Реєстрація документів на комп'ютері дає мож ливість:*

одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;*

організувати децентралізовану реєстрацію доку ментів у структурних підрозділах з об'єднанням відомо стей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі данігх;*

на основі комп'ютерної бази даних організува ти інформаційно-довідкову роботу;*

організувати автоматизований контроль вико нання документів.

У системах автоматизації діловодства та системах електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізи ти традиційної РКК. Установлюється такий склад ос новних реквізитів реєстрації:*

назва організації (автор чи кореспондент);*

назва виду документа;*

дата і реєстраційний індекс документа;*

дата та індекс надходження;*

заголовок до тексту (короткий зміст документа);*

резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);*

строк виконання документа;*

відмітка про виконання документа і направлен ня його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки за лежно від характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватися іншими реквізитами:*

гриф (позначка) обмеження доступу до доку мента;*

внутрішнє переадресування документів за ви конавцями;*

код за тематичним класифікатором;*

ключові слова;*

кількість аркушів документа;*

наявність додатків;*

посадова особа, яка поставила документ на кон троль;*

проміжні строки виконання;*

перенесення строків виконання;*

строк зберігання документа;*

статус документа (проект, версія);*

вид передачі документа (поштою, телеко мунікаційними каналами тощо).

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (табличний чи анкетний) може визначатися безпосередньо в установі.

У випадку автоматизованої реєстрації формується банк даних, а за наявності мережі — центральний банк даних, з якого реєстраційна картка зареєстрова ного документа передається в структурний підрозділ. Секретарі підрозділів вносять до реєстраційних кар ток додаткову інформацію, що відбиває хід вико нання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації і реєстраційні картотеки тра диційного типу.

Організація пошукової системи за документами

Для забезпечення ефективності використання інформації при прийнятті рішень в установах створю ються пошукові системи за документами. Інформація про документи, отримана під час їх реєстрації, надхо дить у пошукову систему, що містить в собі картотеки і класифікаційні довідники. Пошукова система має бути організована так, щоб принцип її побудови був зрозумілий. Це особливо важливо при існуючій плин ності кадрів у сучасному діловодстві.

При традиційній картковій реєстрації друкують необхідну кількість РКК (у великих установах від трьох до п'яти примірників) для різних картотек, кількість яких залежить від потреби установи — це довідкові картотеки (за кореспондентами, видами до кументів, авторами документів тощо), контрольно- довідкові, кодифікаційні, за зверненнями громадян, алфавітні й інші, що створюються залежно від зав дань пошуку інформації.

Ефективності роботи пошукової системи досяга ють шляхом розробки класифікаційних довідників:*

класифікатора з питань діяльності установи;*

класифікатора видів документів;*

класифікатора кореспондентів;*

класифікатора резолюцій;*

класифікатора виконавців;*

класифікатора результатів виконання доку ментів;*

номенклатури справ.

У невеликих установах картку складають у двох примірниках (для канцелярії і структурного підрозділу). У разі взяття документа на контроль складаються три примірники картки: один разом з документом пере дається виконавцю, два — до канцелярії і контрольної служби.

Картки для реєстрації різних категорій доку ментів можна виготовляти різного кольору або по значати кольоровими смутами на верхньому полі.

Довідкова картотека, як правило, складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів. Перша частина картотеки служить для пошуку документа в процесі його виконання за структурними підрозділа ми (виконавцями) — в такому разі документ знаходять за індексом підрозділу (прізвищем виконавця) і датою документа; за алфавітом кореспондентів — тоді доку мент знаходять за адресатом і датою документа.

Картки з першої частини в міру виконання доку ментів із проставленими в них необхідними відмітка ми переміщаються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки виконаних документів.

Друга частина картотеки — будується за виробни чо-галузевою схемою, що відображає напрям діяль ності, функції, питання і ділянки роботи установи. Схе мою систематизації карток може служити номенклату ра справ. Головною пошуковою ознакою документа є його зміст. Розділи і рубрики картотеки відповідати муть розділам і статтям номенклатури справ.

Довідкові картотеки створюють окремо на кожний календарний рік. В оперативній роботі користуються картотеками за поточний і минулий рік. Загальний строк зберігання карток — три роки. У картотеці зако нодавчо-нормативних і розпорядчих документів карт ки залишаються до заміни документів новими.

В автоматизованих пошукових системах, як прави ло, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих місцях реєстрації й обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма чи кількома реквізита ми реєстрації і дізнатися про точне місце зберігання документа на певну годину. Довідка може видаватися:*

за конкретним документом: стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання;*

за темою (змістом): конкретний документ, гру па документів;

з* а кореспондентом (автором): конкретний до кумент, усі документи автора, усі документи автора за певним питанням, усі документи автора за зазначе ний період;*

за регіонами: країна, область, місто, район. Для пошуку документа чи групи документів мож на задавати такі реквізити:*

вхідні, вихідні, внутрішні документи (як окре мо по кожній категорії, так і за всіма трьома кате горіями документів);*

вид документа (лист, доручення, наказ, договір тощо);*

приблизні хронологічні рамки пошуку (дата надходження або підписання документа (для внутрішніх документів), від і до);*

регіон, за яким ведеться пошук (країна, область);*

установа (кореспондент/адресат);*

зміст (тема).

Шукаючи відомості щодо конкретного документа, зазначають індекс документа. Пошук можна здійсню вати за невиконаними документами, що мають дату ви конання і відмітку про направлення до справи, за всією оперативною базою даних (документи поточного діло водного року), а також за архівною базою даних (доку менти попередніх років).

У разі надання інформації про конкретний доку мент на екран виводиться, а за необхідності, роздру- ковується реєстраційна форма. Якшо здійснювався пошук групи документів, то результати пошуку виво дяться на екран і роздруковуються в табличній формі.

Результатом пошуку