизації.

Бланки реєстраційної картки виготовляють дру карським способом або методом оперативної полігра- Ф". У раз, заповнення картки на комп'ютері - надалі їх. можна роздрукувати на принтері. Картки виготовля- "ться на цупкому папері формату А5 (148 х ПО) аб.о

А6 (105 х 148). Форма реєстраційної картки - єдина Для вхідних, вихідних і внутрішніх документів - наведе на у додатку 2. Основним принципом реєстрації доку ментів за карткової системи реєстрації є принцип одно разовою, тобто кожен документ має реєструватися в установі тільки один раз. Не повинно бути повторної реєстрації з метою створення облікового, контрольного і довідкового апарату до документів. Усі ці завдання ма ють вирішуватися одночасно.

Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа спадаешься з реєстраційного номера документа й індек су справи за номенклатурою

Порядок заповнення реєстраційної картки

Календарна шкала реєстраційної картки викорис товується для контролю за строками виконання доку мента. На ній відзначається число місяця, до якого документ має бути виконаний.

У графі Автор документа або кореспондент запису ють назву установи, з якої надійшов документ чи як що документ вихідний, установи, до якої він направ ляється. При реєстрації звернень громадян у цій графі вказують також прізвище, ім'я, по батькові, домашню адресу заявника.

Графу Назва виду документа заповнюють відповідно до назви документа, що реєструється (постанова, наказ акт, доповідна записка, висновок тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють.

У графі Термін виконання проставляють дату до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, що надсилається до інших ус танов, записують дату очікуваної відповіді. Термін ви конання проставляють так: число, місяць, рік - трьома блоками арабських цифр. Наприклад, 23.05.2006.

Графу Дата та індекс надходження заповнюють тільки на вхідні документи. Тут проставляють дату над ходження документа та індекс, наданий установоюодержувачем. Дані переносять з реєстраційного штам- па. а після виконання документа доповнюють номе ром справи за номенклатурою або іншим індексом.

У графі Дата та індекс документа при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором При реєстрації вихідного або внутрішнього документа У ти графі зазначають дату його відправлення (підписання) та індекс документа.

До графи Заголовок документа або короткий зміст переносять заголовок, сформульований на доку мент,. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил. Якщо заголо вок недостатньо повно відбиває зміст документа то в графу додатково вносять дані з тексту. Від того наскільки кваліфіковано і докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документа ми, так і в архіві.

РЕЄСТРАЩЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА

До графи Резолюція або кому направлено, від повідальний виконавець переносять з документа по вний зміст резолюції (доручення), прізвище автора і дату. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, можливо, зазначають но мер телефону. Цю графу заповнюють після поперед нього розгляду. Якщо на документі немає резолюції, то секретар зазначає у цій графі прізвише, ініціали, якщо потрібно, посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.

У графі Розписка в одержанні документа викона вець розписується про одержання документа і про ставляв дату.

Графа Позначка про виконання призначена для запису про вирішення питання по суті або тут за значають дату та індекс документа-відповіді. У тих випадках, коли письмової відповіді на зареєстрова- І ний документ не потрібно, у графі робиться запис І про те, коли, ким і як вирішено питання, порушене І в ініціативному вхідному документі. Цей запис і засвідчується підписом виконавця документа із за- І значенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій і же графі зазначають індекс справи за номенклату- і рою, до якої документ буде підшито дія подальшо- ' го зберігання.

У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у цій графі зазначають дату одержання відповіді на нього, дату, індекс і стислий зміст лис- та-відповіді, а в деяких випадках — посаду і прізвише особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмо ва відповідь не складалася, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом виконавця до кумента із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.

У картці, складеній на внутрішній документ, у цій графі зазначають конкретні дії, спрямовані на виконання документа. Якщо у процесі виконання було складено новий документ, зазначають його да ту й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням своєї посади, ініціалів, прізвища.

На зворотному боці картки в графі Контрольні відмітки фіксують відмітки про контроль за строка ми виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко цю графу використовують і для ведення за писів, що відображають рух документа, для внесен ня додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі.

Графи Фонд №, Опис №, Справа № заповню ються в архіві, куди реєстраційні картки передають ся разом з документами після закінчення строку їх зберігання в поточній роботі.

Автоматизована форма реєстрації

Ручна традиційна карткова система реєстрації сьо годні швидко замінюється реєстрацією документів на